Зберігання документів: що змінилося з 17 вересня 2023 року

З 17 вересня 2023 року діють нові правила зберігання архівних документів. Зміни слід враховувати всім компаніям, зокрема комерційним. У цій статті розповімо, які документи протягом якого часу потрібно зберігати, а також розберемо, як правильно оформляти та знищувати архівні матеріали.

Архівний документ – це матеріальний носій із зафіксованою на ньому інформацією, який має реквізити, що дозволяють його ідентифікувати, та підлягає зберіганню в силу значимості зазначених носіїв та інформації для громадян, суспільства та держави (п. 2 ст. 3 Закону «Про архівну справу в Російській Федерації») Федерації» від 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Компанія повинна зберігати документи, передбачені законом, нормативними правовими актами РФ, своїм статутом та внутрішніми документами.

На зберігання до архіву передають документи (пп. 37, 47 правил зберігання документів, затверджених Наказом Росархіву від 31.07.2023 № 77):

• віднесені до складу Архівного фонду РФ до передачі на постійне зберігання;
• постійного терміну зберігання, які у склад Архівного фонду РФ;
• тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання, у тому числі документи з особового складу;
• тимчасові (до 10 років включно) терміни зберігання. Їх передають до архіву за рішенням керівника компанії, якщо у структурних підрозділах немає умов для зберігання документів протягом встановлених термінів.

Створення архіву – це право, а чи не обов'язок організацій та ІП (ч. 2 ст. 13 закону № 125-ФЗ, п. 2 правил).

Проте законом № 125-ФЗ компаніям та ІП прямо наказано забезпечувати збереження архівних документів, у тому числі документів з особового складу протягом строків їх зберігання (ч. 1 ст. 17 закону № 125-ФЗ). Наприклад, документи бухобліку, бухгалтерську (фінансову) звітність потрібно зберігати не менше ніж 5 років після звітного року (ч. 1 ст. 29 Закону «Про бухгалтерський облік» від 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Конкретні терміни зберігання встановлюють на підставі НК РФ, переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються у процесі діяльності держорганів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів їх зберігання, затверджених Наказом Росархіву від 20.12.2019 № 236.

Якщо щодо одного і того ж документа декількома нормативними актами передбачено різний термін, слід керуватися тим актом, у якому зазначено найбільший термін зберігання.

Первинні облікові документи та регістри бухобліку, які використовуються для цілей оподаткування, потрібно зберігати 5 років після закінчення податкового періоду, в якому цей документ востаннє використовувався для обчислення податку та складання податкової звітності (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). Наприклад, під час продажу основного збиткового кошти документи бухобліку, що підтверджують цей збиток, повинні зберігатися протягом 5 років, наступних за роком, у якому у податковому обліку у витратах повністю визнано збиток.

Документи, що використовуються для нарахування та сплати страхових внесків, наприклад, розрахунково-платіжні відомості (Т-49), розрахункові відомості (Т-51), платіжні доручення на сплату страхових внесків, лікарняні слід зберігати 6 років після закінчення року, в якому документ використовувався для обчислення чи сплати страхових внесків (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 ПК РФ).

Документи про одержання зарплати та інших виплат (зведені розрахункові, (розрахунково-платіжні), платіжні відомості та документи до них, розрахункові листки на видачу зарплати, допомоги, гонорарів, матеріальної допомоги та інших виплат) за наявності особових рахунків зберігаються 6 років (ст. 295 переліку №236).

У разі встановлення термінів зберігання також слід керуватися:

• переліком типових архівних документів, що утворюються у науково-технічній та виробничій діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженим Наказом Росархіву від 28.12.2021 № 142;
• переліком документів, що утворюються у процесі діяльності кредитних організацій, із зазначенням термінів їх зберігання, затвердженим Положенням Росархіву № 1, Банку Росії № 801-П від 12.07.2022;
• положенням про порядок та термін зберігання документів акціонерних товариств, затвердженим Постановою ФКЦП Росії від 16.07.2003 № 03-33/пс.

Для деяких компаній передбачені окремі норми збереження документів, що пов'язано з їхньою фінансовою діяльністю. РФ «Про організацію страхової справи в Російській Федерації» від 27.11.1992 № 4015-1.

Терміни зберігання документів визначені наведеними вище документами, зокрема, переліком № 236. Їх необхідно дотримуватись в силу частини 1 статті 17 Закону від 22.10.2004 № 125-ФЗ. часу.

Постійно слід зберігати (пп. 40, 268, 278, 294, 322, 380, 386, 394, 440, 465 переліку № 236):

• штатні розклади;
• колективні договори;
• локальні нормативні акти, які передбачають запровадження, заміну, перегляд норм праці;
• положення про оплату праці та преміювання працівників;
• положення, статути про дисципліну;
• положення та інструкції щодо обробки персональних даних;
• локальні нормативні акти щодо протидії корупції;
• документи, пов'язані з ліквідацією (реорганізацією) організації: передавальні акти, розділові, ліквідаційні баланси, пояснювальні записки до них, інвентаризаційні описи ліквідаційних комісій;
• річну бухгалтерську (фінансову) звітність.

Документи із зазначеним у переліку № 236 терміном зберігання «Постійно» в організаціях, що не є джерелами комплектування державних, муніципальних архівів, не можуть зберігатися менше 10 років (виноска 1 до зазначеного переліку, п. 4.4 інструкції щодо застосування переліку типових управлінських архівних документів, Наказом Росархіву від 20.12.2019 (№ 237).

Архівні документи зазвичай мають тривалі терміни зберігання. Наприклад, 45 років потрібно зберігати (пп. 407, 415, 423, 424, 425 переліку № 236):

• звіти щодо проведення спеціальної оцінки умов праці (СОУТ) та документи до них;
• наряди-допуски на проведення робіт у місцях дії шкідливих та небезпечних виробничих факторів, на виконання особливо небезпечних та шкідливих робіт при виробничих травмах, аваріях та нещасних випадках на виробництві;
• журнали, книги обліку інструктажу з охорони праці (вступного та на робочому місці);
• книги, журнали реєстрації, бази даних нещасних випадків на виробництві, обліку аварій;
• документи (акти, висновки, звіти, протоколи, довідки, ескізи, схеми, фото- та відеодокументи, витяги з журналів інструктажу з охорони праці) про виробничі травми, аварії та нещасні випадки на виробництві.

Протягом 50 років (75 років, якщо було закінчено діловодством до 01.01.2003) потрібно зберігати (п. 42, 122, 296, 301, 392, 400, 443, 445, 450 переліку № 236):

• штатні розстановки (штатно-обліковий склад працівників);
• відомості на виплату дивідендів (доходів) з цінних паперів та інших виплат;
• особові рахунки працівників, картки-довідки із заробітної плати;
• договори цивільно-правового характеру про виконання робіт, надання послуг фізичними особами, акти здачі-приймання виконаних робіт, наданих послуг;
• документи (заяви, доповідні записки, довідки, інформацію) про переведення працівників на скорочений робочий день або скорочений робочий тиждень за шкідливих умов праці;
• тарифікаційні списки (відомості) працівників;
• посадові регламенти (інструкції) працівників;
• особисті справи керівників та працівників організацій;
• відомості про трудову діяльність та стаж працівника.

Терміни зберігання архівних документів обчислюються з 1 січня року, наступного за роком, у якому діловодство за ними було закінчено, а реєстрів, книг, журналів - з 1 січня року, наступного за роком, у якому було завершено їхнє ведення (ч. 2 ст. 21.1 Закону "Про архівну справу в Російській Федерації" від 22.10.2004 № 125-ФЗ, п. 4.1 інструкції, затвердженої Наказом Росархіву від 20.12.2019 № 237).

Нові правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду РФ та інших архівних документів у державних органах, органах місцевого самоврядування та організаціях затверджено Наказом Росархіву від 31.07.2023 № 77. Документ набрав чинності 17 вересня 2023 року.

Так само як і раніше, підприємства вправі створювати архіви з метою зберігання документів, що утворилися в процесі їх діяльності (п. 2 правил, ч. 2 ст. 13 закону № 125-ФЗ).

Однією з нововведень є положення пункту 5 правил, яким встановлено, що підприємства вправі укласти договір возмездного надання послуг із організацією, статутними документами якої передбачено зберігання архівних документів. У колишніх правилах, затверджених Наказом Мінкультури РФ від 31.03.2015 № 526 такого положення не було.

Усі документи компанії незалежно від видів носіїв та способу запису повинні, як і раніше, проходити експертизу цінності. Її мета - визначення терміну зберігання та відбору документів для включення до складу Архівного фонду РФ або виділення до знищення після закінчення встановленого терміну зберігання. Для проведення експертизи в організації має бути створено спеціальну експертну комісію (п. 14 правил).

Експертизу цінності проводять (п. 22 правил):

• під час складання номенклатур справ, у процесі формування справ;
• підготовка справ, електронних документів до передачі до архіву чи структурного підрозділу, що здійснює зберігання та облік архівних документів;
• підготовка до передачі справ, електронних документів на зберігання до державного (муніципального) архіву;
• виділення до знищення справ, електронних документів, які не підлягають зберіганню.

Документ необхідно оцінювати за чотирма критеріями:

• походження;
• зміст;
• зовнішні особливості;
• придатність до використання.

За наслідками експертизи цінності становлять номенклатури справ, описи справ, електронних документів. Також складають пропозиції щодо виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню (п. 23 правил).

Документи та справи, що підлягають знищенню, мають бути передані до організації, що займається переробкою вторинної сировини. Деякі види документації спочатку повинні бути знищені в компанії шляхом механічного подрібнення (шредування) або в інший спосіб, що виключає можливість відновити зміст документів. Паперові відходи, що утворилися, передаються компанії, що займається переробкою вторсировини.

Ці правила поширюються на документи, які (п. 31 правил):

• містять персональні дані;
• мають позначку «Для службового користування»;
• містять інформацію про обмежений доступ.

До архіву передають документи, що утворилися в діяльності структурних підрозділів компанії, її колегіальних органів, представництв, філій, інших відокремлених підрозділів. Передачі до архіву підлягають документи Архівного фонду РФ, документи з терміном зберігання понад 10 років, зокрема за особовим складом (п. 34 правил). Комплектування та передача до архіву повинні здійснюватися не раніше ніж через один рік і не пізніше ніж через 3 роки після завершення справ у діловодстві (п. 47 правил).

Документи зі строком зберігання до 10 років включно зберігаються у структурних підрозділах компанії. Після закінчення термінів зберігання та після проведення експертизи цінності їх знищують (п. 47 правил).

Документи постійного та тимчасового терміну зберігання групують до окремих справ. Особисті відносини формують окремо кожного працівника.Документи в особових справах розташовуються у хронологічному порядку у міру надходження. Особові рахунки із заробітної плати працівників групуються в окремі справи та розташовуються в них за алфавітом прізвищ, імен та по батькові (за наявності). Додатки, листи ознайомлення, погодження та резолюції до документів є їхньою невід'ємною частиною та включаються до справи разом із документами, до яких належать.

Справа на паперовому носії не повинна містити більше 250 аркушів при товщині корінця не більше 4 см. Документи потрібно прошивати на чотири проколи. Для малоформатних справ допускається прошивка на три проколи. Підшивка проводиться у тверду обкладинку з урахуванням можливості читання всіх документів, дат, віз та резолюцій на них. Фізично відокремлені носії електронних та аудіовізуальних документів, що містяться у справі на паперовому носії, підлягають вилученню та є самостійними одиницями зберігання (п. 51 правил).

Електронні документи зберігаються у системі зберігання електронних документів (СХЕД) чи фізично відокремлених носіях (п. 132 правил). При зберіганні електронних архівних документів компанії мають право використовувати послуги третіх осіб.

Передача документів на архівне зберігання здійснюється за допомогою інформаційно-телекомунікаційних мереж захищеними каналами зв'язку та (або) на фізично відокремлених носіях (п. 143 правил). Документи, передані на фізичних носіях, підлягають включенню до СГЕД. Їхнє подальше зберігання на фізичних носіях допускається у разі, якщо документи не вимагають підтримки їхньої юридичної значущості, мають обмежений доступ або якщо їхнє зберігання у СХЕД неможливе.

До аудіовізуальних документів належать фото-, фоно-, відеодокументи на традиційних носіях, таких як фотопапір, плівки, магнітні стрічки та магнітні носії, а також електронні аудіовізуальні документи. Електронний аудіовізуальний документ складається з файлу електронного документа та файлу метаданих.

Електронні аудіовізуальні документи передають на архівне зберігання у форматах, у яких вони створені та (або) використовувалися до передачі. У процесі передачі перевіряється можливість відтворення.

Аудіовізуальні документи зберігаються у коробках та боксах. Електронні аудіовізуальні документи зберігаються в упаковці, рекомендовані виробниками носіїв, а також у СХЕД.

Як ми сказали вище, створення архіву – право, а чи не обов'язок компаній, тому де вони несуть відповідальності за відсутність архіву. У той самий час стаття 13.20 КоАП РФ передбачає відповідальність порушення правил зберігання, комплектування, обліку чи використання архівних документів, крім випадків, передбачених ст. 13.25 КпАП РФ. Нею:

• компанії загрожує штраф від 5 до 10 тис. рублів;
• її посадовцям – від 3 до 5 тис. рублів.

За порушення окремими суб'єктами господарювання, такими як акціонерні товариства, професійні учасники ринку цінних паперів, страхові організації, вимог законодавства про зберігання документів відповідальність встановлено ст. 13.25 КпАП РФ. Нею АТ і ТОВ загрожує штраф від 200 до 300 тис. рублів, компаніям-страховикам - від 100 до 200 тис. рублів.

Зміна правил зберігання архівних документів з 17 вересня 2023 року

Наказом Росархіву від 31.07.2023 № 77 затверджено нові Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду РФ та інших архівних документів у державних органах, органах місцевого самоврядування та організаціях Правила зберігання набрали чинності з 17.09.2023 та замін. Правила збереження 2015 року. Розповідаємо, які нововведення внесли нові правила зберігання до порядку зберігання архівних документів в організаціях.

Правила зберігання архівних документів мають нормативний характері і обов'язкові всім організацій, незалежно від форми власності.

Що змінилося у правилах зберігання архівних документів

Структура нових Правил зберігання, що набули чинності з 17.09.2023, значно змінилася, з'явилися нові розділи, в яких більш повно описані раніше закріплені правила.

Уточнено порядок вилучення документів з архіву, наведено нові умови знищення документів.

У світлі появи в документообігу великої кількості електронних документів актуальним завданням стає завдання забезпечення їх збереження.

Документи постійного та тимчасового термінів зберігання

Правила зберігання стосуються зберігання саме архівних документів, до яких належать документи постійного та тимчасового (понад 10 років) термінів зберігання, у тому числі документи з особового складу.Правила регламентують порядок роботи з цими категоріями документів ще задовго до передачі до архіву, а саме з моменту формування даних документів у справі та організації їхнього оперативного зберігання.

• звіти щодо проведення спеціальної оцінки умов праці та документи до них;
• накази з особового складу та документи до них про прийом, переведення, звільнення, суміщення, оплату праці, атестацію, відпустки без збереження заробітної плати, відпустки з догляду за дитиною;
• особисті відносини, особисті картки звільнених працівників;
• розрахунки за страховими внесками (форми РСВ та СЗВ);
• документи про виробничі травми, аварії, нещасні випадки на виробництві;
• особові рахунки працівників із заробітної плати;
• договори оренди (субаренди), безоплатного користування державним, муніципальним майном;
• договори доручення з нерухомого майна та інші документи.

Визначення терміну зберігання документів здійснюється за Переліком типових управлінських архівних документів, що утворюються у процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів їх зберігання, затвердженим наказом Росархіву від 20.12.2019 № 236.

• договори дарування нерухомого та рухомого майна;
• договори міни нерухомого майна;
• журнали реєстрації договорів про відчуження нерухомого майна;
• документи технічного обліку об'єктів нерухомого майна;
• річна бухгалтерська (фінансова) звітність;
• документи про реорганізацію організації;
• документи про ліквідацію організації;
• реєстри власників цінних паперів;
• інвентаризаційні описи ліквідаційних комісій;
• документи з основних засобів, з нерухомості та інші документи.

Архівні документи повинні надходити на зберігання до архіву організації та зберігатися там до їх передачі на постійне зберігання до державних або муніципальних архівів (для організацій – джерел комплектування державних/муніципальних архівів) або до закінчення терміну зберігання (для інших організацій).

Відповідно до п. 47 Правил зберігання документи тимчасових (до 10 років включно) строків зберігання зберігаються у структурних підрозділах. За рішенням керівника організації документи тимчасових термінів зберігання підлягають передачі до архіву.

Нові вимоги щодо зберігання електронних документів

Найголовніше нововведення у нових Правилах зберігання – це можливість зберігати електронні архівні документи не лише на відокремлених носіях, як це дозволяли робити Правила зберігання 2015 року, а й у спеціальних інформаційних системах зберігання електронних документів (СХЕД). У п.132 Правил зазначено, що зберігання електронних архівних документів здійснюється у СХЕД або на фізично відокремлених носіях.

Використовувані СХЕД державних органів повинні відповідати Типовим функціональним вимогам до систем електронного документообігу та систем зберігання електронних документів в архівах державних органів, затвердженим наказом Росархіву від 15.06.2020 № 69 (Типові вимоги). Дані Типові вимоги встановлюють загальні та специфічні вимоги до систем електронного документообігу (СЕД) та СХЕД.

«1С:Архів» — універсальна система довгострокового зберігання паперових та електронних документів із гарантією юридичної значущості на необмежений термін. Підходить для малих, середніх, великих підприємств та установ будь-яких галузей.

Розроблено відповідно до Типових функціональних вимог до систем електронного документообігу та систем зберігання електронних документів в архівах державних органів, затверджених наказом Росархіву від 15.06.2020 № 69

Згідно з новими Правилами зберігання одиницею систематизації електронних документів, як і раніше, залишається справа. У п. 7 Правил зазначено, що одиницею систематизації документів незалежно від виду носія інформації у документальному фонді є справа. Прив'язка електронного документа до електронної справи в інформаційній системі має запобігти його попаданню в різні описи. Крім того, у СЕД та СХЕД термін зберігання визначений для справ, а не для окремих документів.

Ще одна важлива новація в нових Правилах зберігання пов'язана з експертизою цінності та подальшим складанням за її результатами описів справ. Правилами зберігання 2015 року для електронних архівних документів передбачалося складання Описів електронних справ за аналогією до Описів справ на паперових носіях. Однак електронні інформаційні системи дозволяють вести пошук за заголовком кожного документа, минаючи заголовок справи. Тому було прийнято рішення відмовитися від формування справи в класичному розумінні для електронних документів та зберегти її як сутність, що прив'язує документ до терміну зберігання. У зв'язку з цим п.146 нових Правил зберігання передбачає включення електронних архівних документів до опису електронних документів зі складанням до них реєстрів файлів електронних документів.

Складання реєстрів файлів спричинене необхідністю забезпечення точного обліку електронних документів на рівні архіву.Спочатку у Правилах 2015 року було запропоновано опис електронних справ із реєстрами документів, але практика показала, що цього недостатньо, оскільки кожен документ може складатися із груп файлів. Тому реєстр документів було перетворено на реєстр файлів.

У реєстрах файлів електронних документів враховується кожен файл електронного архівного документа (у тому числі файл контейнера електронного документа (за наявності) із зазначенням його номера за описом, номера за реєстром, найменування файлу, дати та часу його останньої зміни при надходженні до архіву, обсягу в байтах, формату. Складання реєстру файлів до Опису електронних документів значно збільшує обсяг опису, тому реєстр файлів можна вести та зберігати в електронному вигляді.

Складання описів електронних документів провадиться за результатами експертизи цінності у структурних підрозділах. На основі цих описів співробітник архіву готує проекти річних розділів описів електронних документів окремо на електронні архівні документи постійного, тимчасового (до 10 років) терміну зберігання за особовим складом.

На електронні документи згідно з п. 28 Правил зберігання складається окремий Акт про виділення документів до знищення. В Акті про знищення вказується груповий заголовок електронних документів, що знищуються.

Також у нових Правилах є пункт 133, який дозволяє комерційним організаціям використовувати послуги третіх сторін із зберігання електронних архівних документів.

Зберігання паперових документів

Щодо зберігання паперових документів, то новими Правилами зберігання встановлено, що організації мають право укласти договір оплатного надання послуг з організацією, статутними документами якої передбачено здійснення зберігання архівних документів.

• у державних органах та органах місцевого самоврядування – відповідно до Правил діловодства у державних органах, органах місцевого самоврядування, 2019.
• у державних організаціях – відповідно до Прикладної інструкції з діловодства у державних організаціях, 2018.
• у комерційних організаціях - відповідно до локальних нормативних актів, до яких можуть належати Положення про діловодство, Положення про архівне зберігання, Положення про зберігання електронних документів (основою для розробки положень може бути методична розробка фірми «1С» «Комплект нормативних документів - 2023» до «Методиці управління документами та спільною роботою»).

Зазнала змін і підсумковий запис до номенклатури справ організації. Після закінчення діловодного року складається підсумковий запис номенклатури справ про кількість заведених справ (томів) постійного та тимчасового термінів зберігання на паперовому носії та про кількість заведених електронних справ постійного та тимчасового термінів зберігання.

Паперові справи, що підлягають знищенню, можуть передаватися до організацій, що займаються переробкою вторинної сировини, після затвердження керівником державного органу, органу місцевого самоврядування, організації Акту про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню.

Документи, що містять персональні дані, що мають позначку ДСП, а також містять інформацію обмеженого доступу, повинні знищуватись у державному органі, органі місцевого самоврядування організації шляхом механічного подрібнення (шредування) або іншим способом, що виключає можливість відновити зміст документів.

Документ, що підтверджує факт утилізації, прикладається до Акту про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню. Є зміни й у вимогах до приміщення архівосховища. Для освітлення приміщення архіву можна застосовувати окрім ламп розжарювання у закритих плафонах з гладкою поверхнею ще й люмінесцентні лампи з урізаною ультрафіолетовою ділянкою спектру та світлодіодні світильники.

Основні облікові документи архіву: книга обліку надходження та вибуття справ, документів; опис справ; аркуш фонду; справа фонду; паспорт організації – джерел комплектування державного (муніципального) архіву.

Допоміжні облікові документи: список фондів; книга видачі одиниць зберігання у тимчасове користування; реєстр описів (для реєстрації описів справ та документів, обліку їх кількості та складу); список джерел комплектування; топографічні покажчики; каталоги; вказівники.

В оформленні облікових форм також відбулися зміни. Номенклатура справ, описи справ, описи електронних документів, акти про виділення до знищення документів та ін. можуть затверджуватись не лише керівником організації, а й уповноваженою ним особою. Акт про непоправні ушкодження архівних документів доповнено підписами експертів.

Погодження ЕПК архівної установи замінено на твердження, що підвищує відповідальність за визнання документів несправно пошкодженими.

Використання СХЕД

Виходячи з нових Правил зберігання, використання СХЕД набуде більш широкого поширення, оскільки СХЕД дозволяє здійснювати як зберігання електронних документів, яких в організаціях стає з кожним днем ​​все більше, так і вести облік архівних паперових документів, що значно спрощує роботу архівістів та здешевлює процес архівного зберігання.

• прийом паперових та електронних документів;
• приймання та зберігання електронних документів у вигляді zip-контейнерів відповідно до вимог Росархіву;
• удосконалення ЕП до формату CAdES-Av3 під час приймання;
• прийом та зберігання МЧД;
• формування файлів візуалізації PDF/A для офісних форматів, для xml-форматів ФНП та CommerceML;
• додавання до ЕП архівних міток часу в міру застаріння терміну дії сертифікатів попередніх міток;
• завантаження та зберігання ПЕП;
• завантаження документів у складі справ та здавачів;
• завантаження документів у довільних пакетах, формування справ та передача на архівний контур у 1С: Архіві;
• створення документів вручну із файлів на диску, автоматичне формування контейнера;
• формування архівних шифрів документів після завантаження;
• регулярна перевірка документів: звірка файлу метаданих xml із реквізитами картки, перевірка хеш-сум файлів, перевірка ЕП;
• протоколювання всіх дій користувачів;
• обмін НДІ з джерелами (організації, підрозділи, співробітники, види документів та ін.);
• завантаження та зберігання зв'язків між документами, додавання зв'язків вручну;
• завантаження та зберігання віз погодження та резолюцій;
• завантаження та зберігання інформації про персональні дані, що містяться в документах;
• ведення журналу передачі документів;
• формування зведених описів;
• формування друкованих форм: список фондів, лист фонду, річний розділ зведеного опису та ін.;
• знищення документів після закінчення терміну зберігання, передача інформації про знищення в систему-джерело;
• інтеграція з типовими рішеннями 1С та іншими інформаційними системами;
• вивантаження файлів вибраних документів, у тому числі для надання до ФНП;

Нові терміни зберігання документів: таблиця

Організації зобов'язані зберігати більшість документів, що утворюються в процесі діяльності - у паперовому вигляді, а деякі можна і в електронному. При цьому для кожного виду документів затверджуються свої терміни зберігання, часом досить тривалі. Розглянемо нові терміни зберігання документів, таблиці з них, і навіть розповімо, які санкції загрожують порушення правил їх зберігання.

• Термін зберігання документів в організації у 2022 році.
• Строки зберігання бухгалтерських документів – таблиця
  • Новий термін зберігання бухгалтерських документів. Таблиця 1
  • Довідкова таблиця із новими термінами зберігання документів податкового обліку. Таблиця 2
  • Строки зберігання кадрових документів. Таблиця 3
  • Як забезпечити зберігання
  • Вимоги до формату
  • До носіїв
  • Підсумки

  Термін зберігання документів в організації у 2022 році.

  Відповідно до ст. 17 закону «Про архівну справу» № 125-ФЗ, безпека архівних документів повинна забезпечуватися протягом термінів, встановлених законами та іншими нормативними актами, а також переліками типових документів, що затверджуються Росархівом та різними федеральними відомствами.

  Наказ Росархіву № 236 запровадив нові терміни зберігання більшості управлінських, кадрових, бухгалтерських, податкових та інших документів. Наказ Мінкультури № 558, який раніше діяв, втратив силу і більше не застосовується. Також деякі терміни зберігання документації встановлено Податковим кодексом РФ, законом про бухоблік № 402 та іншими нормативними документами.

  Нові терміни зберігання документів у архіві застосовуються незалежно від організаційно-правової форми підприємства, поширюються вони і ІП.Забезпечувати безпеку документації суб'єкти можуть власними силами, або за допомогою спеціалізованої архівної організації, що особливо актуально при великих обсягах документів.

  Наведемо актуальні терміни зберігання низки основних документів, що утворюються у процесі діяльності підприємств.

  Строки зберігання бухгалтерських документів – таблиця

  Недотримання термінів зберігання документів бухобліку та «первинки» може обернутися для компанії чималими штрафами, оскільки документ, знищений раніше за встановлений термін, неможливо надати інспекторам у разі податкової перевірки.

  Наведемо терміни зберігання первинних документів у таблиці разом із термінами для бухгалтерської документації.

  Новий термін зберігання бухгалтерських документів. Таблиця 1

  Строк зберігання бухгалтерських документів в організації

  Облікова політика та інші документи щодо організації та ведення бухобліку

  Щонайменше 5 років після року, в якому вони востаннє застосовувалися для складання бухотзвітності

  Закон №402 від 06.12.2011, ч. 2 ст. 29

  Регістри бухобліку (головна книга, журнали/ордери, оборотні відомості, реєстри, картки, журнали операцій тощо)

  5 років (за умови проведення ревізії), але не менше 5 років після звітного року

  Закон №402 від 06.12.2011, ч. 1 ст. 29; Список Росархіву, затв. Наказом №236 від 20.12.2019, ст. 276

  Бухотзвітність (баланси, ОФР, звіти про цільове використання, додатки до них) та аудиторські висновки щодо неї

  Проміжна – 5 років (постійно – за відсутності річної звітності)

  Список Росархіву, затв. Наказом №236 від 20.12.2019, ст. 268, 286

  «Первинка» та пов'язані з нею виправдувальні документи (касові, банківські документи, акти приймання-здачі та списання майна, матеріалів, авансові звіти, накладні, листування)

  5 років (за умови проведення ревізії), але не менше 5 років після звітного року

  Закон №402 від 06.12.2011, ч. 1 ст. 29; Список Росархіву, затв. Наказом №236 від 20.12.2019, ст. 277

  За відсутності інших документів, що підтверджують шкідливі та небезпечні умови праці:

  50/75 років (75 років - закінчені діловодством до 01.01.2003; 50 років – після 01.01.2003)

  Список Росархіву, затв. Наказом №236 від 20.12.2019, ст. 553

  Документи про отримання зарплати, матдопомоги, гонорарів, допомоги та ін. (платіжні відомості, розрахункові листи)

  За відсутності особових рахунків – 50/75 років

  Список Росархіву, затв. Наказом №236 від 20.12.2019, ст. 295, 298

  Документи про виплату допомоги, лікарняних, матдопомоги (заяви, списки працівників, висновки, виписки з протоколів, листування)

  Документи про інвентаризацію активів та зобов'язань

  5 років за умови проведення ревізії

  Список Росархіву, затв. Наказом №236 від 20.12.2019, ст. 321, 322

  Інвентаризаційні описи ліквідаційних комісій

  Документи про переоцінку, визначення амортизації, списання ОЗ та НМА

  5 років після вибуття ОЗ та НМА

  Список Росархіву, затв. Наказом №236 від 20.12.2019, ст. 323

  Договори ДПГ з фізособами, акти здачі-приймання робіт, послуг

  Список Росархіву, затв. Наказом №236 від 20.12.2019, ст. 12, 29, 301

  Документи до договорів, угод, контрактів

  Установчі договори організації

  Документи по валютним операціям, що проводяться в РФ

  Мінімум 3 роки з дня вчинення відповідної валютної операції, але не раніше строку виконання договору

  Закон №173-ФЗ від 10.12.2003, п. 2 ч. 2 ст. 24

  Про терміни зберігання бухгалтерських документів докладніше ви можете прочитати у готовому рішенні КонсультантПлюс. Якщо ви ще не маєте доступу до системи КонсультантПлюс, ви можете оформити безкоштовний пробний доступ на 2 дні.

  Податковий облік та звітність: термін зберігання документів

  Таблиця, наведена далі, відображає строки, що діють для платників податків та податкових агентів, а також для платників страхових внесків.

  Довідкова таблиця із новими термінами зберігання документів податкового обліку. Таблиця 2

  Документи, необхідні для обчислення та сплати податків, у т.ч. підтверджуючі суми доходів/видатків та сплату податків платниками податків та податковими агентами

  ПК РФ, пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24

  Податкові декларації, розрахунки з усіх податків

  Декларації ІП раніше 2003 року – 75 років

  Список Росархіву, затв. Наказом №236 від 20.12.2019, ст. 310

  Список Росархіву, затв. Наказом №236 від 20.12.2019, ст. 317

  Журнали обліку отриманих/виставлених рахунків-фактур (паперові та електронні)

  Мінімум 4 роки з дати останнього запису

  Постанова Уряду №1137 від 26.12.2011, додаток №3, п. 13

  Книги купівлі/продажу (паперові та електронні)

  Мінімум 4 роки з дати останнього запису

  Постанова Уряду №1137 від 26.12.2011, додаток №4, п. 24; додаток № 5, п. 22

  Документи з ПДФО (розрахунки, повідомлення про неможливість утримання, податкові регістри), довідки про доходи та суми податку фізосіб

  50/75 років – за відсутності особових рахунків чи відомостей із зарплати

  Список Росархіву, затв. Наказом №236 від 20.12.2019, ст. 311,312

  Документи, що підтверджують витрати на навчання працівника, на проходження працівником незалежної оцінки кваліфікації (з податку на прибуток)

  Протягом терміну дії відповідного договору та 1 року роботи співробітника, але не менше 4 років

  НК РФ, п. 3 ст. 264, п. 4 ст. 283

  Документи, що підтверджують розмір завданих збитків (з податку на прибуток)

  Протягом усього терміну зменшення податкової бази поточного періоду на суми раніше одержаних збитків

  Документи, що підтверджують розмір понесеного збитку та суму, на яку зменшено податкову базу кожного податкового періоду (за УСН, ЕСХН)

  Протягом усього терміну використання права зменшення податкової бази у сумі збитку

  НК РФ, п. 7 ст. 346.18, п. 5 ст. 346.6

  Документи, необхідні для обчислення та сплати страхових внесків

  Розрахунки зі страхових внесків

  Список Росархіву, затв. Наказом №236 від 20.12.2019, ст. 308, 309

  Картки індивідуального обліку сум виплат та нарахувань страхових внесків

  50/75 років – за відсутності особових рахунків чи відомостей нарахування зарплати

  Розрахунки 4-ФСС, прийняті ФСС РФ електронному вигляді, зокрема. квитанції про отримання

  Мінімум 5 років з моменту ухвалення розрахунку Фондом

  Наказ ФСС РФ від 12.02.2010 № 19, п. 6.2, 6.3

  Кадри: термін зберігання документів 2022 - таблиця

  Ведення кадрової документації є обов'язковим для всіх роботодавців, включаючи ІП. Лише мікропідприємства вправі відмовитися від складання деяких локальних актів за умови, що регульовані ними питання будуть включені до трудових договорів із працівниками (ст. 309.2 ТК РФ). Але в іншому кадровий документообіг є однаковим для всіх.

  Для більшості документів з кадрів у 2022 році.встановлені досить тривалі терміни зберігання, при цьому роботодавець найчастіше повинен забезпечити і відповідні умови їхньої безпеки, адже вони містять персональні дані працівників.

  Строки зберігання кадрових документів. Таблиця 3

  Документи з особового складу, крім тих, для яких встановлено інший термін зберігання

  Закон «Про архівну справу» №125-ФЗ від 22.10.2004, ст. 22.1

  Особисті справи, особисті картки керівників та працівників

  Список Росархіву, затв. Наказом №236 від 20.12.2019, ст.435, 444, 445

  Трудові договори, службові контракти, додаткові угоди до них

  Накази та документи, пов'язані із застосуванням дисциплінарних стягнень

  Список Росархіву, затв. Наказом №236 від 20.12.2019, ст. 454

  Документи про обробку персональних даних

  Список Росархіву, затв. Наказом №236 від 20.12.2019, ст. 440, 441

  Згода на обробку персональних даних

  3 роки після закінчення терміну дії згоди або її відкликання (договором може бути передбачено інше)

  Особисті документи в першотворі (трудові книжки, дипломи, атестати, свідоцтва, посвідчення)

  До запитання працівниками

  Незатребувані документи зберігаються 50/75 років

  Список Росархіву, затв. Наказом №236 від 20.12.2019, ст. 449

  Відомості про трудову діяльність та трудовий стаж

  Список Росархіву, затв. Наказом №236 від 20.12.2019, ст. 450

  Список Росархіву, затв. Наказом №236 від 20.12.2019, ст. 40

  Табелі (графіки), журнали обліку робочого часу

  50/75 років – за шкідливих та небезпечних умов праці

  Список Росархіву, затв. Наказом №236 від 20.12.2019, ст. 402

  Список Росархіву, затв. Наказом №236 від 20.12.2019, ст. 453

  Звіти про відрядження

  Список Росархіву, затв. Наказом №236 від 20.12.2019, ст.452

  Лікарняні листи та журнали їх реєстрації

  Список Росархіву, затв. Наказом №236 від 20.12.2019, ст. 618, 619

  Накази, розпорядження та документи до них

  За основною діяльністю – постійно

  З адміністративно-господарських питань – 5 років

  Список Росархіву, затв. Наказом №236 від 20.12.2019, ст. 19

  Накази, розпорядження з особового складу та документи до них

  50/75 років – про прийом, переведення, суміщення, сумісництво, звільнення, оплату праці, підвищення кваліфікації, відпустки - по догляду за дітьми, без збереження зарплати

  5 років – про щорічні та навчальні відпустки, відрядження (за наявності шкідливих, небезпечних умов праці – 50/75 років), про службові перевірки

  Список Росархіву, затв. Наказом №236 від 20.12.2019, ст. 434

  Посадові інструкції (регламенти)

  Типові – 3 роки після заміни на нові

  Інструкції працівників – 50/75 років

  Список Росархіву, затв. Наказом №236 від 20.12.2019, ст. 442, 443

  Акти про нещасні випадки на виробництві (з матеріалами розслідувань), журнали реєстрації нещасних випадків

  Правила внутрішнього трудового розпорядку

  1 рік після заміни новими

  Список Росархіву, затв. Наказом №236 від 20.12.2019, ст. 381

  Список Росархіву, затв. Наказом №236 від 20.12.2019, ст. 386

  Нові штрафи за порушення правил зберігання документації

  З 26 жовтня 2020 р. вступили поправки до ст. 13.20 КпАП РФ. Вони значно посилили покарання за порушення правил зберігання, а також обліку, комплектування та використання архівних документів. Наразі порушникам терміну зберігання документів у 2022 році, таблиці яких наведені вище, загрожують такі штрафи:

  • для громадян 1 – 3 тис. руб. (або попередження);
  • для посадових осіб – 3 – 5 тис. руб.;
  • для організації – 5 – 10 тис. руб.

  Нагадаємо, що до внесення до КоАП РФ змін штрафи становили 100 - 300 руб. для громадян та 300 - 500 руб. для посадових осіб, а для юросіб санкція не була передбачена зовсім.

  Як зберігати електронні документи

  Більшість наймачів віддає перевагу електронному документообігу. Доступ до нього відкритий всім. Це зручно, заощаджує час, дозволяє скоротити паперовий документообіг та фактично виключає ризик фальсифікації. Як забезпечити збереження електронних документів для їх передачі до державного (муніципального) архіву, чи потрібно їх роздруковувати – про це та про інші вимоги та норми розповімо далі.

  Слід розуміти, що кадрові документи, що зберігаються, можуть знадобитися в будь-який момент. Наприклад, при надходженні запиту з ІФНС або ГІТ.

  Електронні документи зберігають протягом тих встановлених законом термінів і за тими самими правилами, що й паперові, але з урахуванням властивостей та характеристик електронних носіїв. За великої втрати документів за порушення зберігання, обліку, комплектування архівної документації оштрафувати можуть за ст. 13.20 КпАП, а якщо йдеться про документи, які не пов'язані з діяльністю наймача, то за ст. 13.25 КпАП.

  Як забезпечити зберігання

  Таким чином, організація може створити архіви для зберігання та використання електронної документації, керуючись Зразковим положенням про архів, затв. Наказом Росархіву №42 від 11.04.2018. Електронний документообіг у трудових відносинах – це формування, підписання, зберігання, використання електронних документів, що стосуються роботи, без їх дублювання на папері наймачем (працівником, претендентом).

  Оптимальним варіантом зберігання є гібрид. Тобто коли документи зберігають у хмарному сховищі, а принагідно ще й на локальному ПК.І якщо одна з версій «втратиться», втратить доступ, залишиться запасна – друга.

  Як вибрати систему зберігання електронних кадрових документів, докладно роз'яснили експерти «КонсультантПлюс». Якщо у вас немає доступу до системи КонсультантПлюс, отримайте пробний демодоступ та безкоштовно переходьте у матеріал.

  1. Систематизувати, групувати електронні документи з папок (файлів). Наприклад, папка «Службові записки», папка «Накази з основної діяльності» та ін.

  2. Помістити сформовані папки з електронною документацією до номенклатури справ стандартним загальним порядком, вказавши відповідні заголовки справи (тобто назву папки), наприклад, так:

  3. Підготувати внутрішній опис електронних справ та документації за формою, запропонованою у Додатку 24 до Правил, затв. Наказом Мінкультури № 526:

  Опис складають у 2 примірниках з електронних справ, які зберігають постійно або тимчасово на строк від 10 років. Опис у готовому вигляді слід узгодити з начальником відділу діловодства (іншої служби), експертною комісією (за наявності такої) та підписати у керівника підрозділу.

  4. До кожного опису слід оформити додаток (тобто свого роду внутрішній опис у кожній справі, див. продовження форми опису з Додатка 24).

  При передачі електронних справ до архіву необхідно, щоб кожна справа мала додаток, оформлений на папері як додаток до опису справ та документації, яку передають до архіву.

  Наймачі при ліквідації (припинення діяльності, банкрутстві) організації повинні передавати до державних (муніципальних) архівів кадрової документації, в т.ч. год. за особовим складом. Це вказує ч. 10 ст. 23 ФЗ №125.

  Які вимоги врахувати під час зберігання електронних кадрових документів:

  Забезпечення безпеки електронних документів базується на таких принципах, як читабельність кожного документа, періодичний їх перезапис (перенесення на нові носії). Робиться це для збереження можливості їхнього прочитання практично в будь-яких умовах.

  Раз за 5 років необхідно проводити технічний контроль фізичного стану всіх носіїв та відтворення електронних документів. За його результатами – вживати необхідних заходів:

  1. Якщо виявлено зміни стану носія, всю документацію потрібно перезаписати на новий носій.
  2. При зміні формату погіршення відтворення документів потрібно перезаписати документацію на нові формати.

  Роблячи перезапис, важливо забезпечувати повноту, справжність, цілісність, точність, незмінність відомостей, які містять електронні документи. Перезаписані документи мають відповідати вимогам, встановленим Правил.

  Вимоги до формату

  Відповідно до п. 2.31 Правил для цілей архівного зберігання встановлено формат PDF/A. Він призначений для довгострокового зберігання відомостей. До речі, він же закріплений стандартом ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011. Ця вимога є особливо актуальною для тих організацій, які комплектують держархіви.

  Комерційні структури, у яких більшість документів нікуди не передається і залишається у своєму сховищі, має право використовувати стандартний формат PDF, а для креслень і схем – будь-який інший постійний формат.

  Формат, що застосовується, повинен забезпечувати незмінність файлів, що містять документи. Це потрібно у тому, щоб запобігти стороннє втручання у зміст чи форму.

  До носіїв

  Найбільш оптимальним носієм є стандартний компакт-диск CD-R.Використовувати його можна по-різному: наприклад, записувати кожний диск у справі чи записати однією диск відразу кілька справ, але за рік.

  З огляду на це експерти також рекомендують записувати (перезаписувати) електронні архіви на останні, покращені носії. Що цікаво: USB-flash-накопичувачі в цій якості використовуються рідше, так як файли з інформацією з них легко видаляються та замінюються.

  Вибраний носій потрібно підписувати (п. 4.34 Правил), заповнюючи вкладку та вказуючи:

  • назва організації;
  • № фонду, опису (справ, документації), справи за нею;
  • статус екземпляра документів (основний чи робітник);
  • крайні дати документів у справі;
  • інші позначки, у т. ч. щодо обмежень доступу.

  Обкладинку для носія можна оформити так:

  Підсумки

  1. Кадрові електронні документи слід зберігати відповідно до тих самих термінів, які встановлені для їх аналогів на паперовому носії (Наказ Росархіву № 236 від 20.12.2019).
  2. На зберіганні має бути не менше 2 екземплярів на різних пристроях – основний та робочий. Повинні також бути спеціальні засоби для відтворення, копіювання перезапису та для контролю за їх станом.
  3. Режим зберігання повинен виключати знищення, розсилку, втрату, спотворення інформації, що зберігається.

  Більш повну інформацію на тему ви можете знайти в КонсультантПлюс.
  Безкоштовний безкоштовний доступ до системи на 2 дні.