Відображення резерву часу в проекті у класичній версії Project

Applies To Класичний клієнт Project Online Project професійний 2024 Project стандартний 2024 Project професійний 2021 Project стандартний 2021 Project професійний 2019 Project стандартний 2019 Project професійний 2016 Project стандартний 2016 Project професійний 2013 Project стандартний 2

Резерв часу - це кількість часу, на яку можна затримати виконання завдання, щоб воно не перетнулося з іншого. Це значення автоматично розраховується у проекті під час планування завдань, і його можна використовувати як запас часу у ситуації, коли є ризик затримки щодо календарного плану.

Відомості про резерв часу

За замовчуванням і визначенням завдання з нульовим (0) резервом часу вважається критичною. При затримці критичного завдання дата закінчення проекту також зсувається. Щоб сформувати на критичному шляху деякий резерв часу, можна змінити значення за замовчуванням у полі Вважати критичними завдання, що мають резерв не більше у розділі Параметри розрахунку діалогового вікна Параметри Project (Файл > Параметри). Щоб отримати додаткові відомості, див. Відображення критичного шляху проекту та Планування завдань у Project: за кадром.

Щоб гарантувати своєчасне завершення проекту, спробуйте оптимізувати завдання із резервом часу, що не перебуває на критичному шляху. Наприклад, використовуйте вільний резерв часу, щоб затримати виконання завдання, або призначте його ресурс іншому завдання, щоб запобігти запізненню календарного плану.

Загальний резерв може бути позитивним чи негативним.Негативне значення вказує на те, що для завдання заплановано недостатньо часу і якщо не виділити його додатково, дата завершення проекту може бути прострочена.

Якщо вам цікаво, як у програмі Project розраховується значення вільного резерву часу, додайте поля Тимчасовий резерв початку і Тимчасовий резерв закінчення у будь-яке подання завдань (клацніть у поданні елемент Додати новий стовпець та виберіть потрібні поля). Резерв часу початку використовується при оптимізації проектів, які плануються щодо дати закінчення, і дозволяє побачити різницю між датами раннього та пізнього початку. Резерв часу закінчення використовується при оптимізації проектів, які плануються щодо дати початку, і дозволяє побачити різницю між датами раннього та пізнього закінчення. Найменше з цих двох значень резерву є вільним резервом часу.

Ось кілька корисних фактів про запас або резерв часу, які слід враховувати.

З обережністю застосовуйте напівжорсткі обмеження

Якщо завдання, обмеженою певною датою, є завдання-попередник, яка закінчується пізніше дати початку завдання-послідовника, зазначеної в обмеженні, виникає негативний тимчасовий резерв. Негативний часовий резерв ще більше обмежує дату закінчення проекту.

Останні терміни змінюють загальний резерв часу

Останні терміни можуть вплинути на сумарний тимчасовий резерв завдань. При встановленні крайнього терміну до закінчення сумарного часового резерву завдань сумарний часовий резерв перераховується виходячи з крайнього терміну, а не з дати пізнього закінчення завдання. Завдання стає критичним, якщо величина сумарного тимчасового резерву досягає нуля.

Визначення резерву часу за допомогою подання "Детальна діаграма Ганта"

1. На вкладці Вид виберіть команду Інші уявлення, а потім пункт Інші уявлення.

Порада: Для усунення проблем у календарному плані можна переміщати завдання з етапів без резерву часу в етапи з надлишком.

Примітка: Негативні величини резерву часу можуть свідчити про неузгодженість календарного плану. Наприклад, негативний резерв з'являється, якщо одне із завдань пов'язана залежністю "Закінчення-початок" (ВІН) з іншим завданням, яке має початися до дати закінчення першої. Негативний часовий резерв може також виникати, якщо завдання в календарному плані завершується після свого крайнього терміну.

Додавання запасу часу в календарний план вручну

Внутрішнього запасу часу іноді буває недостатньо, й у випадках доводиться додавати запас у проект вручну. Щоб отримати додаткові відомості про способи додавання запасу часу вручну, див.

Що таке Float у проджект-менеджменті: розрахувати тимчасовий резерв та встигнути зробити всі завдання

Як мінімізувати затримки та простий за завданнями, щоб встигнути здати якісний проект у потрібний термін. Розбираємось у завданні.

Досвідчені менеджери знають, що плани проектів постійно змінюються. Помилки виникають навіть у продуманих схемах, а одне прострочене завдання іноді зриває всю роботу.

Саме тому project-менеджери ведуть управлінський потік (Flow), щоб контролювати процеси. А для мінімізації затримок та простою у завданнях заздалегідь розраховують тимчасовий резерв (Float). Як це зробити – розповімо у цьому матеріалі.

Два види тимчасового резерву проекту

Тимчасовий резерв, або Float показує, наскільки гнучкі дедлайн проекту.Це час, коли ви можете "плисти" в потоці завдань і не боятися, що не встигнете доплисти до потрібного пункту вчасно. Простіше кажучи, це час, на який ви можете безпечно та легально відкладати завдання.

Є два типи тимчасових резервів:

• Вільний резерв, або Free Float - час, на який можна відсунути якесь завдання, і це не вплине на початок наступного завдання.
• Загальний резерв, або Total Float - загальний час, на який можна відкладати дедлайн і не зривати весь проект. Найчастіше, коли менеджери говорять про тимчасовий резерв проекту, вони мають на увазі саме загальний.

Вільний резерв можна використовувати, якщо наступне завдання нівелює затримку.

Але якщо виконання завдання займе весь Total Float проекту, під загрозою опиниться весь графік робіт.

Як розрахувати тимчасовий резерв

За допомогою Total Float ви розумієте, наскільки можна відкладати завдання на критичному шляху без небезпеки для проекту загалом.

Критичний шлях – це одне або кілька завдань, що впливають на те, коли проект завершиться. Це найкоротший шлях виконання проекту. Неможливо виконати проект раніше, доки не виконаються завдання на критичному шляху.

Загальний часовий резерв (Total Float) можна розраховувати і для всього проекту, і для певного завдання.

Існує два способи, які застосовують залежно від мети:

1. від дати пізнього старту відняти дату раннього старту.
2. від дати пізнього фінішу відняти дату раннього фінішу.

Простіше кажучи, це різниця між передбачуваною тривалістю завдання і пізнішою можливою датою початку.

Вільний тимчасовий резерв (Free float) — кількість часу, який можна затримати виконання конкретної завдання без ризику затримати такі задачі.Цей показник розраховується інакше: від раннього старту наступної роботи потрібно відняти ранній фініш поточного завдання.

Припустимо, у вас є проект із трьома завданнями: A, B та C.

За оцінками, виконання завдання А потрібно 2 дні, виконання завдання У — 3 дня, але в виконання завдання З — 5 днів.

Якщо завдання А починається у понеділок, воно завершиться у вівторок, а завдання Б розпочнеться у середу та закінчиться у п'ятницю. Завдання C розпочнеться у суботу та закінчиться наступної середи.

Загальний часовий резерв для завдання A дорівнюватиме 0 днів, тому що затримка у виконанні завдання A вплине на початок завдання B і, отже, на загальну дату завершення проекту.

Вільний тимчасовий резерв для завдання A дорівнюватиме 1 дню, тому що його можна відкласти на 1 день, не впливаючи на початок завдання B.

Загальний часовий резерв для завдання Б становитиме 2 дні, оскільки її можна відкласти на 2 дні, не впливаючи на загальну дату завершення проекту.

Вільний часовий резерв для завдання C дорівнюватиме 0 днів, оскільки це останнє завдання у проекті, і будь-яка затримка вплине на загальну дату завершення проекту.

Негативний тимчасовий резерв

Негативний часовий резерв обмежує гнучкість графіка. Це означає, що для завдання немає додаткового часу і його потрібно зробити швидше, ніж передбачали.

Негативний резерв у проекті говорить про помилки у плануванні.

Допустимо, ви знаєте, що завдання займе 10 днів. Однак з якихось причин вам треба завершити її за 5 днів. Ви розумієте, що вам потрібно 10 днів, але обставини змінилися, і ви змушені стрімголов робити її за 5. Так і виходить негативний резерв в -5 днів. Проджект-менеджер не заклав додатковий часовий резерв під час планування.

Дедлайн стає не таким гнучким.Пора включити турборежу, щоб не підвести стейкхолдерів (всіх, хто зацікавлений у проекті) і з мінусу просунутися до нуля.

Для чого вам крісло, якщо є диван: приклад тимчасового резерву

Допустимо, вам потрібно зробити ремонт в одній кімнаті в будинку - наприклад, у вітальні. На цей проект у вас є 50 днів, тому що за два місяці у вас запланована велика вечірка.

Для завершення ремонту вам необхідно:

• пофарбувати стіни;
• укласти покриття для підлоги;
• прибити полицю;
• купити диван.

Всі ці завдання — частина критичного шляху, вони мають нульовий тимчасовий резерв і зайвих днів виконання немає. Отже, їх треба робити насамперед.

У завдань купити декор, купити крісла дедлайн гнучкий, а значить і високий часовий резерв. Чому? Купити подушки, вази, квіти, картини та ін. можна будь-коли після вечірки. Покупку крісел також можна спокійно відкласти, адже з меблів у вітальні вже буде диван. Тобто, якщо ви перенесете прикрасу кімнати, це не вплине на завдання «зробити ремонт до вечірки».

Що буде, коли ви почнете розраховувати на тимчасовий резерв

Деякі сприймають тимчасовий резерв як незрозумілий набір цифр, але насправді це дуже важливий інструмент. Він збільшує продуктивність та допомагає командам зрозуміти, що вони роблять. І ось чому:

Проект йде за правильним курсом. Якщо ви контролюєте загальний часовий резерв, то розумієте, що встигаєте здати проект вчасно. Коли завдання Total Float наближається до нуля — саме час діяти. Щоб прискоритись, можна залучити людей, «відкинути» несрочні та неважливі завдання. Ну, а якщо це не допомагає, завжди можна зв'язатися зі стейкхолдерами, попередити про проблему, збільшити терміни завдання.

Поліпшується пріоритизація. З точним тимчасовим резервом ви розумітимете. які завдання потрібно виконувати насамперед, а які не критично відкласти. Наприклад, якщо задача має низький або нульовий показник, вона повинна бути на першому місці в списку, а якщо високий — її можна перенести і виконати пізніше.

Підвищує впевненість команди у своїх силах. Вільний тимчасовий резерв необхідний для того, щоб команди спокійно та якісно закривали одне завдання за одним у проекті, а не гналися за нереальними термінами у спробах все встигнути.

Наприклад, якщо завдання А просувається повільно і загрожує задачі В, виділіть співробітникам більше ресурсів, щоб вони встигли доробити роботу. Обов'язково повідомте команді, яка працює над завданням В, про те, що їхні роботи можуть розтягнутися терміни. Якщо вони знатимуть про затримку, то зможуть переключитись на щось інше. Вільний тимчасовий резерв виявляє проблеми на ранніх етапах та покращує мотивацію персоналу.

Ви можете закладати додатковий час на проекти, стежити за просуванням та виконанням завдань у таск-менеджері Shtab.

Коли МКП не працює? Коротко про метод критичного шляху

Метод критичного шляху залишається найпопулярнішим інструментом управління термінами проекту, його використовують багато систем автоматизації. Однак цей метод має свої недоліки. Один із них пов'язаний із труднощами при вирівнюванні розкладів, складених методом критичного шляху, та графіків завантаження ресурсів.

У статті ми коротко розбираємо метод критичного шляху та показуємо його обмеження.

Основи методу критичного шляху Основи методу критичного шляху

Метод критичного шляху допомагає знайти крайні терміни початку та завершення проекту.Проект можна як набір подій, пов'язаних друг з одним логікою попередження. Наприклад, потрібно зв'язатися з клієнтом перед тим, як надіслати йому комерційну пропозицію.

• Подія 1 - Перший контакт з клієнтом.
• Подія 2 - Відправка комерційної пропозиції.
• Подія 2 неспроможна статися до Події 1.

Перед нами приклад простого зв'язку передування. У реальних проектах послідовність подій не завжди є лінійною. Для відображення всієї повноти зв'язків між усіма подіями проекту використовують діаграми мережного планування.

p align="justify"> Метод критичного шляху використовують, як правило, для знаходження на мережевих діаграмах тих робіт, які прямо визначають максимальну тривалість проекту.

• Шлях - Це певна послідовність робіт та подій.
• Критичний шлях — це шлях із нульовим резервом часу, коли не можна збільшити тривалість роботи, що лежить на критичному шляху без збільшення термінів усього проекту.

Суть методу зводиться до того, щоб знайти всі роботи з нульовим резервом часу та встановити між ними зв'язок передування, щоб потім знайти крайні терміни початку та завершення проекту.

Для розрахунку критичного шляху використовують спеціальний алгоритм.

Алгоритм пошуку критичного шляху Алгоритм пошуку критичного шляху

Алгоритм складається з 4 кроків:

1. Обчислити ранні терміни виконання робіт (т.зв. прямий хід алгоритму).
2. Обчислити найпізніші терміни виконання робіт (т.зв. зворотний хід алгоритму).
3. Обчислити резерви часу як різницю між ранніми та пізніми термінами завершення робіт.
4. Розрахувати найдовший шлях у мережі з урахуванням наявних резервів.

Давайте розглянемо, як використовувати запропонований алгоритм на практиці.

Для початку побудуємо невелику мережеву діаграму «вершина-робота» та відзначимо на ній час початку та закінчення робіт. Наприклад, робота A починається в нульовий день і закінчується наступного дня. Далі йде робота B, яка закінчується на третій день від початку роботи А і т.д.

Зведемо отримані дані у таблицю.

Найраніший термін закінчення проекту становить 10 днів. Ми вже бачимо, що робота D має резерв часу, тобто її можна збільшити на 1 день, не зміщуючи терміни закінчення проекту.

На другому етапі алгоритму ми можемо також розрахувати пізні терміни завершення проекту. Заради експерименту припустимо, що проект на вимогу замовника потрібно реалізувати не за 10 днів, а за 9. Подивимося, що вийде.

Тепер ми можемо розрахувати резерви часу, для цього обчислимо різницю між раннім і пізнім початком. Ось що вийде.

Аналіз наведеної таблиці дає корисну інформацію для роздумів. Ми бачимо, що роботи B і С мають прихований резерв часу, в той час як роботи E, F і G є надкритичнимиїм потрібно буде приділити особливу увагу. Зауважимо, що й скоротити час виконання роботи B, можна вкластися у запропоновані терміни завершення проекту.

Аналіз алгоритму дозволяє зробити такі висновки:

• Час шляху з нульовими чи негативними резервами визначатиме тривалість всього проекту.
• Усі роботи, що лежать по дорозі з нульовими чи негативними резервами, є критичними.

Чим корисний запропонований алгоритм? Він вирішує кілька завдань:

• Визначення максимальної тривалості проекту.
• Пошук робіт, які потребують особливого контролю.
• Пошук можливих способів оптимізації графіка робіт.

У проекті може бути одразу кілька критичних шляхів. Це треба враховувати під час використання резерву робіт. Наприклад, якщо в нашому прикладі зменшити час виконання роботи C, то вийде одразу два критичні шляхи, що збільшить ризики проекту.

Недоліки МКП під час роботи з ресурсами Недоліки МКП під час роботи з ресурсами

МКП працює з дуже примітивною моделлю реальності, коли роботи має лише один параметр – час виконання. З одного боку, це плюс, оскільки ми можемо легко застосовувати алгоритми МКП у системах управління проектами.

Давайте подивимося, що відбуватиметься з критичним шляхом, якщо менеджер проекту обмежений у виборі ресурсів.

Візьмемо ту саму мережеву діаграму, яку ми використовували для пошуку критичного шляху. Нехай у нас буде лише один вільний виконавець. Роботи А і В він легко зробить вчасно, тому що вони послідовно змінюють один одного, але що робити з роботами C і F, які йдуть паралельно? Тут зусиль однієї людини вже не вистачить. Потрібно додавати затримки, що вирівнюють, тобто переносити початок однієї з робіт на більш пізню дату.

«Існують точні методи, що дозволяють знайти такі затримки, що вирівнюють, для робіт, які допоможуть виконати проект за мінімальний час. Проте застосовувати практично їх виявляється неможливо.Справа в тому, що подібні алгоритми мають NP-складність, що в перекладі на звичайну мову означає занадто великий час роботи такого алгоритму для знаходження рішення. Цей час може вимірюватися мільйонами і навіть мільярдами років за сучасного рівня обчислювальної техніки».

Управління проектами. Фундаментальний курс ВШЕ

Багато ІСУП пропонують свої алгоритми вирівнювання ресурсів на основі евристичних методів, проте результати такого вирівнювання з дуже великою натяжкою можна назвати оптимальними. Найчастіше менеджеру доводиться вручну коригувати план-графік з урахуванням наявних ресурсних обмежень.

Для обліку доступних ресурсів використовують календарі завантаження. Timetta Resources має календар завантаження ресурсів, який показує доступний резерв часу співробітників, яких можна використовувати на проекті.

Календар з помічником бронювання дозволяє складати розклади проектів з урахуванням всіх наявних обмежень. Всі функції доступні у безкоштовній демоверсії.

Маркетолог-аналітик. Працює у сфері автоматизації проектного управління та бізнес-процесів з 2018 року. Зараз займається просуванням бренду Timetta.