Який термін зберігання заяв та наказів на відпустку?

Термін зберігання заяв на відпустку та відповідних їм наказів суворо регламентований, а за його недотримання можуть застосовуватись санкції. У статті ми розповімо, якими нормативно-правовими актами (НПА) встановлюються порядок та термін зберігання розпорядчої та кадрової документації.

Якими НПА регулюються терміни зберігання документації

Усі компанії та підприємці повинні зберігати документи, що утворюються під час ділової активності. Нормативно-правова база регулювання термінів та правил зберігання документації представлена:

• законом "Про архівну справу в РФ" від 22.10.2004 № 125-ФЗ;
• наказом Мінкультури РФ від 31.03.2015 № 526;
• наказ Росархіву від 20.12.2019 № 236 (діє з 18.02.2020).

Крім цих НПА є ще окремі вимоги щодо зберігання документів для юридичних осіб:

• для ТОВ ст. 12 та п. 1 ст. 50 закону «Про ТОВ» від 08.02.1998 № 14-ФЗ встановлено обов'язок зберігати документацію з персоналу та розпорядчі документи відповідно до правил, зафіксованих у статуті ТОВ;
• для АТ регламентуючими НПА є закон «Про АТ» від 26.12.1995 № 208-ФЗ (ст. 89) та постанову ФКЦП РФ від 16.07.2003 № 03-33/пс.

Ви також можете встановити власні правила зберігання ділових паперів, які не суперечать законодавству, зафіксувавши їх у положенні про документообіг або положення про архів.

Строк зберігання наказів та заяв щодо відпусток

Перелік, встановлений наказом Росархіву № 236, відносить «відпускні» документи до документації з особового складу, що зберігається 5 років (ст. 434). Однак є низка нюансів:

• "Відпускні" документи зберігають 5 років, якщо вони не включаються до складу особових справ співробітників.Якщо ж організація встановила в правилах документообігу, що накази та заяви на відпустку включені до особистої справи, то зберігають такі папери або 50 років, або 75 років — залежно від того, створені вони пізніше чи раніше 2003 року (ст. 445 наказу № 236) ).
• Виняток щодо термінів зберігання наказів на відпустку становлять відпустки працівників зі специфічними умовами праці (шкідливими, небезпечними, важкими), а також щодо догляду за дітьми та відпустки без утримання – тоді накази та заяви потрібно тримати в архіві 50 або 75 років (також залежно від року видання).

Про нюанси організації архіву у компанії чи в ІП розповів інспектор з праці Державної інспекції праці у Нижегородській обл. В.І. Неклюди. Вивчіть роз'яснення чиновника, отримавши пробний доступ до довідково-правової системи К+. Це безкоштовно.

Підсумки

Накази та заяви на щорічну відпустку у загальному випадку зберігають 5 років. Якщо ж вони становлять частину особистої справи працівника або належать до «дитячих» відпусток та відпусток тих, хто працює на шкідливих чи небезпечних провадженнях, то залежно від дати створення 50 або 75 років.

Як налагодити документообіг у відділі кадрів, ви дізнаєтесь із нашої інструкції.

Строк зберігання заяви на відпустку

Добірка найважливіших документів на запит Строк зберігання заяви на відпустку (Нормативно-правові акти, форми, статті, консультації експертів та багато іншого).

• Відпустка:
• 29 4
• 29.4
• 6-ПДФО компенсація за невикористану відпустку
• 6-ПДФО відпускні
• 6-ПДФО відпускні та лікарняні
• Показати все

• Зберігання документів:
• Акт на знищення документів
• Акт про знищення бланків суворої звітності
• Архів організації
• Архівна довідка
• Архівна довідка зразок
• Показати все

Судова практика

Позиції судів із спірних питань.Трудове право: Виплата компенсації за затримку видачі трудової книжки під час звільнення
(КонсультантПлюс, 2024). звільнення позивача було здійснено в період його відпустки, після подання позивачем заяви про звільнення. у день звільнення. відповідачем було видано наказ про звільнення, здійснено остаточний розрахунок, підготовлено до видачі трудову книжку, яку позивач не забрав.