Фіскальний накопичувач: що це таке і як вибрати

Фіскальний накопичувач (ФН) – це пам'ять у касовому апараті.

Цей пристрій виконує дві функції:

• зберігання всіх касових чеків у своїй пам'яті;
• шифрування збережених даних (касових чеків) та формування спеціального коду для їх перевірки.

ФН забезпечує формування фіскальної ознаки, запис фіскальних даних, довготривале енергонезалежне зберігання даних, формування та перевірку фіскальних ознак, шифрування даних для передачі оператору фіскальних даних, а також розшифровування та аутентифікацію фіскальних документів. З середини 2017 року він повністю замінив ЕКЛЗ та фіскальну пам'ять у касових апаратах.

Усі існуючі фіскальні накопичувачі розрізняються за періодом дії та моделі. Необхідність використання тієї чи іншої ФН визначається характером роботи фірми та обраним режимом оподаткування. Це слід враховувати, оскільки порушення умов роботи з касовим апаратом можливе притягнення до відповідальності за ст. 14.5 КпАП РФ.

Які бувають ФН?

Купити ФН можна трьох варіацій (за терміном роботи):

Серед перерахованих варіантів можна застосовувати будь-який з усіма моделями кас із реєстру ККТ ФНП. Можливо, ви подумаєте, що можна купити будь-яку ФН для своєї каси, але насамперед зверніть увагу на ще кілька ключових аспектів:

Зараз на ринку у продажу є дві моделі накопичувача з різними версіями формату фіскальних даних:

Обидві моделі можна використовувати, але необхідно враховувати, що модель 1.0 підтримує тільки формати фіскальних документів (ФФД) версій 1.0 і 1.05, на відміну від моделі 1.1.

Реквізити чека за форматами встановлює наказ ФНП Росії від 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@ "Про затвердження додаткових реквізитів фіскальних документів та форматів фіскальних документів, обов'язкових до використання".

Крім версії фіскального накопичувача, потрібно враховувати можливість касового апарату по роботі з форматами чеків:

Який ФН купувати

ФН ЮЛ та ІП, що рекомендують, надають послуги або застосовують спецрежими УСН, ЕНВД, ПСН, ЕСХН 36 місяців, виключення:

• Сезонний режим роботи
• ОСНО+спецрежим
• Підакцизні товари
• Автономна робота

З яким терміном служби вибирати фіскальний накопичувач

Вибір фіскального накопичувача за критерієм терміну служби залежить від застосовуваної користувачем ККТ системи оподаткування.

Накопичувач, пристосований до роботи протягом 36 місяців, повинні застосовувати користувачі, які працюють на будь-якій із спеціальних систем оподаткування - УСН (у будь-якому різновиді - "доходи" або "доходи мінус витрати", ЕСХН, ЕНВД, ПСН). При цьому зазначеним суб'єктам господарювання необов'язково застосовувати накопичувачі із зазначеним терміном служби, якщо:

• вони здійснюють продаж підакцизних товарів;
• ведуть сезонну торгівлю;
• поєднують спецрежим і ОСН (тоді, коли це можливо);
• використовують онлайн-касу в режимі, який не передбачає зв'язку з ОФД.

Інші господарюючі суб'єкти — тобто платники на ОСН, можуть обрати абсолютно будь-який накопичувач — на 13, 15, 18 чи 36 місяців.

Основна причина небажання багатьох власників бізнесу купувати накопичувач на 36 місяців – його вартість. Вона становить близько 11 тис. рублів. Для порівняння — пристрій з терміном служби, що становить 13 місяців, коштуватиме 7,5 тис., майже в півтора рази дешевше.

При цьому багато користувачів ККТ, яким законом дозволено купувати будь-який накопичувач, вважають, що краще придбати пристрій на 36 місяців за принципом «довше пропрацює» (на перший погляд логічно — краще віддати 11 тисяч і користуватися пристроєм 3 роки, ніж тричі по 7, 5 тисяч за накопичувач із терміном служби 13 місяців). Цей підхід не завжди виправданий.

Справа в тому, що у всіх типів фіскальних накопичувачів приблизно однаковий (або принаймні порівнянний) обсяг флеш-пам'яті для запису фіскальних даних (на практиці розрахований приблизно на 200-250 тис. платіжних операцій на касі). А якщо зіставляти накопичувачі, наприклад, на 15 і 36 місяців — у багатьох випадках зовсім однаковий обсяг такої пам'яті.

Якщо каса застосовується в невеликому магазині з невисокою інтенсивністю купівельного трафіку, то, звичайно, вкрай малоймовірно, що цей ресурс флеш-пам'яті буде витрачений навіть за 3 роки. Але у мережевому супермаркеті його може не вистачити і на рік.

Таким чином, поряд з номінальним терміном служби накопичувачі можуть мати ще й фактичний термін служби - визначається виходячи з того, коли буде заповнена флеш-пам'ять.

Фіскальний накопичувач, у якого минув номінальний чи фактичний термін служби (у зв'язку із заповненням пам'яті), підлягає заміні. При цьому замінений накопичувач необхідно зберігати в організації протягом 5 років.

Інший критерій при виборі накопичувача - список підтримуваних версій ФФД.

Які версії ФФД має підтримувати ФН

Наказом ФНП № ММВ-7-20/229@ визначено 3 версії форматів фіскальних документів - 1,0, 1,05 та 1.1. Відмінності між ними зовсім невеликі і полягають вони, за великим рахунком:

• у кількості обов'язкових реквізитів на фіскальному документі, що створюється онлайн-касою відповідно до формату;
• у структурі таких реквізитів.

ФФД у версії 1.0 буде застосовуватись до кінця 2018 року. Після цього будуть легітимні тільки формати 1.05 і 1.1. Тому для коректного застосування форматів користувачеві ККТ необхідно:

• одразу придбати касу, яка оснащена накопичувачем, який підтримує ФФД 1.05 або 1.1 (або купувати такий накопичувач у рамках модернізації каси);
• доопрацювати до кінця 2018 року програмне забезпечення (прошивку) на касі так, щоб вона була пристосована до функціонування з використанням ФФД 1.05 або 1.1 — якщо ККМ налаштована на застосування ФФД 1.0.

Чи потрібно замінювати при доопрацюванні програмного забезпечення каси фіскальний накопичувач? Підстав говорити про це немає, оскільки будь-яка з наведених вище моделей накопичувачів підтримує, як мінімум, ФФД 1.05. І немає проектів нормативних актів, що широко афішуються, за якими даний формат, за аналогією з ФФД 1.0, підлягав би скасування в найближчому майбутньому.

Таким чином, якщо зараз накопичувач працює за ФФД 1.0, то його, як правило, без особливих складнощів можна в будь-який момент перевести на 1.05, а якщо підтримується ФФД 1.1, то можна і більш прогресивну версію формату.

Зрозуміло, якщо є можливість купити накопичувач, у якому гарантовано присутня підтримка ФФД 1.1, краще вибирати такий. Раптом законодавець щось несподівано змінить щодо встановлення зобов'язань щодо застосування форматів фіскальних документів.

Як перевірити ФН

У 54-ФЗ чітко визначено вимоги до фіскального накопичувача. Усі моделі вказані у Реєстрі фіскальних накопичувачів податкової служби.За допомогою сервісу перевірки ФН за заводським номером на сайті ФНП можна переконатися в легальності вашого пристрою.

Функції фіскального накопичувача

Основна функція фіскального накопичувача – представлення та онлайн передача чекових відомостей про кожен продаж у зручному та необхідному для ОФД вигляді.

Довгострокова енергонезалежна пам'ять накопичувача та принцип шифрування даних допоможе уникнути проблем, спричинених перебоями Інтернет-з'єднання. Навіть відсутність мережі навіть на якийсь час в один місяць не ускладнить всерйоз відносини власника каси та податкової.

Яка інформація зберігатиметься у фіскальній пам'яті

У фіскальній пам'яті зберігається така інформація:

• номер касового апарату
• ІПН підприємства
• реєстраційний номер
• дата реєстрації касового апарату
• номер ЕКЛЗ
• інформація щодо Z звітів:
  • дата Z звіту
  • номер Z звіту
  • загальна сума виручки за зміну
  • загальна сума повернень за зміну
  • контрольне число

  Фіскальний накопичувач: відмінності від ЕКЛЗ

  Фіскальний накопичувач	ЕКЛЗ
  Пам'ять 256 мб	Пам'ять – 4мб
  Підписує чек електронним підписом	—
  Шифрує інформацію перед передачею оператору	—
  Розшифровує повідомлення від оператора	—
  Зберігає чеки, дані про касирів, зміни та списки проданих товарів	Зберігає чеки, дані про касирів та зміни. не зберігає список проданих товарів.
  Потрібно купувати раз на 13,15 або 36 місяців	Обов'язково міняти раз на 13 місяців
  Бізнесмен змінює самостійно або звертається до цього рустехрому.	змінює фахівець
  Вся інформація передається відразу у фнс через інтернет	Раз на 13 місяців потрібно знімати свідчення та відносити у фнс

  Термін дії ФН обмежується тривалістю дії ключа фіскальної ознаки.Цей період буває в 13, 15 та 36 місяців, і фактично показує скільки максимум може працювати накопичувач у складі ККМ без заміни.

  У Федеральному законі 54-ФЗ чітко зазначено який тип цього технічного засобу, яким категоріям підприємців підходить.

  Фіскальний накопичувач на 36 місяців застосовується якщо дотримано п'яти умов.

  Це буває якщо компанія чи ІП

  • Не є платіжним агентом чи субагентом;
  • Працює на спеціальному режимі оподаткування, що не поєднаний з ОСНО;
  • Робота не має сезонного (тимчасового) характеру;
  • Чи не торгує підакцизними товарами;
  • Застосовує онлайн ККТ

  Можливі проблеми з фіскальним накопичувачем

  Помилки фіскального накопичувача, що з'явилися, виявляються в збоях в роботі, повідомленням на екрані або роздруківці чеків з відповідним кодом помилки. Усього може бути близько 20 помилок. На екрані висвітиться помилка в апараті від конкретного виробника, на чеку буде вказано універсальний код помилки.

  • Поширені помилки свідчать про порушення контактного підключення накопичувача до шлейфу онлайн каси (код 210, 211). При видачі такої помилки необхідно розкрити відсік і перевірити підключення до шлейфу. Також слід перевірити інтернет з'єднання, якщо залишилися ненадіслані чеки (237), а потім зняти звіт, щоб переконатися, що всі дані надіслані.
  • При невиправних помилках, наприклад, переповнення пам'яті (216), минув термін дії (215), слід закрити архів та замінити ФН за відповідними процедурами. Ці ж процедури доведеться зробити, якщо вичерпано ресурс криптопроцесора (234).
  • Неточності можуть стосуватися встановлення часу та дати (217). Слідкуйте за правильністю! Час і дата легко встановлюються.
  • Невірний номер фіскального накопичувача (225, 255) – потрібно перевірити номер та порівняти.
  • При занадто великих чеках, що перевищують обсяги пам'яті (232), краще розбивати їх на кілька частин.
  • Порушення транспортного сполучення ФН (233) усувається підключенням з'єднання та відправлення відповідної команди.
  • Якщо після останньої дати непереданого чека пройшло 30 календарних днів, фіскальна ознака перестає формуватися автоматично. В даному випадку доведеться налаштувати зв'язок із ОФД та передати всі документи.

  Після усунення помилок потрібно сформувати чек коригування, потім можна працювати в штатному режимі.

  Усунення проблем накопичувача за гарантією

  Експлуатація ФН залежить від терміну роботи діючих ключів фіскальної ознаки і протягом 12 місяців виконуються гарантійні зобов'язання. Існує кілька проблем із фіскальним накопичувачем, коли гарантійні зобов'язання не виконуються.

  1. Термін гарантії закінчився ще до активації (12 місяців).
  2. Порушено інструкцію щодо встановлення та введення в експлуатацію ФН, зафіксованої в документації ККТ.
  3. Повністю забитий архів ФН, проводилася заміна накопичувача та перереєстрація у податковій.
  4. Прилад неправильно експлуатувався. Перевищувалась напруга живлення апарату.
  5. Існують механічні пошкодження корпусу, зірвано захисну пломбу, етикетку. Апарат уже перереєструвався у податкових органах.
  6. Зафіксовано проникнення до електронної плати.

  Якщо прилад має підстави для гарантійного ремонту або гарантійної заміни, слід скласти заявку, вибравши гарантійну заміну ФН із зазначенням несправностей та обставин їхньої появи.

  Постачальнику техніки відправляється дефектний фіскальний накопичувач із паспортом та актом введення в експлуатацію.

  Обґрунтованість претензій визначається терміном до 15 днів. Проводиться технічна експертиза та складається акт, у якому зазначається прийняття чи відхилення претензії. Якщо претензію прийнято, власнику доставляється новий ФН.