Як надіслати файл поштою

У цьому уроці я покажу, як надіслати файл електронною поштою. Ми навчимося пересилати документи, фотографії та інші дані через Майл, Яндекс та Gmail.

Дані, які пересилають інтернетом, називаються вкладеннями або прикріпленими файлами (атачментами).

Як додати файл до листа

Технологія пересилання файлів поштою така:

1. Заходимо до своєї скриньки в інтернеті. Робиться це через поштовий сайт, на якому знаходиться адреса: Майл (mail.ru), Яндекс (yandex.ru), Google (gmail.com) або інші.
2. Натискаємо на «Написати листа».
3. Заповнюємо форму: вказуємо email одержувача, тему та, якщо необхідно, друкуємо повідомлення.
4. Клацаємо по спеціальній кнопці для додавання вкладення. Відкриється вікно вибору даних із комп'ютера. Додаємо через нього файл.
5. Натискаємо на «Надіслати».

Після цього повідомлення із вкладенням йде за вказаною адресою. У ящику залишається копія – вона потрапляє до папки «Надіслані».

При швидкому інтернеті пересилання триває кілька секунд.

приклад

1 . Спершу треба зайти в ящик. Для цього відкрити сайт, на якому він знаходиться, ввести логін та пароль.

Докладніше про це читайте в уроці Моя електронна пошта.

2 . Потім натиснути кнопку для складання листа. Ось як вона виглядає у різних сервісах:

3 . Далі заповнити форму:

• Надрукувати адресу одержувача.
• Вказати тему листа.
• Набрати повідомлення (якщо потрібно).

4 . Щоб завантажити файл, натисніть на спеціальну кнопку. Зазвичай вона знаходиться вгорі або внизу - над частиною або під частиною для введення тексту.

З'являється маленьке віконце для вибору даних з комп'ютера. Через нього потрібно вибрати об'єкт для пересилання.

Допустимо, мені необхідно вибрати документ, який знаходиться у Локальному диску D у папці «Договори». Значить, у віконці переходжу до Локального диска D.

З'являються файли, які є в цій папці. Знаходжу серед них потрібний і клацаю по ньому двічі лівою кнопкою миші.

Віконце зникає, а мій документ з'являється на сторінці.

Якщо файл великого розміру (від 1 МБ), він якийсь час закачуватиметься. У разі об'ємних даних (від 35 МБ) завантаження відбуватиметься відразу на хмару.

5 . Коли вкладення завантажено, натисніть на «Надіслати».

Відразу після цього повідомлення з вкладенням піде за вказаною адресою. Ось як його побачить отримувач:

Зверніть увагу на іконку із зображенням скріпки наприкінці. Таким чином, сервіс показує, що всередині є атачмент.

Відкривши листа, одержувач побачить і текст, і документ, який зможе подивитися чи завантажити на свій комп'ютер.

Як переслати кілька файлів

В один лист можна додати кілька об'єктів будь-якого типу. Це можуть бути фото, документи, музика та навіть відео.

Для цього зовсім необов'язково надсилати кілька листів - можна написати один і вкласти в нього все, що потрібно. Відбувається це так: додаємо в повідомлення один файл, потім, так само, другий, третій і так далі.

А що робити, якщо об'єктів багато, наприклад, двадцять? Чи можна додати папку повністю, а не кожен із них окремо?!

Надіслати папку по інтернету не можна. Але її можна заархівувати та прикріпити до письма.

Покажу, як це зробити прямо у віконці, через яке ми додаємо файл для надсилання.

Клацаємо правою кнопкою миші по папці, зі списку вибираємо 7-Zip або WinRAR та створюємо архів.

Потім вибираємо щойно створений архів – клацаємо по ньому двічі лівою кнопкою миші.

Архів, в якому знаходиться потрібна для пересилання папка, прикріплюється до листа. Залишається лише його відправити.

Докладніше про архівацію можна дізнатися з цього уроку.

Нюанси

1 . Якщо потрібно переслати більше трьох файлів в одному листі, краще заархівувати їх.

Наприклад, я хочу надіслати десять фотографій. Щоб не додавати кожну окремо, краще покласти їх у нову папку на комп'ютері, заархівувати її та під час надсилання листа додати цей архів.

У результаті вирушить один об'єкт, а не десять. Одержувачу буде простіше його скачати та розархівувати, ніж дивитися (завантажувати) кожен знімок окремо.

2 . Перед пересиланням фото слід стискати – зменшувати розмір.

Зробити це можна у будь-якій програмі для редагування зображень. Наприклад, у стандартній Paint (є в Пуску). Докладніше про це читайте в уроці Стиснення фото.

Завдання

1. Надішліть повідомлення з прикріпленим файлом на свою ж скриньку. Для цього в полі "Кому" надрукуйте адресу своєї електронної пошти.
2. Відкрийте отриманий лист і спробуйте переглянути вкладення прямо в пошті. Потім завантажте його на комп'ютер і відкрийте безпосередньо з комп'ютера.
3. Надішліть собі ж лист із кількома файлами: як окремо, так і заархівувавши їх.

Надсилання документа з Microsoft Office

Applies To Класичний клієнт Project Online Publisher для Microsoft 365 Excel 2024 Word 2024 PowerPoint 2024 Project професійний 2024 Project стандартний 2024 Excel 2021 Word 2021 Project професійний 2019 Project стандартний 2019 Publisher 2019 Excel 2016 Word 2016 PowerPoint 2016 Project професійний 2016 Project стандартний 2016 Publisher 2016

Якщо до складу версії Microsoft Office, що встановлюється на комп'ютері, входить Outlook і він використовується за замовчуванням для надсилання пошти, ви можете відправляти документи у вигляді вкладень. Крім того, файли Excel, Publisher або Word можна надсилати безпосередньо до тексту повідомлення.

Якщо Outlook не є стандартною поштовою програмою, потрібно зробити його таким, щоб використовувати цю функцію. Для отримання додаткових відомостей див. статтю Вибір Outlook як стандартна програма для роботи з електронною поштою, контактами та календарем.

Надсилання у вигляді вкладення

Excel, PowerPoint та Word

1. Клацніть Файл >Загальний доступ, а потім виберіть один з таких варіантів:

Примітка: Конкретний набір доступних параметрів буде змінюватись в залежності від програми Office.

• Надіслати OneDrive Надсилає файл до облікового запису OneDrive, де ви можете поділитись за допомогою прямого посилання або повідомлення електронної пошти.
• Натомість вкласти копію Вкладіть файл у повідомлення електронної пошти або PDF-файл.

OneNote, Visio, Publisher та Project

1. Клацніть Файл >Загальний доступ, а потім виберіть один з таких варіантів:

Примітка: Конкретний набір доступних параметрів буде змінюватись в залежності від програми Office.

• Надання спільного доступу людям (OneNote та Visio) Дозволяє ввести ім'я або адресу електронної пошти для тих, кому ви бажаєте надіслати повідомлення, вказати, чи бажаєте вони змінювати, вимагати, щоб користувач виконав вхід перед редагуванням, а також додаткове повідомлення. Для цього параметра потрібно, щоб файл був відправлений до OneDrive.
• Надсилання посилання (Visio) Дозволяє всім працювати з однією копією файлу, переглядати останні зміни та зберігати розмір електронної пошти. Щоб надіслати посилання, файл необхідно зберегти на веб-сервері або у спільній папці.
• Надіслати як вкладення. Відкриється вікно електронної пошти з вкладеною копією файлу у вихідному форматі.
• Надіслати як PDF. Відкриється вікно електронної пошти з вкладеною копією файлу PDF.
• Надіслати як XPS. Відкриється вікно електронної пошти з вкладеною копією файлу у форматі XPS.

Надсилання у тексті повідомлення електронної пошти

У програмах Excel, Publisher і Word можна надсилати файли безпосередньо в тексті електронної пошти (а не як вкладення). Для цього необхідно додати на панель швидкого доступу команду Надіслати отримувачу. Додаткові відомості про додавання команд до панелі швидкого доступу див. у статті Налаштування панелі швидкого доступу.

1. Відкрийте файл, який потрібно надіслати.
2. На панелі швидкого доступу натисніть кнопку Надіслати одержувачу, щоб відкрити повідомлення електронної пошти. Файл буде розміщено в тексті повідомлення.
3. Вкажіть псевдоніми одержувачів, введіть тему та текст повідомлення (якщо необхідно) та натисніть кнопку Надіслати.

Надсилання у вигляді вкладення

Excel, PowerPoint, Project, Publisher, Visio та Word

1. Виберіть Файл >Загальний доступ >Електронна пошта, а потім — один із наведених нижче параметрів.
2. Надіслати як вкладення. Відкриється вікно електронної пошти з вкладеною копією файлу у вихідному форматі.
3. Надіслати як PDF. Відкриється вікно електронної пошти з вкладеною копією файлу PDF.
4. Надіслати як XPS. Відкриється вікно електронної пошти з вкладеною копією файлу у форматі XPS.
5. Надіслати як факс через Інтернет. Відкриється веб-сторінка зі списком постачальників послуг, які дозволяють надсилати факси через Інтернет.

Примітка: Конкретний набір доступних параметрів буде змінюватись в залежності від програми Office.

OneNote

1. Виберіть Файл >Надіслати, а потім — один із наведених нижче параметрів.
   • Надіслати як вкладення Відкриється вікно електронної пошти з вкладеною копією файлу у вихідному форматі та копією файлу у форматі веб-сторінки.
   • Надіслати як PDF. Відкриється вікно електронної пошти з вкладеною копією файлу PDF.
2. Вкажіть псевдоніми одержувачів, введіть тему та текст повідомлення (якщо потрібно) та натисніть кнопку Надіслати.

Надсилання в тексті повідомлення електронної пошти

У програмах Excel, Publisher і Word можна надсилати файли безпосередньо у тексті електронної пошти (а не як вкладення). Для цього необхідно додати на панель швидкого доступу команду Надіслати отримувачу. Щоб додати команди до панелі швидкого доступу, див. Налаштування панелі швидкого доступу.

1. Відкрийте файл, який потрібно надіслати.
2. На панелі швидкого доступу натисніть кнопку Надіслати отримувачу, щоб відкрити повідомлення електронної пошти.Файл буде розміщено в тексті повідомлення.
3. Вкажіть псевдоніми одержувачів, введіть тему та текст повідомлення (якщо потрібно) та натисніть кнопку Надіслати.

Як надіслати документи електронною поштою

Усім-усім користувачам ПК і телефонів дуже навіть потрібно знати, як відправити документи по електронній пошті. , домогосподарки, офісні працівники та бізнесмени ні-ні, та й спантеличуються відправкою всяких різних файлів по email. Безліч приводів для реалізації цієї функції: відправити фотографії, відео другові, переслати колезі електронну книжку, надати старшому науковому співробітнику стос звітів з виконаних дослідів, прикріпити скрини веб-сервісу з проблемною ситуацією при зверненні в техпідтримку, переслати відскановані сторінки паспорта підтвердження особистості та багато іншого.

Відправлення файлів з пошти, як і будь-яка інша справа, повинна виконуватися правильно. , скан-копії, аудіо- та відеофайли та ін.) через email іншим користувачам.

Підготовка файлів

Якщо потрібно відіслати якийсь один невеликий файл або кілька (2-5 штук), то можна нічого з ними і не робити.

А ось якщо у вас з десяток, а то й більше документів або окрема папка із вкладеними іншими папками та файлами, то потрібно заздалегідь заархівувати дані.Чому? Якщо врозтіч додавати - адресату не зовсім зручно буде розбирати вашу посилку; так ви і самі ненароком можете заплутатися (скинути чогось не потрібно або два рази один і той же файл завантажити). А от папку надіслати по email, у такому вигляді як вона є на комп'ютері, і зовсім не вийде. Ви просто не завантажите безпосередньо її у форму для письма, як це можна зробити з окремим файлом.

Процедура архівування не така вже й складна:

1. Перш за все, переконайтеся, що у вас на комп'ютері є програма-архіватор. Якщо такої не виявлено, обов'язково скачайте та проінсталюйте. Можна скористатися WinRAR, WinZip чи 7-Zip.

2.Виділіть файли, які необхідно переслати по email:

відкрийте директорію, де вони лежать;

якщо потрібно взяти групу документів, розміщених підряд: клацніть перший файл лівою кнопкою мишки, потім натисніть клавішу Ctrl і утримуйте її, клацніть останній файл групи, при цьому всі документи групи виділяються.

якщо потрібно вибірково виділити файли: клацніть по них із затиснутою Ctrl.

3,Встановіть курсор на одному з виділених файлів. Натисніть правку кнопку миші. У контекстному меню виберіть «Додати до архіву…».

4. Вкажіть параметри для архіватора:

• ім'я архіву;
• формат (змінювати необов'язково, можна залишити за замовчуванням);
• встановити пароль (якщо інформація конфіденційна, можна поставити пароль, але не забудьте його повідомити одержувачу, наприклад, по телефону).

Якщо потрібно заархівувати папку повністю, також клацніть по ній правою кнопкою, активуйте команду «Додати до архіву…» і далі дійте за описаною вище інструкцією.

Як надсилати на популярних поштових сервісах

Ну от файли підготовлені. Тепер лишилося їх лише передати.Давайте навчимося це робити на прикладі найвідоміших поштових сервісів.

Увага! Якщо файл/файли великі (500 Мб, 800 Мб, 1 Гб або більше), необхідне їхнє попереднє завантаження у файлове сховище. Детальний опис цієї процедури ви знайдете в інструкціях.

Gmail

У формі листа

У профілі натисніть у верхньому лівому куті кнопку «Написати». У формі для листа вкажіть адресу одержувача, тему та супроводжуючий текст. Після завершення оформлення листа натисніть кнопку «Скріпка».

У вікні відкрийте директорію з документами, які хочете переслати. Виберіть файли, вибіркову групу файлів або підготовлений архів. Натисніть «Відкрити».

Дочекайтеся завершення завантаження. Натисніть «Надіслати». Отримувач листа, натиснувши назви прикріплених файлів, зможе їх скачати.

Через Google Диск

Але є ще способи відправки. У пересиланні документів, у тому числі великих, може допомогти Google Диск - віддалене сховище файлів. За наявності облікового запису Gmail реєструватися в сервісі не потрібно. Просто увійдіть до нього (через панель сервісів на сторінці пошукової системи Google) під обліковими даними пошти.

У меню сховища виберіть пункт "Мій диск". Потім натисніть за назвою розділу. У списку, що випадає, натисніть «Завантаження файлів» або «Завантажити папку» (на Google Диск доступна функція для завантаження папки прямо з ПК без архівування!).

Завантажте документи з комп'ютера. У профілі Диска виділіть клацанням мишки об'єкт для надсилання. Вгорі праворуч клацніть кнопку «посилання». Увімкніть доступ за посиланням.

Скопіюйте URL-адресу та вставте в лист. Повідомте адресату, що за цим посиланням він може завантажити всі необхідні файли.

Примітка. Якщо надсилаються текстові документи у форматі Ворд або електронні таблиці Ексель, то одержувач листа, скориставшись посиланням, зможе їх і попередньо переглядати у вкладці браузера (без завантаження на ПК), а також роздрукувати.

Якщо контент вже був раніше збережений на Google Диск, тоді прикріпити файли можна, залишаючись на вкладці з email:

1. У формі для надсилання повідомлення у нижній панелі клацніть іконку сервісу «Диск».

2. У додатковому вікні виберіть тип вкладення:

«Посилання на Диск» – у листі буде розміщуватись URL для скачування (посилання у вигляді назви файли).

“Прикріплення…” – файли завантажуються у форму відправки (прикріплюються копії з Диску).

Примітка. Посилання для завантаження з Диску дозволяють робити обмін документацією онлайн через інтерфейс сховища та через e-mail, якщо налаштувати загальний доступ певних користувачів.

Яндекс

На Яндекс є три способи надсилання файлів на email. Відкрийте панель для надсилання повідомлення (кнопка «Написати»). І відправляйте за допомогою однієї з наведених нижче опцій (залежно від того, скільки і яких файлів потрібно надіслати).

З комп'ютера

Щоб надіслати копію документа на вінчестері комп'ютера:

1. На панелі кнопок виберіть "скріпку".
2. У вікні провідника Windows вкажіть об'єкти, які потрібно прикріпити до листа, натисніть «Відкрити».
3. Після завершення операції у нижній частині листа з'явиться іконка файлу та кнопка для завантаження.

З Диску

Яндекс, як і Google, надає користувачам файлове сховище. Щоб скористатися ним:

1. Натисніть клавішу Ctrl. Пройдіть посилання «Диск». Сторінка сервісу відкриється на новій вкладці.
2. Завантажте файли у сховище.
3. Поверніться до профілю пошти. Клацніть кнопку «Диск».
4. У вікні виберіть документи.Натисніть кнопку «Прикріпити».

Вкладені файли

Якщо потрібно надіслати документ, який раніше був прикріплений до будь-якого листа, збереженого у профілі мейлу:

1. Скористайтеся опцією «Прикріпити файли з електронної пошти» (іконка «конверт»).
2. Виберіть директорію та потрібний об'єкт.
3. Клацніть «Прикріпити».