Формати заходів

Ласкаво просимо до WE event – ​​агенції, яка організує діловий захід будь-якого формату, відповідно до ваших цілей. Ми вже 9 років на ринку і за цей час організували безліч конференцій, семінарів, виставок та презентацій. 2016 року ми стали фіналістами премії 7th Global Event Awards, що підтверджує високу якість наших послуг.

Компанія WE event організовує події для бізнесменів, підприємців, топ-менеджерів, банкірів, інвесторів, експертів та інших професіоналів у різних галузях. Метою ділових заходів є обмін досвідом та знаннями, набуття нових контактів, залучення потенційних клієнтів та просування продуктів чи послуг.

Зустріч навчально-практичної спрямованості, на якій обговорюються питання бізнес-проектів, стратегії та подальші перспективи галузі. Учасники діляться знаннями та досвідом, задають питання та проводять аналіз даних.

Короткий, але активний захід, який проводиться, щоб підвищити компетентність співробітників та навчити їх новим навичкам. Може бути організовано в ігровій формі та поєднано з іншими форматами.

Зібрання представників бізнесу, присвячене обговоренню ділових питань. На таких зустрічах встановлюються вигідні контакти з інвесторами та партнерами. Бізнес-форум може тривати від кількох годин до кількох днів.

На цьому заході компанія знайомить клієнтів із новим продуктом. Презентація часто включає заяви для ЗМІ від головних осіб компанії та підготовлені слайд-шоу з фотографіями та відео.

Захід, що нагадує презентацію, але має більш відкритий та масштабний характер.Тут демонструють не просто новинки товарів чи послуг, а інноваційні технології та цілі напрямки діяльності. Компанія (а іноді й кілька брендів) ділиться також своїми здобутками та історією розвитку.

Це формат бізнес-дискусії. Учасники домовляються про конкретну тему обговорення з партнерами чи інвесторами. Кожному гостеві надається право на короткий, але ємний вислів.

Такий формат ділового заходу проводиться для людей, які працюють в одній компанії чи галузі. Вони збираються, щоб обговорити нові тенденції та можливості, пов'язані з їх сферою, а також збільшити впізнаваність бренду.

Якщо ви не впевнені, який тип зустрічі відповідає вашим потребам, краще спочатку відповісти на кілька простих питань:

По-перше, визначте мету івента. Ваш захід призначений для просування бренду чи презентації продукту? Тоді вибирайте брифінг чи конференцію. Ви хочете повідомити про результати кварталу та обговорити проект? Організуйте круглий стіл. Потрібно прокачати професійні чи особисті компетенції співробітників? Тренінг чи семінар відмінно підійдуть для цих завдань.

Організувати діловий захід самостійно – складне завдання, яке потребує врахування безлічі деталей. Агентство WE event має багатий досвід розробки та проведення таких подій. Ми візьмемо на себе всі етапи ділового івента, починаючи від першої консультації до обробки фотографій із зустрічі. Ми завжди працюємо оперативно та залишаємось на зв'язку з клієнтами.

На початку ми визначаємо мету, масштаб та формат ділового заходу. Потім розробляємо концепцію, формуємо базу учасників, підбираємо майданчик, займаємось технічним оснащенням та залучаємо ЗМІ.Ми також допоможемо з рекламно-презентаційною продукцією, дизайном та стилем оформлення. За потреби наша компанія надасть підтримку в організації трансферу, проживання чи харчування для гостей.

ЧИТАЙТЕ ТАКОЖ

Онлайн-заходи – це затребуваний формат проведення івентів. Останнім часом він почав набирати популярності не лише через ситуацію у світі, а й тому, що це дуже практично, зручно, а іноді навіть набагато дешевше.

Корпоратив – це організований спільний відпочинок співробітників однієї компанії. Не всі люди розуміють цінність цього згуртування колективу. У цій статті ми розберемо, для чого проводять корпоративи і на що слід звернути увагу під час планування такого заходу.

Успішність бізнесу багато в чому залежить від настрою цілого колективу, тому багато керівників проводять тимбілдинг раз на сезон. Це допомагає колегам стати згуртованою командою, побудувати між собою довірчі та дружні стосунки, отримати нові емоції та розкрити у собі несподівані здібності.

Топ-14 форматів заходу

Посткоподібні часи ознаменувалися новим трендом - тріумфальним поверненням офлайн-заходів. Завдяки різноманітності форматів, підібрати відповідний можна для компаній будь-якого масштабу, досягнення різних цілей та вирішення завдань.

Навіщо бізнесу заходу

Зовсім не для того, щоб зібратися разом з колективом, партнерами та клієнтами для класного проведення часу. Головне завдання заходів – продавати. Вона може вирішуватися як у момент проведення івента, і виробляти відстрочений ефект — підвищення лояльності і продажів.

77% маркетологів переконані, що саме заходи є основним маркетинговим каналом.

• створити інфопривід, привернути увагу блогерів (лідерів думок), ЗМІ, отримати безкоштовні публікації та згадки
• підвищити впізнаваність, покращити імідж бренду
• привернути увагу до компанії та продуктів, збільшити клієнтську базу
• підвищити лояльність та покращити контакт із клієнтами
• стимулювати продажі, збільшити прибуток
• презентувати новинки
• налагодити ділові контакти, знайти партнерів
• розвинути корпоративну культуру.

Який захід потрібний бізнесу

Багатьом знайомий принцип «Куди дивишся — туди і приїдеш». Він має на увазі, що тільки фокусуючись на цілі, можна її досягти. Тому пошук відповіді на питання, який івент підійде вашій компанії, потрібно завжди починати з визначення цілей, завдань та етапів реалізації задуманого.

• Завжди пам'ятаєте про цільову аудиторію — чи зайде їй ваша ідея та запропонований формат участі.

Якими б не були лояльні мами з дітьми до магазину одягу, але для колективної поїздки за місто у них буде маса перешкод: складна логістика, необхідність узгоджувати свої плани з іншими членами сім'ї, режим дня дітей, раптове нездужання тощо.

Натомість організувати лекцію в магазині — запросити популярного автора казок та влаштувати автограф-сесію для покупців чи лекцію з можливістю поставити запитання інстапедиатру* — буде нескладно, а аудиторія оцінить цю ідею.

Можна задумати провести концерт зірок світової величини. Але якщо у вас немає досвіду, бюджету, команди, партнерів, у країні діють законодавчі обмеження — ідея виявиться нежиттєздатною.

І зовсім інше, якщо ви вже маєте івент-агентство. Логічним розширенням спектра послуг клієнтам стане організація концертів.Будучи великою компанією (наприклад, банком, IT-гігантом) можна організувати свято для клієнтів з хедлайнером світового масштабу. Або маючи необмежений бюджет, запросити зірку на закриту приватну вечірку.

До них належать як грошові ресурси, а й тимчасові, людські тощо. буд. Тому що навіть за наявності солідного бюджету на захід, але в недостатніх термінах для його організації масштабна мета — підвищити впізнаваність бренду, збільшити продаж продукту — не буде досягнуто. Заплановану кількість гостей зібрати не вдасться – просто часу на рекламу заклали замало.

Які бувають заходи

Івенти можна класифікувати за різними ознаками. Розглянемо основні формати заходів.

За цілями та аудиторією

Завдання : поділитись новинами компанії, презентувати новинки, продемонструвати переваги продукції, технологічних рішень.

Результат : покращення репутації, розширення бази партнерів та клієнтів, обмін досвідом із колегами у сфері діяльності.

Формат заходу : конференція, семінар, презентація, форум, саміт.

Завдання : тимбілдинг, адаптація новачків, підвищення лояльності до роботодавця, інформування про корпоративні цінності та їх зміцнення, підвищення мотивації персоналу. Заходи допомагають згуртувати колектив, підвищити авторитет керівництва, донести до персоналу корпоративні цінності, мотивувати до роботи, покращити ефективність праці.

Результат : розвиток корпоративної культури, покращення зв'язків між співробітниками, підвищення мотивації, зниження плинності кадрів.

Формат заходу : корпоративний захід, тренінг, майстер-клас, пікнік, виїзд на природу.

• Special events (спеціальні івенти) - для широкої аудиторії, переважно розважального характеру, часто проводяться для клієнтів. Компанія в них може виступати в ролі як організатора, так і спонсора, залучати знаменитостей (зірок шоу-бізнесу, спортсменів, популярних блогерів).

Завдання : підвищення впізнаваності компанії, бренду, лояльності щодо нього, стимулювання продажів.

Результат : зміцнення іміджу (зростання впізнаваності, лояльності), підвищення продажів, розширення аудиторії, зокрема рахунок безкоштовних публікацій, відміток із зон активностей тощо. буд.

Формат заходу : масовий захід (концерт, фестиваль, спортивний матч), захід, що стимулює (розіграш, лотерея).

За типом взаємодії з аудиторією

• Формальні — припускають наявність мети, протокол проведення, можливо, дрес-код.

Формат заходу : конференція, бізнес-тренінг, форум, презентація.

Формат заходу : свято (професійне, до дати, події), вечірка, пікнік.

За кількістю учасників

• Масові — доступні широкому колу осіб, які передбачають участь понад 50 осіб.

Формат заходу : фестиваль, концерт, виставка, бієнале.

• Групові - Для обмеженого кола учасників, об'єднаних інтересом до однієї теми.

Формат заходу : прес-конференція, брифінг, семінар, презентація.

Формат заходу : круглий стіл, засідання клубу, корпоративний захід для невеликої компанії.

За умовами участі

• Відкриті - Припускають вільний вхід (можливо - по реєстрації).
• Закриті — для учасників на запрошення.

За форматом проведення

1. Відкриття — для нових проектів або новостворених після ребрендингу, масштабного оновлення.

Основна мета : заявити себе, привернути увагу потенційних клієнтів.

1. Виставка — може бути організована однією чи кількома компаніями, об'єднаними сферою діяльності (галузева виставка). До участі зазвичай залучаються партнери, спонсори.

Основна мета : продемонструвати досягнення компанії, знайти нових партнерів та клієнтів, збільшити продажі.

1. Ярмарок - Захід, на який залучаються виробники різної продукції, що працюють в одному сегменті (ярмарок меду, товарів народного споживання, хутра та шкіри).

Основна мета : збут продукції.

1. Ярмарок вакансій — проводиться з метою інформування претендентів про кар'єрні можливості. Безпосередньо на майданчику заходу відвідувачі можуть дізнатися про вакансії, подати резюме, отримати консультацію HR-фахівця.

Основна мета : закриття поточних вакансій для бізнесу

1. Презентація - для представлення нових товарів, послуг, технологій та їх переваг потенційним покупцям. Для проведення презентації можуть залучатись промоутери, експерти, розробники.

Основна мета : розширення аудиторії; стимулювання продажів.

1. Свято — масовий розважальний захід будь-якої тематики та масштабу: приурочений до святкової дати, професійного свята, корпоративної події, вигаданого персонажа тощо. Святковий майданчик передбачає багато можливостей для партнерських та спонсорських програм.

Основна мета : розважальна, підвищення впізнаваності, лояльності до бренду чи компанії, підвищення продажів.

1. Зустріч із пресою - Захід за участю журналістів, лідерів думок, блогерів.Такі заходи можуть мати різні формати: виїзні прес-тури, екскурсії на виробництво, брифінги, прес-конференції, круглі столи.

Основна мета : інформування про актуальні новини, події, досягнення компанії, покращення іміджу через соціально значущі проекти, розширення аудиторії та підвищення продажів товарів та послуг через передплатників лідерів думок.

1. Семінар, хакатон, тренінг, майстер-клас - освітній захід різного масштабу (від міні-групи до кількох паралельних потоків на майданчику одночасно). Може бути організовано експертом або експертною спільнотою, компанією (або за участю як спонсор).

Основна мета : залежно від масштабу заходу - підвищити лояльність потенційних клієнтів, формувати імідж (через посилення експертності, впізнаваності на ринку), популяризувати сферу діяльності, знайти найкращі кадри для компанії.

1. Фестиваль, концерт, спортивний матч - Розважальний захід за участю зірок, спортсменів, митців тощо.

Основна мета : покращення іміджу компанії; підвищення лояльності до бренду.

1. Конференція - Ділова чи освітня подія з насиченою програмою: виступом спікерів, семінарами, круглими столами, панельними засіданнями. Тривалість варіюється від одного до кількох днів.

Основна мета : покращення іміджу компанії, зміцнення особистого бренду експерта, підвищення впізнаваності продуктів компаній-спонсорів та спікерів, налагодження ділових зв'язків.

1. Тімбілдінг - Корпоративний захід в ігровій формі, може проводитися в неформальній обстановці.

Основна мета : формування та зміцнення корпоративної культури, підвищення мотивації, формування комфортної робочої атмосфери, оптимізація бізнес-процесів.

1. Церемонія нагородження, свято, благодійний вечір, бал дебютанток - Заходи соціальної спрямованості, для залучення до гострих питань, популяризації обраної сфери діяльності і т.д.

Основна мета : покращення іміджу.

1. Онлайн-подія - Захід будь-якого формату в онлайн-режимі. Може бути організовано на спеціальному майданчику або транслюватись із зали з місця проведення. Також використовується як альтернативний варіант заходу у разі форс-мажору.

Основна мета : розширити географію гостей та учасників, отримати додаткове джерело доходу від проведення, зменшити витрати на захід.

1. VIP-захід - проводиться для значних осіб (інвесторів, партнерів, ключових клієнтів, амбасадорів бренду).

Основна мета : підтримка лояльності ключових партнерів та клієнтів.

Як формат заходу допомагає заробити

Для організації будь-якого заходу потрібен бюджет. Він може складатися з багатьох категорій, але найчастіше це спонсорство, партнерська програма, продаж квитків, продаж продукції, мерч на майданчику.

Якщо ви запланували проведення заходу, на який продаються квитки, важливо:

1. Якомога точніше донести його цінність для аудиторії. Згадайте про поняття унікальної торгової пропозиції – чому вам потрібно заплатити за квиток? Чим ясніше буде ця думка, тим краще піде продаж.
2. Організувати ранній продаж квитків. Біль івент-менеджерів полягає в тому, що більшість квитків продається ближче до дати проведення.При цьому бронювати зали, вносити передплату хедлайнерам, платити підрядникам, виконавцям доводиться заздалегідь. Це може стати проблемою, якщо прибутки від продажу квитків є його важливою складовою.

Продумайте найвигідніші умови для тих, хто готовий сплатити заздалегідь. Так у вас з'явиться впевненість, а бюджет стане більш керованим.

1. Підключити додаткові канали продажу. Реклама, сайт, лендинг, власні соцмережі - все це чудово працює. Але у вас є можливість значно розширити аудиторію, підключивши ресурси передплатників. Продумайте, як їх мотивувати ділитися своїми планами та рекомендувати ваш івент. Це може бути конкурс, можливість пройти у VIP-зону, отримати книгу з автографом, знятись у кліпі тощо. буд.
2. Придумайте додаткові джерела прибутку від заходу. Оригінальні інтеграції, участь спікерів, подарункові пакети для VIP-гостей, право використання матеріалів тощо. буд. Знайти такі рішення можна практично у будь-якому форматі.

Використовуйте можливості івент-маркетингу, навіть якщо ваша компанія чи бренд здаються вам ще зовсім молодими та недосвідченими. Поступово напрацьовуючи досвід та збільшуючи масштаб, можна дійти заходів-тисячників під власним брендом.

* Instagram належить компанії Meta, визнаної екстремістською організацією та забороненою в РФ.