Що означає організаційні документи

Основи діяльності організації: організаційні документи

Діяльність будь-якої організації має бути регламентована адміністративно-правовими нормами. Правила роботи, норми та положення, структуру компанії, чисельність штатних співробітників та їх посадові права та обов'язки повною мірою відображають організаційні документи. Наявність їх гарантує певний порядок у роботі окремих підрозділів та підприємства в цілому. Оформлення організаційних документів – першочергове завдання керівного складу компанії. Про те, як виконати її правильно, читайте у статті.

Основні положення

Організаційні документи є основою діяльності організації, з допомогою реалізуються норми цивільного та адміністративного права. Такі документи в обов'язковому порядку затверджуються керівником і набувають чинності доти, доки не будуть скасовані або прийняті нові. При реорганізації підприємства обов'язково мають бути розроблені нові організаційно-правові документи. Цим займається переважно керівництво компанії із залученням кваліфікованих працівників, які знають свою справу, а також спеціалістів юридичної служби.

До організаційних документів належать: статут підприємства, установчий договір, положення (про організацію, про структурні підрозділи, про тимчасові органи та ін.), Організаційно-методичні та посадові інструкції, штатний розпис.

Організаційні документи здебільшого складаються з розділів, поділених на пункти (підпункти), оформляються на папері стандартного розміру (А4) чи загальноприйнятому бланку підприємства (залежно від виду документа).Обов'язкові реквізити під час оформлення будь-якого організаційно-правового документа такі: назва організації, підрозділи, найменування документа, номер, дата розробки, заголовок до основного тексту, підпис укладача, гриф затвердження.

Види документів та основні вимоги до їх складання

Статут — один із найоб'ємніших і найскладніших установчих документів, що визначає правовий статус підприємства. Структура організації, основні правила діяльності, штатна чисельність розробляється з урахуванням статуту. Оформляється статут загальному бланку компанії, затверджується засновником. Обов'язкові включення до статуту будь-якого підприємства розділи: загальні становища (мети організації); організаційну структуру; методи та форми управління; фінансово-матеріальна база; ревізійна та звітна діяльність; порядок ліквідації.

Установчий договір - документ, що свідчить про волевиявлення учасників утворити організацію з метою здійснення підприємницької мети.

Положення - організаційні документи, які визначають порядок освіти та роботи підприємства та його структурних підрозділів, права та обов'язки співробітників. Вони можуть бути індивідуальними або типовими (перші зазвичай розробляються на базі других). На підставі положень (про організацію, про комунікацію тощо) діють відділення, представництва та філії підприємств.

Інструкції - документи, що містять основні правила та методичні рекомендації, що регулюють різні сторони діяльності підприємства, його структурних одиниць. Розробляються з урахуванням законодавчих актів РФ, оформляються загальному бланку, містять основні реквізити підприємства, затверджуються керівником.Посадові інструкції містять опис зони відповідальності, правий і обов'язків тієї чи іншої посади у компанії.

Штатний розклад — організаційно-правовий документ, у якому закріплюється чисельний та посадовий склад організації відповідно до Статуту. Цей документ містить список всіх структурних одиниць (підрозділів та окремих посад), відомості про кількість співробітників та фонд заробітної плати. Штатний розклад візує головбух та юрист, а також підписує начальник відділу кадрів; затверджується документ підписом керівника та печаткою.

Що таке організаційні документи - види, реквізити, зразки для скачування

Щоб регламентувати роботу підприємства, засновники (керівники) оформлюють належні організаційні документи. Такі папери вважаються внутрішніми (локальними) нормативними актами, які діють виключно рамках конкретної організації.

Які бувають організаційні документи, як вони складаються, які реквізити повинні включатися до змісту — читайте у статті нижче. Крім того, наведено зразки оформлення найбільш популярних бланків вказаного характеру.

Що таке організаційні документи?

Будь-яка організація – як велика, і дрібна – зможе функціонувати без своєї внутрішньої структури. Діяльність підприємства (установи) необхідно регулярно систематизувати, забезпечуючи належний порядок.

Щоб створити необхідні передумови для нормального здійснення всіх процесів, власники та керівники підприємства регламентують його роботу шляхом оформлення та затвердження так званих організаційних документів.

Організаційною документацією докладно описується структура підприємства, деталізуються ключові принципи її функціонування, наказуються правила виконання тих чи інших процесів, які стосуються її діяльності.

Організаційні документи підприємства коригуються досить рідко. Після належного затвердження вони набувають статусу нормативних актів, що постійно діють у конкретній організації.

Більшість подібних актів складається ще етапі створення підприємства. Згодом організаційні документи регулюють діяльність підприємства, надаючи її роботі цілеспрямованість і упорядкованість.

Які бувають - види

На підприємстві мають бути всі типові різновиди організаційних документів, які регламентують ключові напрями його діяльності. До такої документації належать такі акти компанії:

Статут. Це основний організаційний документ юридичної особи. Його змістом регламентуються порядок створення підприємства, його функції, ключові характеристики, головні цілі, важливі завдання та визначальні принципи роботи. Статути бувають типові (включають стандартні реквізити) чи індивідуальні (базуються на типових). Загальний порядок складання статутів визначено законодавчо (статтею 52 Цивільного кодексу РФ).
Становище. Розрізняють загальні положення, які включають основні відомості про організацію (відділ, цех), а також типові положення (вони складаються для певних галузей, сфер) та індивідуальні положення (базуються на типових, регламентують діяльність певного органу управління компанії або конкретної посади).Поширені приклади – Положення про структурний підрозділ (для кожного підрозділу підприємства складається своє окреме Положення), Положення про ведення бухгалтерського обліку та інші.
Інструкція. Це спеціальний документ методологічного характеру, який регламентує порядок дій певних ситуацій. За допомогою інструкцій регулюються алгоритми вирішення різних питань (операційних, технологічних, юридичних, фінансових, наукових та інших). Характерний приклад – Посадова інструкція (вона регламентує права, обов'язки, відповідальність та повноваження конкретної посадової особи чи фахівця у компанії).
Штатний розклад. Воно складається у характерній табличній формі. Містить відомості про наявні посади, кількість співробітників для кожної посади, системи та розміри оплати їх праці. Документ не вважається обов'язковим, але застосовується повсюдно.
Структура компанії та її штатна чисельність. Включає інформацію про склад всіх структурних підрозділів юрособи та кількість працівників у кожному такому підрозділі (відділі/цеху).
Правила внутрішнього трудового розпорядку. Документ формується відповідно до вимог статей 189-190 Трудового кодексу РФ. Ці правила затверджуються директором компанії. Вони мають бути як у юрособи, так і у підприємця-фізособи (ІП).

Як оформляються основні реквізити

Кожен із перерахованих вище організаційних документів оформляється відповідно до певних правил і включає конкретні реквізити.

Статут

Статут юридичної особи включає такі відомості:

Загальні положення про цю організацію.
Основні функції підприємства.
Права, обов'язки у створенні.
Менеджмент юридичної особи
Контакти та взаємини.
Операційна та комерційна діяльність.
Активи підприємства, її кошти та інше майно.
Контрольно-ревізійні процедури.
Правила реорганізації/ліквідації.
Порядок та принципи утворення статутного капіталу (емісії акцій).
Порядок розподілу (використання) отриманого прибутку.
Порядок формування організації, а також здійснення та припинення її роботи.
Внутрішня організаційно-управлінська структура.

Становище

Принципова структура Положення виглядає так:

Головні цілі та ключові завдання діяльності компанії (підрозділи).
Структура підрозділів.
Виконувані функції, права, покладені обов'язки.
Відповідальність осіб, які виконують поставлену мету (призначені завдання).
Менеджмент, контроль, ревізійні процедури.
Реорганізація/ліквідація юрособи (підрозділи юрособи).

Інструкція

Посадова інструкція характеризується наявністю таких реквізитів:

Загальні положення щодо посади.
Основні функції, ключові обов'язки, існуючі права, і навіть відповідальність посадової особи.
Контакти посадової особи з іншими посадами та підрозділами у компанії.
Оцінка виконуваної роботи.

Штатний розклад

Як правило, штатний розклад містить такі відомості (у табличній формі):

Перелік наявних посад/позицій/спеціальностей.
Число співробітників з кожної посади/позиції/спеціальності.
Оплата праці (система, розміри) за кожною посадою/спеціальністю/позицією.

Структура та штатна чисельність

Цей документ зазвичай включає таку інформацію (у табличній формі):

Найменування конкретного підрозділу (відділу/цеху).
Код конкретного підрозділу (відділу/цеху).
Число співробітників у конкретному підрозділі (відділі/цеху).

Правила внутрішнього трудового розпорядку

Цей організаційний документ містить такі основні реквізити:

Порядок та ключові принципи найму/звільнення працівників.
Чинний порядок трудового дня.
Режим праці/відпочинку, що застосовується.
Встановлені права/обов'язки працівників.
Правила та ключові принципи заохочення/покарання персоналу.

Коректне оформлення вищезгаданої організаційної документації вважається важливою умовою її легітимності для конкретної компанії.

Висновки

Організаційні документи підприємства – це регламенти, що затверджуються його власниками (керівниками). Вони вважаються обов'язковими у межах конкретної організації.

Розглядаються як юридичні (правові) акти, які видаються власниками підприємства (чи її керівництвом) для всебічного регулювання діяльності.

Найчастіше цими регламентами торкаються питання управління, кадрової роботи, документообігу, обліку, а також операційної та іншої діяльності.

Документаційне забезпечення управління

Документаційне забезпечення управління (діловодство) – вид забезпечення управління організацією, який включає фіксацію, передачу та зберігання інформації про стан організації та керуючих впливів щодо зміни її стану. Галузь діяльності, що забезпечує документування та організацію роботи з офіційними документами, є важливим аспектом роботи будь-якого підприємства: в організаціях створюються документи, що відображають результати та ведення виробничої діяльності, фінансовий стан, роботу з персоналом, матеріально-технічне забезпечення тощо. Саме документи забезпечують реалізацію управлінських функцій, у яких визначаються плани, фіксуються облікові та звітні показники та інша інформація.У зв'язку з цим, можна сказати, що від того як налагоджено роботу з документами, багато в чому залежать оперативність і якість прийнятих рішень, ефективність їх виконання та діяльність організації в цілому.

Організація роботи з документами є важливою частиною процесів управління та прийняття управлінських рішень, що суттєво впливає на оперативність та якість управління.

Процес прийняття управлінського рішення включає отримання інформації; її переробку; аналіз, підготовку та прийняття рішення.

Ці складові найтіснішим чином пов'язані з документаційним забезпеченням управління. Для отримання економічного ефекту, насамперед, важлива якість інформації, що визначається її кількістю, оперативністю, ступенем складності та вартістю. Якщо на підприємстві не налагоджено чіткої роботи з документами, то, як результат, погіршується управління, оскільки воно залежить від якості та достовірності, оперативності прийому-передачі інформації, правильної постановки довідково-інформаційної служби, чіткої організації пошуку, зберігання та використання документів.

Виділяються три основні завдання, які вирішуються у діловодстві (ДНЗ):

Документування (складання, оформлення, погодження та виготовлення документів).
Організація роботи з документами у процесі здійснення управління (забезпечення руху, контролю виконання, зберігання та використання документів).
Систематизація архіву документів.

Документаційне забезпечення управління виконує спеціальна служба, що діє на правах самостійного структурного підрозділу. Це може бути: управління справами, загальний відділ, канцелярія чи секретаріат.

Служба ДОП вирішує три основні комплекси завдань:

забезпечення документування управлінської діяльності;
організація роботи із документами в установі;
вдосконалення форм та методів роботи з документами.

Завдання, що стоять перед службою ДОП, визначають її функції

Завдання забезпечення документування управлінської діяльності можуть бути вирішені за допомогою таких функцій:
- розробка та проектування бланків, забезпечення їх виготовлення;
- забезпечення виготовлення документів, копіювання та тиражування;
- контроль якості підготовки та оформлення документів, дотримання встановленої процедури погодження та посвідчення документів.
Завдання організації роботи з документами в установі вирішуються виконанням таких функцій:
- встановлення єдиного порядку проходження документів (документообігу установи);
- Експедиційна обробка вхідних та вихідних документів;
- Реєстрація та облік вступників, що надсилаються та внутрішніх документів;
- Контроль за виконанням документів;
- Систематизація документів, забезпечення їх зберігання та використання; організація роботи із зверненнями громадян.
- Забезпечення захисту інформації.
Завдання вдосконалення форм і методів роботи з документами включають виконання наступних функцій:
- розробку та переробку нормативних, інструктивних, методичних документів та доведення їх до відома працівників організації;
- методичне керівництво та контроль за дотриманням встановлених правил роботи з документами у структурних підрозділах організації;
- підвищення кваліфікації працівників організації та їх консультування з питань роботи з документами;
- упорядкування документації організації, проведення робіт з уніфікації документів, розробка Табеля та Альбома форм документів, що застосовуються у діяльності організації;
- розробку та впровадження нових форм та методів роботи з документами, удосконалення документообігу організації, підвищення виконавчої дисципліни;
- постановку завдань розробки та вдосконалення автоматизованих інформаційних систем та баз даних для роботи з документами.

Перед підприємством, яке прагне створити ефективне середовище з обробки інформації та вдосконалення якості управління, стоять такі завдання:

Удосконалення усієї роботи з підготовки та обробки документної інформації шляхом створення механізму документаційного забезпечення підприємства (ДНЗ).
Вибір правильної стратегії автоматизації, включаючи правильний вибір програмних продуктів.

Для автоматизації такого, начебто, простого предмета, як із документами, доводиться використовувати останні технологічні досягнення:

системи керування базами даних;
системи пошуку документів та аналізу текстів;
системи сканування та розпізнавання документів (друкованих та рукописних);
середовище клієнт-сервер;
Internet/intranet.

Незалежно від специфіки підприємства можна назвати такі основні групи документов:

організаційні документи підприємства (статут, положення, установчий договір, структура та штатна чисельність, штатний розпис, посадові інструкції, правила внутрішнього трудового розпорядку);
розпорядчі документи підприємства (накази щодо основної діяльності, розпорядження, рішення);
документи з особового складу підприємства (накази з особового складу, трудові контракти (договори), особові справи, особові картки ф. Т-2, особові рахунки із зарплати, трудові книжки);
фінансово-бухгалтерські документи підприємства (головна книга, річні звіти, бухгалтерські баланси, рахунки прибутків та збитків, акти ревізій, інвентаризацій, плани, звіти, кошториси, рахунки, касові книги та ін.);
інформаційно-довідкові документи підприємства (акти, листи, факси, довідки, телефонограми, доповідні записки, пояснювальні записки, протоколи та ін.).

Від державних та муніципальних організацій можуть надходити на підприємство документи, що регулюють різні питання його діяльності (податки, охорона навколишнього середовища тощо). Ці документи становлять окрему групу - нормативні документи вищих органів.

У самостійну групу можна назвати комерційні контракти (договори), які є основними документами підприємницької діяльності.

Усі перелічені документи належать до управлінських чи організаційно-розпорядчих документів (ОРД). Винятком є фінансово-бухгалтерські документи, що мають специфічні особливості складання та обробки.

Державна архівна служба Росії (Росархів) та її органи займаються збиранням та зберіганням документів, що відображають матеріальне та духовне життя її народів, що мають історичне, наукове, соціальне, економічне чи культурне значення. Вони створюють «пам'ять» суспільства, зберігають інформацію про життя країни. того, Росархів як центральний орган федеральної виконавчої несе відповідальність за організацію та раціоналізацію діловодства в країні. рекомендації щодо організації діловодства.На Росархів покладено відповідальність за організаційно-розпорядчу документацію (ОРД) як відомство-розробника, що передбачає розробку загальних вимог до ОРД, конкретних форм документів, контроль за застосуванням ОРД у різних сферах діяльності, уніфікацію форм документа шляхом створення Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої (УЗОРД). На Комітет РФ зі стандартизації, метрології та сертифікації (Держстандарт Росії) покладено відповідальність за нормативне закріплення конкретних вимог до документів та уніфікації шляхом створення ГОСТів, а також участь у міжнародній уніфікації та стандартизації документів. Міністерство праці розробляє документи з праці та охорони праці. Таким чином, якщо органи влади є найвищою інстанцією з нормативного регулювання діловодства, то Державна архівна служба,

У регламентації діяльності діловодної служби значної ролі грає Статут організації – правової акт, визначальний порядок освіти, компетенцію організації, її функції, завдання, порядок роботи. Розробка статуту впливає загальну постановку діловодства. Закладена у статуті організаційна побудова дає змогу визначити комплекси документів, які використовуватимуться в управлінській діяльності.

Основні нормативні документи, що регламентують діяльність служби ДНЗ організації:

Положення про службу ДОП – це правовий акт, що визначає порядок освіти, обов'язки та організацію роботи цього підрозділу, а також правовий статус та компетенцію посадових осіб, які здійснюють роботу в службі ДОП. Положення про службу ДНЗ розробляє та підписує керівник служби, затверджує керівник організації.Узгоджується Положення з керівниками тих структурних підрозділів, із якими у ньому закріплені взаємозв'язки.

Посадова інструкція – це основний організаційний документ, який регламентує розмежування обов'язків і прав між співробітниками, що є основою усунення паралелізму та дублювання у виконанні окремих операцій.

Інструкція з діловодства – це основний нормативний документ, який регламентує правила, прийоми, процеси створення документів, технологію роботи з документами. Для ефективної роботи служби ДОП та всіх підрозділів організації, для чіткого розуміння та подання всіх етапів роботи з документами у кожній організації має бути складена інструкція з діловодства з урахуванням специфіки її діяльності.

Табель форм документів за типовими управлінськими ситуаціями. Табель – це перелік уніфікованих форм документів, необхідних та достатніх для реалізації документаційного забезпечення функцій та завдань, які вирішує компанія. Він містить характеристику кожного документа, його юридичного статусу та етапів документування. Табель є способом нормативного закріплення як складу документів, що застосовуються в апараті, так і процедури їх підготовки.

Альбом форм документів організації. Поряд із Табелем форм документів, будь-яка організація повинна мати Альбом форм документів, який є збіркою еталонів форм документів, включених до Табеля.

На сьогоднішній день розрізняють чотири основні організаційні структури служби ДОП :

Управління справами.
Загальний відділ.
Канцелярія.
секретар.

Управління справами, своєю чергою, поділяється на такі структурні типові підрозділи:

Секретаріат – це структурне підрозділ, створюване обслуговування керівництва організації.До його складу входять:
- приймальня;
- секретаріат керівника та секретаріати заступників керівника;
- секретаріат колегії;
- протокольне бюро.
Відділ раціоналізації ДНЗ – це центр удосконалення ДНЗ, методичний центр. До його функцій відносяться:
- розробка та впровадження заходів щодо вдосконалення технології діловодства;
- розробка нормативно-методичного забезпечення діловодства (положень, інструкцій, правил, регламентів, табеля уніфікованих форм та ін.);
- розробка класифікаційних довідників (номенклатура справ, класифікатори, переліки документів із термінами зберігання).
Канцелярія, яка, у свою чергу, поділяється на:
- експедицію;
- бюро листування;
- бюро обліку та реєстрації документів;
- комп'ютерний центр обробки та розмноження текстів документів.
Відділ листів.
Центральний архів.
Інспекція.