Як організувати ідеальний виїзний захід

Компанії, які дбають про свій імідж, про налагодження зв'язків з партнерами та комфорт співробітників, нерідко організують виїзні заходи, щоб такий захід був не черговим похмурим тренінгом або банальною зустріччю на офіційному рівні, потрібно дотримуватися кількох порад, якими з нами поділилися EVENT, що займається організацією заходів різних рівнів.

Плануй захід наперед

Починати планувати захід слід мінімум за 6 місяців, щоб отримати найзручніші та найвигідніші пропозиції від авіакомпаній, і готелів, і низки інших постачальників. значну частину бюджету, оскільки купівля квитків та бронювання номерів заздалегідь дешевші у два рази, ніж за місяць до заходу.

Звуж географію залежно від бюджету та обмеження дальності перельоту

Звуження географії в залежності від дат поїздки - це не тільки спосіб заощадити, але й страхування від неприємних ситуацій, коли команда потрапляє в не зовсім доброзичливу обстановку, пов'язану з погодними умовами та особливостями місцевих традицій. Захід планується на сезон дощів, то сподіватися на «пронесе» не варто, і ймовірність того, що твою пляжну вечірку здує, прагне до ста відсотків.

Здійснюй тестові поїздки

Навіть якщо програма для тебе нова. По-перше, ти маєш шанс на місці оптимізувати кошторис і окупити саму поїздку.По-друге, сам виїзд — це той момент, коли твої очікування мають точно відповідати реаліям. Особистий досвід менеджера допомагає "налаштувати" сервіс або "втиснути" в таймінг доповнення. Більше того, тестова поїздка мінімізує ризики та негативні відгуки гостей заходу.

Використовуй спортивні чи культурні заходи та події в країні перебування як WOW ефект

Чим більше позитивних емоцій отримають учасники заходу, тим вища ймовірність, що вони краще засвоюватимуть інформацію і надалі старанніше працюватимуть. Крім того, стикування зі спортивними чи культурними заходами дозволяє урізноманітнити програму, даючи можливість учасникам відпочити від основної роботи.

Анкетуй гостей на предмет відсутності алергічних реакцій та інших речей, які необхідні для комфортного перебування

Реально оцінюй свою аудиторію. Підхід в організації заходів має бути індивідуальним, особливо якщо він розрахований на невелику групу людей. Навіть якщо планується організувати великий захід, слід залучити до підготовки більше співробітників, за винятком різних ризиків. Знаючи звички та деталі способу життя потенційних партнерів, ти з більшою ймовірністю укласти вигідні для твого бізнесу угоди.

Це лише частина того, що потрібно знати про організацію виїзних заходів. Детальну інформацію на цю тему ти можеш дізнатися у компанії DP EVENT, яка займається організацією та проведенням заходів у Росії та за кордоном. Компанія створює унікальний досвід із максимальним зануренням гостей у тему проекту.Одним із головних напрямків компанії є MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Events) – виїзні заходи, не обмежені географією.

Якщо ти хочеш зробити для твоїх клієнтів, партнерів чи співробітників незабутню подорож, незвичайну пригоду або ексклюзивний візит, то все це може організувати DP EVENT. Також компанія займається організацією свят, презентацій та корпоративних подій. Ідеї ​​для заходів.

Виїзний корпоративний захід: необхідність чи марна трата грошей?

Сьогодні компанії все частіше замислюються про проведення корпоративних заходів за межами офісу.

Навіщо потрібні виїзні корпоративи?

Підвищення командного духу.

Уявіть, як ваші співробітники, вирвавшись зі стін офісу, насолоджуються активним відпочинком на природі або беруть участь у спільних кулінарних майстер-класах.

Зниження стресу та попередження вигорянняЩоденна рутина і постійний потік завдань можуть призвести до накопичення стресу.

Креативні сесії та тренінги. Коли ви знаходитесь далеко від звичної офісної обстановки, з'являється простір для нових ідей та креативних рішень. У мальовничому заміському ресторані чи стильному міському клубі можна організувати тренінги та майстер-класи, які надихають та мотивують.

Залучення нових клієнтів та партнерів. Виїзні корпоративи можуть стати чудовою нагодою для демонстрації вашого бізнесу в кращому світлі. Наприклад, організуючи презентацію продукту в сучасному клубі або на тлі мальовничого ландшафту заміського ресторану, ви створюєте враження, що запам'ятовується у партнерів і клієнтів.

Як правильно організувати виїзний захід?

Організація виїзного корпоративного заходу потребує ретельної підготовки. Важливо враховувати безліч факторів: від вибору місця до забезпечення якісного харчування та розважальної програми.

Вибір місця.

Оренда приміщення під корпоратив - перше, про що варто задуматися при плануванні заходу поза рідним офісом. Найбільш вдалим варіантом буде заміський майданчик із гарним ландшафтом та сучасним обладнанням. Наприклад, ресторанний комплекс "Літній палац" у Петергофі надає унікальні можливості для проведення масштабних заходів. У цьому палаці, створеному за кресленнями Антоніо Рінальді, можна організувати як масштабний корпоратив, 400 чи навіть 600 гостей, так і камерніші зустрічі.

Харчування та кейтеринг.

Послуги кейтерингу від відомих ресторанів допоможуть зробити ваш захід незабутнім. Індивідуальне меню та авторська кухня від знаменитого шеф-кухаря додадуть вишуканості та розкоші вашому корпоративу. Ресторан «Літній палац» також пропонує послуги кейтерингу.

Технічне забезпечення.

Для проведення креативних сесій та тренінгів важлива наявність сучасного світлового та звукового обладнання, екранів та сцени. Деякі майданчики пропонують унікальні можливості для проведення піротехнічних шоу, що стане яскравим фіналом вашого заходу. До речі, компанія «Ампріо» на більшості своїх майданчиків надає таку можливість.

Які можна зробити висновки?

Виїзний корпоратив — це не марна трата грошей, а вигідне вкладення у розвиток команди та бізнесу. Грамотно організована подія може суттєво підвищити продуктивність співробітників, покращити внутрішні комунікації та залучити нових партнерів.

Плануючи такий захід, обов'язково приділіть увагу вибору відповідного майданчика та професійного кейтерингу. Це допоможе зробити ваш корпоратив незабутньою та успішною подією.