Доповідні, пояснювальні та службові записки: як скласти і в чому їхня різниця?

Документи, про які йтиметься у статті, забезпечують інформаційний обмін в організації. Інформація, що міститься в цих документах, може спонукати до дії або бути прийнята до відома. У статті наведено рекомендації про те, в якій ситуації складання якого виду документа буде доречним, а також роз'яснюються правила складання документів та їх особливості.

Доповідна записка

Доповідна записка (службова записка), пояснювальна записка належать до інформаційно-довідкових документів.

Доповідна записка – інформаційний документ, адресований вищестоящому керівнику порядку прямого підпорядкування і містить докладний виклад будь-якого питання з висновками і пропозиціями укладача.

Залежно від змісту та цільового призначення доповідні записки поділяються на:

– на ініціативні (внесення пропозицій, викладення прохання, фактів, явищ);

– звітні (про хід, стан, завершення робіт, виконання доручень, планів, про результати відрядження, перевірки тощо).

Залежно від адресата доповідні записки поділяються на:

- На внутрішні - адресуються керівнику організації;

- Зовнішні - адресуються керівнику вищої організації.

Довідково: внутрішні доповідні записки слід оформляти на стандартних аркушах паперу формату А4 або А5; зовнішні – лише з бланку організації.

Цей документ складається з метою інформувати керівництво про ситуацію, що склалися факти і т.п. і спонукати до ухвалення певного рішення.Доповідні записки інформаційного характеру: наприклад, начальник структурного підрозділу пише з ім'ям керівника організації доповідну записку, де повідомляє про хід виконання будь-яких робіт. Що спонукають до дії будуть доповідні записки, наприклад, про усунення працівника від роботи, усунення порушень, що ускладнюють виконання посадових обов'язків тощо.

Звітні записи повідомляють про виконання завдань, планів, вказівок, робіт.

Отже, доповідні записки забезпечують зв'язок об'єктів управління вертикальному рівні – знизу нагору, тобто. направляються від нижчестоящої посадової особи вищій посадовій особі.

При складанні доповідної записки необхідно дотримуватись вимог до оформлення документа, встановлених:

– Інструкцією з діловодства у державних органах, інших організаціях, затвердженої постановою Мін'юсту РБ від 19.01.2009 № 4;

– Державним стандартом РБ СТБ 6.38–2004 «Уніфіковані системи документації Республіки Білорусь. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (далі – СТБ 6.38-2004).

Текст доповідної записки складається з вступної та основної частин.

У вступній частині викладають стан питання, факти, що спричинили складання документа, проводиться їх аналіз.

У більшості доповідної записки викладають висновки, пропозиції, прохання.

Довідково: внутрішні доповідні записки підписуються їх упорядниками, зовнішні – керівником організації. Датою доповідної записки є дата її підписання.

Як правило, використовують кутове розташування реквізитів при оформленні заголовної частини доповідної записки.Саме таке розташування використано під час створення уніфікованої форми цього документа (код уніфікованої форми 0225230001 за ОКУД).

У внутрішній доповідній записці у верхньому лівому кутку розташовується найменування структурного підрозділу – автора документа.

Найменування виду документа пишеться великими літерами (ЗАКЛАДНА ЗАПИСКА) і розташовується від межі лівого поля. Дата та номер доповідної записки пишуться на одному рядку. Дата оформляється арабськими цифрами або буквено-цифровим способом, наприклад, 02 лютого 2013 р. Реєстраційний номер на внутрішній доповідній записці проставляється або за місцем складання, або за місцем одержання, залежно від постановки системи реєстрації, що діє в організації. На доповідній записці можуть бути проставлені візи заінтересованими особами, але обов'язково на документі має бути оформлена резолюція керівника. Вона буде підтвердженням того, що документ розглянуто та на його підставі прийнято рішення.

Уніфікована форма доповідної записки має заголовок, який коротко розкриває зміст документа. Заголовок доповідної записки формулюється за загальними правилами складання заголовків до документів: за допомогою прийменника «о» та віддієслівного іменника в прийменниковому відмінку, наприклад «Про заохочення Іванова І.І.».

Ми вже згадали, що текст доповідної записки складається з двох частин. Однак він також може складатися із 3 частин.У цьому випадку в першій частині (констатуючій) будуть викладатися причини, факти або події, що послужили приводом для її написання, у другій частині – аналіз ситуації, що склалася, можливі варіанти рішення, а в третій – висновки та пропозиції про конкретні дії, які необхідно зробити, на думку упорядника доповідної записки.

Зразок доповідної записки про усунення дивіться у рубриці «Корисна документація» на с. 21 журналу.

Службова записка

В уніфікованій системі організаційно-розпорядчої документації, затвердженої наказом директора Департаменту з архівів та діловодства Мін'юсту РБ від 14.05.2007 № 25, немає такого виду документа, як службова записка. Однак він широко використовується на практиці. Рекомендуємо оформляти цей документ відповідно до СТБ 6.38-2004 та правил оформлення доповідної записки.

Тим не менш, службові записки – це окремий вид документа. На відміну від доповідних записок, службові забезпечують зв'язок об'єктів управління горизонтальному рівні, тобто. складаються працівником чи керівником підрозділу на ім'я керівника чи спеціаліста іншого підрозділу. Службові записки направляють зазвичай від одного керівника до іншого або від одного співробітника до іншого тільки у разі їхнього рівнозначного посадового статусу, в іншому випадку це буде доповідна записка.

Зразок службової записки дивіться у рубриці «Корисна документація» на с.21 журналу.

Пояснювальна записка

Значення цього документа стає зрозумілим з найменування. Його складають, коли необхідно пояснити наймачеві (керівнику), наприклад, причини невиконання доручення, факт порушення трудової чи виробничої дисципліни.Іноді вони використовуються як супровідні повідомлення та супроводжують основний документ, наприклад, план або звіт. І тут пояснювальна записка пояснює зміст окремих положень основного документа і його слід оформляти загальному бланку організації.

У випадках, встановлених Трудовим кодексом РБ (далі – ТК), письмові пояснення є обов'язковими. Наприклад, дотримання порядку застосування дисциплінарних стягнень (ст. 199 ТК) наймач зобов'язаний зажадати письмове пояснення працівника.

Реквізити пояснювальної записки аналогічні до реквізитів доповідної записки. Чого в пояснювальній записці не може бути, так це висновків та пропозицій.

Структура документа така: фактична частина, у якій вказують факти, що стали приводом для написання записки; причини, що пояснюють ситуацію.

Зразок пояснювальної записки дивіться у рубриці «Корисна документація» на с. 22 журнали.

Службова та доповідна записки

У чому різниця між службовою та доповідною записками? Чи можливе використання службових записок замість доповідних? Ми провели пореквізитний аналіз цих документів і показали безліч зразків повністю оформлених службових та доповідних записок для різних випадків. Пояснили, як організувати їхню реєстрацію, виконання, скільки потім зберігати. Ця стаття буде корисна компаніям, які обрали службові записки основним засобом письмових внутрішньокорпоративних комунікацій.

• службова записка зазвичай прямує «по горизонталі», наприклад, від керівника одного підрозділу керівнику іншого;
• доповідна записка прямує по вертикалі (від підлеглого догори керівництву);
• пояснювальну складають, як правило, коли у працівника вимагають письмових пояснень будь-якого інциденту (наприклад, запізнення на роботу, завданої шкоди майну роботодавця тощо).

Мабуть, найпопулярнішою з перерахованих є службова, незважаючи на деякі складнощі щодо визначення її статусу як документа. Насправді дуже багато організацій підтримують досить велику внутрішню листування саме з допомогою службових записок. Доповідні записки менш популярні, тобто. у деяких організаціях надсилають службові записки і «по вертикалі», і «по горизонталі» (і це незважаючи на те, що доповідна записка в числі офіційних документів значиться – має код ОКУД, а службова – ні).

Чи є такий документ?

Як документ, службова записка не має офіційного статусу і не передбачена Загальноросійським класифікатором управлінської інформації (ОКУД). Тож знайти її визначення виявилося непросто. Короткий словник видів та різновидів документів (Главархів, ВНИИДАД, М., 1974) тлумачить службову записку як записку виконання будь-якої роботи, направляемой однією посадовцем іншому.

Реквізити та бланк службової записки

При оформленні службової записки спирайтеся на рекомендації ДСТУ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», а конкретні правила оформлення цього документа рекомендуємо закріпити у локальному нормативному акті організації.

Стандартна службова записка містить такі реквізити:

• найменування виду документа (позначено цифрою 1 у Прикладах з 2 по 4),
• дата документа (цифра 2 там же),
• реєстраційний номер документа (цифра 3 там же),
• адресат (цифра 4),
• посилання на номер та дату документа (якщо записка пишеться у відповідь на запит або з метою виконання нормативного акта, див. позначку з цифрою 5 у Прикладах 3 та 5),
• заголовок до тексту (цифра 6),
• текст документа (цифра 7 у Прикладі 4),
• позначка про наявність програми (якщо вона є, цифра 8 у Прикладі 5),
• підпис (цифра 9 у Прикладі 4),
• позначку про виконавця, яка не є обов'язковою (цифра 10 у Прикладі 4).

Через те, що службова записка є внутрішнім документом, у ній часто не оформлюють такі реквізити, як «місце складання документа» та «найменування організації-автора» (вказуючи лише підрозділ). Якщо з першим вилученням можна погодитись, то з другим – не варто.

Додатково під час свого життєвого циклу службова записка може придбати:

• резолюцію,
• візи погодження документа,
• відмітку про виконання документа та направлення його у справу.

ГОСТ Р 6.30-2003 пропонує малюнку Б.5 бланк конкретного виду документа, саме – наказу. Візьмемо його за основу, змінимо вид документа («ПРИКАЗ» на «СЛУЖБОВА ЗАПИСКА»), приберемо місце складання (Москва), додамо найменування підрозділу (при внутрішній листуванні це стає принциповим) і отримуємо «стандартний» бланк службової записки. Результати наших маніпуляцій показані у Прикладі 1.

Приклад 1. Бланк службової записки сконструйований за ГОСТом Р 6.30-2003

Але ніде немає заборони на розробку власних бланків службових записок, з оформленням та розташуванням реквізитів відповідно до прийнятих у компанії традицій (Приклади 2 і 3).

Приклад 2. Бланк службової записки організації – варіант 1

Приклад 3. Бланк службової записки організації – варіант 2

Подальші приклади оформлення службових записок ми робитимемо більш традиційному виконанні.

Коли та як пишеться службова записка?

На питання, у яких випадках пишеться службова записка, допоможе відповісти Типова інструкція з діловодства та роботи архіву у митних органах.

П. 3.8.2 Типовий інструкції з діловодства та роботи архіву в митних органах (утв. наказом Федеральної митної служби від 18.10.2004 № 160)

Службові записки застосовуються для вирішення оперативних питань, що виникають в управлінській діяльності структурних підрозділів… (запити, уточнення завдань, інформації щодо запитів, роз'яснення та ін.). Зазначені записки складаються лише з тих питань, які потребують обов'язкового документального підтвердження. Листування між підрозділами з питань, які можуть бути вирішені в оперативному порядку та не вимагають документального оформлення, не допускається.

Чим відрізняються службові, пояснювальні та доповідні записки

Ділове листування у будь-якому варіанті — електронному чи паперовому — є невід'ємною частиною робочого процесу. На практиці багато хто стикається з труднощами при написанні ділових записок, зокрема, коли якась записка пишеться і як її правильно скласти. Часто будь-які службові записки сприймаються працівниками у негативному ключі. Досі вважається, що написання записки спричинить якісь дисциплінарні стягнення.

Насправді, це не так. Кожен вид ділової записки має різну мету складання та адресата.

Давайте подивимося, які види ділових записок є чим вони відрізняються і як правильно їх складати.

Доповідна записка

Доповідна записка — інформаційне повідомлення про поточну робочу ситуацію, завершену задачу або факт, що включає думку автора, його рекомендації чи пропозиції та висновок.

Кому пишеться: вищій особі. Наприклад, працівник пише доповідну керівнику напряму, начальник підрозділу - керівнику компанії, директор філії складає записку начальнику головного офісу.

Коли пишеться: при необхідності донести будь-які відомості до начальства, щоб керівництво зробило кроки для вирішення проблеми, викладеної у повідомленні.

• Ініціативні — повідомляється пропозиція щодо вирішення проблеми, підтверджена фактами. Суть у тому, щоб переконати отримувача ухвалити рішення, пропозицію, викладену у листі. Наприклад, ви просите керівництво підвищити співробітника або запровадити нові методи роботи та ін.
• Інформативні — складаються для донесення до керівництва деталей роботи над проектом або результати роботи.
• Звітні - звіт вищому колеги про виконану роботу.

Що писати у змісті:
Структуру смислової частини можна розділити на 3:
1 частина - описують причини і мотиви, що спонукали написати доповідну.
2 частина - розбирається ситуація та пропонуються шляхи вирішення.
3 частина – висловлюється чітка думка про тему листа та прохання прийняти відповідне рішення.

Важливо чітко визначити прохання в тексті, тобто те, чого ви хочете досягти за допомогою цієї записки.

Службова записка

Цей вид ділового листа часто належать до різновиду доповідної. Офіційного визначення немає. Службова записка не включена до списку інформаційно-довідкової документації ОКУД. Насправді все інакше. Службова записка поряд з пояснювальної найбільш популярний вид у діловому листі.

Службова записка - це повідомлення для взаємодії всередині компанії між співробітниками, які не підкоряються один одному, тобто на одному рівні в управлінській системі компанії. Мета службової записки – прискорити комунікацію між підрозділами однієї організації.

Кому пишеться: колезі чи керівнику із сусіднього відділу, підрозділи. Начальник відділу продаж пише «службу» керівнику відділу маркетингу, працівник складає службовий лист іншому співробітнику підприємства.

Коли пишеться: коли необхідно отримати інформацію, інструкцію, повідомити нові відомості іншому відділу.

Що писати у змісті: тут немає суворих вимог до змістового змісту. Текст має бути лаконічним та зрозумілим. Тому багато компаній самостійно опрацьовують та закріплюють вимоги до складання службової записки в офіційній документації організації.

У тексті повідомлення пишеться про причини, мотиви його складання та розкриваються прохання чи пропозиції. По структурі схоже на доповідну записку. Відмінність - в адресаті.

Наприклад, потрібно повідомити ремонт серверів в IT-відділі. Відповідальний за пошук ремонтників пише на начальнику IT-відділу службову записку з проханням допустити до ремонту серверів таких людей.

Або бухгалтер складає службовий лист для оповіщення відділів компанії про зміну реквізитів банку.

Службова записка завжди спрямовано вирішення будь-якої ситуації чи інформування співробітників.