Скільки потрібно зберігати Упд

Первинні облікові документи у світлі нового стандарту: від складання до зберігання

Наказом Мінфіну Росії від 16.04.2021 № 62н було затверджено новий стандарт ФСБО 27/2021 «Документи та документообіг у бухгалтерському обліку». Новий стандарт обов'язковий потрібно буде застосовувати з 1 січня 2022 р., але організації можуть ухвалити рішення щодо застосування цього стандарту до зазначеного терміну.

Розглянемо загальний порядок роботи із первинними обліковими документами, а також нововведення, встановлені ФСБО 27/2021.

Які вимоги законодавство пред'являє до первинних облікових документів

Первинні облікові документи підтверджують факт здійснення первинних операцій. Саме на їх основі відбиваються всі різноманітні операції, які здійснюються в компанії. Саме вони підтверджують обґрунтованість формування бухгалтерських результатів та податкових зобов'язань. За таких обставин вважати вимоги законодавства щодо оформлення первинних документів несуттєвими буде великою помилкою. Деякі недоліки, дійсно, не призведуть до серйозних наслідків, а ось за наявності інших документів можуть визнати недійсним, а господарську операцію — нереальною.

Таким чином, правильність оформлення первинних документів може суттєво вплинути на кінцевий фінансовий результат компанії. Щоб не допустити сумнівів щодо обґрунтованості облікових даних, не нарватися на податкові донарахування та штрафи, необхідно ретельно виконувати вимоги законодавства щодо оформлення первинних документів.

ФСБО 27/2021 встановлює вимоги до документів бухгалтерського обліку та документообігу у бухгалтерському обліку економічних суб'єктів, за винятком організацій бюджетної сфери.

Кожен факт господарського життя має бути оформлений первинним обліковим документом. При цьому документи бухгалтерського обліку повинні відповідати вимогам, встановленим Федеральним законом від 06.12.2011 № 402-ФЗ "Про бухгалтерський облік" (в ред. від 26.07.2019; далі - Федеральний закон № 402-ФЗ).

Не допускається прийняття до бухгалтерського обліку документів, якими оформляються факти господарського життя, що не мали місця, у тому числі що лежать в основі уявних і удаваних угод (п. 1 ст. 9 Федерального закону № 402-ФЗ).

Первинний обліковий документ слід складати під час скоєння факту господарського життя, а якщо це неможливо, безпосередньо після його закінчення.

Компанія "Металторг" займається реалізацією металопродукції.

При видачі коштів під звіт через касу у компанії оформляється видатковий касовий ордер — він виписується у момент здійснення операції.

А ось при відвантаженні металопродукції накладна виписується після здійснення операції. Це пов'язано з тим, що заздалегідь точну вагу продукції передбачити неможливо. І спочатку найменування, що реалізуються, зважуються, а потім уже бухгалтерія виписує відпускні документи.

Виписані первинні документи мають бути своєчасно здано до бухгалтерії для відображення у системі бухгалтерського обліку. При цьому відповідальність за об'єктивність та коректність даних, що містяться у виписаних документах, несуть не бухгалтери, які лише перевіряють та фіксують господарські операції, а особи, які оформили первинні документи.

При відпустці товарів зі складу фактично було відпущено 172 позиції у сумі 481 120 крб., тоді як у накладній на відпустку відбито 170 позицій у сумі 459 800 крб.

Бухгалтер прийняв здані екземпляри накладних та провів їх в обліку.

Несподівано проведена наступного дня інвентаризація виявила допущену нестачу в сумі 21320 руб. (481 120 руб. - 459 800 руб.).

Винною особою в такій ситуації є лише комірник, який відпустив товар і допустив зловживання, а не бухгалтер, який за поданими документами не міг виявити порушення.

Первинний обліковий документ складається російською, інакше він повинен мати підрядковий переклад. А у листі Мінфіну Росії від 19.11.2018 № 03-08-05/83170 встановлено ще й вимогу про нотаріальне засвідчення перекладу документа.

На кожному підприємстві головний бухгалтер чи інша посадова особа у письмовій формі може встановити свої особливості щодо порядку документального оформлення фактів господарського життя, подання документів (відомостей). Якщо такі вимоги є, то всі працівники компанії зобов'язані їх виконувати.

Первинний обліковий документ може складатися на паперовому носії та (або) у вигляді електронного документа, підписаного електронним підписом. Якщо документ складено у вигляді електронного документа, але потрібна паперова копія документа, то суб'єкт господарювання, який виписав документ, повинен надати паперовий екземпляр.

Зверніть увагу!

До бухгалтерського обліку первинний обліковий документ має прийматись один раз.

Записи в первинних документах повинні проводитися чорнилом, хімічним олівцем, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машин, засобів механізації та іншими засобами, що забезпечують збереження цих записів протягом часу, встановленого для їх зберігання в архіві. Забороняється використовувати для записів простий олівець.Вільні рядки у первинних документах підлягають обов'язковому прочерку[1].

Новий ФСБО 27/2021 дозволяє при складанні первинних облікових документів:

• оформляти кілька пов'язаних фактів господарського життя одним первинним обліковим документом;

• оформляти факти господарського життя, що тривають (нарахування відсотків, амортизація активів, зміна вартості активів і зобов'язань), а також повторювані факти господарського життя (постачання товару, продукції партіями в різні дати за одним довгостроковим договором) первинними обліковими документами, що складаються з періодичністю, що визначається економічним суб'єктом виходячи з суті факту господарського життя та вимоги раціональності.

• використовувати як первинні облікові документи документи, складені або отримані в процесі діяльності економічного суб'єкта, зокрема, для оформлення його цивільно-правових відносин з контрагентами, працівниками, державними органами, для управління економічним суб'єктом (зокрема, договір, касовий чек, квитанція про оплату, авансовий звіт, судовий акт, торговельний товарний рахунок) за умови, що зазначені документи містять усі встановлені Федеральним законом № 402-ФЗ обов'язкові реквізити первинного облікового документа.

Які реквізити обов'язково мають бути у первинному обліковому документі

Обов'язкові реквізити первинного облікового документа перераховані у п. 2 ст. 9 Федерального закону №402-ФЗ.

Так, первинний документ має містити:

• дату складання документа;

• найменування економічного суб'єкта, який склав документ;

• зміст факту господарського життя;

• величину натурального та (або) грошового виміру факту господарського життя із зазначенням одиниць виміру;

• найменування посади особи (осіб), яка вчинила (вчинили) угоду, операцію, та відповідальної (відповідальних) за її оформлення, або найменування посади особи (осіб), відповідальної (відповідальних) за оформлення події, що відбулася;

• підписи посадових осіб із зазначенням їх прізвищ та ініціалів чи інших реквізитів, необхідні ідентифікації цих лиц.

До уваги

Як дата складання первинного облікового документа зазначається дата його підписання особою (особами), яка вчинила (вчинила) угоду, операцію, та відповідальна за її оформлення, або особа, відповідальна за оформлення події (п. 8 ФСБО 27/2021).

Якщо дата складання первинного облікового документа відрізняється від дати вчинення факту господарського життя, що оформляється цим первинним обліковим документом, зазначається також інформація про дату вчинення факту господарського життя.

ТОВ «Креатив» відвантажило товари на адресу ТОВ «Віконт». Дата відвантаження - 06.09.2021.

У зв'язку з цим було виписано первинний обліковий документ - універсальний передавальний документ (УПД) СФ, заповнені всі необхідні реквізити.

Відповідно до ФСБО 27/2021 у разі, якщо у первинному обліковому документі зазначені обов'язкові реквізити іншого документа, що містить інформацію про факт господарського життя, слід зазначити та інформацію, яка дозволить ідентифікувати відповідний виправдувальний документ.

Первинний документ складено з порушенням, містить не всі обов'язкові реквізити. Він недійсний?

Згідно з листом ФНП Росії від 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ «Про відсутність податкових ризиків при застосуванні платниками податків первинного документа, складеного на основі форми рахунку-фактури» фактичний статус документа визначається наявністю/відсутністю в ньому всіх обов'язкових показників, встановлених Федеральним законом № 402-ФЗ щодо первинних облікових документів.

Якщо інформація, що міститься у рядках документа, не дозволяє достовірно та повно визначити значення обов'язкових показників первинного облікового документа, то висновок про невідповідність документа вимогам законодавства необхідно робити з урахуванням можливої наявності у документі додаткової інформації у полях, запроваджених платником податків самостійно.

[1] Положення про документи та документообіг у бухгалтерському обліку, затверджене Мінфіном СРСР 29.07.1983 № 105 (діє до 01.01.2022).

Д. В. Кислов,
канд. екон. наук

Матеріал публікується частково. Цілком його можна прочитати в журналі «Довідник економіста» № 9, 2021.

Дізнатись більше:

Термін зберігання первинних документів, у тому числі в електронному вигляді

Будь-який бухгалтер знає, що це первинні документи потрібно зберігати певний період. У великих компаніях є спеціальні архіви для зберігання папок з бухгалтерськими документами. З появою електронного документообігу певну частину документів можна не виводити на друк, а зберігати в електронному вигляді. Незалежно від обраного способу зберігання первинної документації, потрібно працювати відповідно до встановлених законом термінів. Про них і розповімо нижче.

Загальна інформація про терміни зберігання первинних документів міститься у ст. 29 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ.Ця частина законодавчого акта свідчить, що зберігати первинку потрібно щонайменше п'ять років. Термін може бути й вищим — а який саме термін зберігання у конкретного документа, підкаже Наказ Мінкультури РФ від 25.08.2010 № 558. У цьому документі є таблиця зі строками зберігання первинних бухгалтерських документів, податкових регістрів, кадрових документів та іншої документації. У таблиці представлено 1003 позиції зі строками за видами документів.

Термін зберігання первинних документів у бухгалтерії у 2017 році не змінився.

Майте на увазі, що термін зберігання первинних документів у бухгалтерії відраховується не з дати складання документа, а з початку нового звітного року (лист Мінфіну РФ від 19.07.2017 № 03-07-11/45829).

Наприклад, накладна складена 24.08.2017. За правилами мінімальний термін зберігання дорівнює п'яти рокам. Отже, таку накладну не можна знищити раніше, ніж 01.01.2023.

Термін зберігання деяких документів залежить від факту проведення перевірки. Наприклад, авансові звіти слід зберігати п'ять років. Якщо цей період податківці їх перевіряли, термін збільшується (п. 362 Наказу Мінкультури РФ від 25.08.2010 № 558).

Максимальний термін зберігання встановлено для документів з кадрів (накази, картки на співробітників), різних зарплатних документів. Зберігати такі документи потрібно щонайменше 75 років.

Переходьте на ЕДО

Почніть обмінюватися документами з контрагентами онлайн

Термін зберігання електронних документів

Закон свідчить, що первинку можна оформити у паперовому вигляді та в електронному (ч. 5 ст. 9 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ). Якщо електронний документ оформлений з дотриманням законодавства, на нього поширюються ті ж самі терміни зберігання, що й для паперового варіанту.

Не існує єдиної програми для зберігання документів в електронному вигляді. Так, платіжні доручення можуть зберігатися в банківській системі клієнт-банк. зберігання електронних документів можливо у спеціальному електронному архіві або у хмарі. Зберігати електронні документи можна по-різному, завдання головбуха забезпечити їх збереження і читання навіть через роки.

Отже, підіб'ємо підсумки. На питання про те, який мінімальний термін зберігання первинних облікових документів можна відповісти — п'ять років. облікової політики.

УПД для бізнесу: правила використання та порядок оформлення

Універсальний передатний документ (УПД) скорочує документообіг. Його можна виписувати замість рахунку-фактури та деяких інших передатних документів.

Що таке УПД та як його оформити

Документ потрібен для обліку фінансової та господарської діяльності підприємства.

У паперовому варіанті документ можна оформляти за допомогою рекомендованого ФНП шаблону або розробити свій варіант.

Шаблон для ЕДО можна завантажити з наказу ФНП. Його обов'язково повинні оформлювати ІП та юридичні особи, пов'язані з купівлею або продажем товарів, що простежуються. Для решти бізнесу питання про застосування УПД має добровільний характер.

Нагадаємо, що простежуваними називають товари, які потрапляють на територію РФ із країн ЄАЕС:

побутові та промислові холодильники, морозильники, камери;
спецтехніка (будівельна, вантажна);
прилади для прання та сушіння білизни;
монітори, проектори та ін.

УПД замінює відразу два документи: з одного боку, рахунок-фактуру, а з іншого – акт виконаних робіт, акт про приймання-передачу об'єкта основних засобів (ОС-1) або товарну накладну (ТОРГ-12, М-15). Зазначимо, що товарно-транспортна накладна (ТТН) до цього списку не входить, її доведеться оформляти окремо.

Коли можна і не можна застосовувати УПД

ФНП перерахувала всі види угод, для яких дозволено використання цього документа:

відвантаження чи доставка товарів покупцю;
передача майнових прав, зокрема. на нематеріальні активи;
отримання результату наданих послуг чи виконаних работ.

Наприклад, УПД можуть оформляти підприємства, які виготовляють меблі, проектують житлові будинки або розробляють дизайн для сайтів.

Закон забороняє застосування УПД:

як заміну рахунку-фактурі – тобто коли сторонам не потрібні будь-які передавальні папери;
при отриманні передоплати чи авансу;
при угодах з алкогольної продукції – бізнес у разі зобов'язаний оформити товарно-транспортну накладную;
якщо у договорі з контрагентом зазначений інший первинний документ – однією з умов застосування УПД вважається згода обох сторін на використання саме цього формату.

Останній пункт пояснимо на прикладі. ТОВ «Лідер» виробляє та продає дерев'яні меблі. У договорі з покупцем ІП Петровим прописано, що продавець зобов'язаний відвантажити товар до 1 вересня, а також передати покупцеві рахунок-фактуру та товарну накладну. Оскільки перелік документів прямо обумовлений у договорі, замінити рахунок-фактуру та накладну на УПД не вийде.

Як заповнити форму УПД

Податкова підготувала докладні інструкції. За правилами документ формують у день передачі товарів покупцю чи приймання виконаних робіт. Документ обов'язково має включати такі реквізити:

статус – вказує, які інші папери замінює собою цей УПД;
номер – у бухобліку нумерацію проводять так, якби прийшов звичайний рахунок-фактура;
реквізити обох сторін:
адреси одержувача та відправника вантажу (якщо заплановано відвантаження або доставку відповідно);
коди та найменування товарів (послуг, робіт), вартість, ПДВ, підсумкову суму.

Існує два види статусу.

Статус 1. Застосовується, якщо УПД замінює собою 2 документи (наприклад, рахунок-фактуру та товарну накладну), а продавця звільнено від ПДВ (наприклад, при використанні ОСН). Кожна сторона в обов'язковому порядку проводить реєстрацію документа: у Книзі продажів або Книзі покупок відповідно. Посередники реєструють документ за аналогією з іншими рахунками-фактурами.
Статус 2. Проставляється, якщо УПД оформляють замість якогось одного документа – накладної, акта та ін. Статус призначений для бізнесу на спеціальних режимах, а також при відображенні операцій без ПДВ. Для цілей бухобліку такі документи до спеціальних книг вносити не потрібно.

Підпис на УПД ставить керівник (чи сам ІП), бухгалтер чи співробітник, якого заздалегідь оформили відповідну доручення.Обов'язково потрібно вказати посаду того, хто підписав. Друк можна не ставити, якщо всі інші реквізити вказані у повному обсязі.

Якщо при оформленні припущено помилку, потрібно:

Підготувати виправлений варіант УПД та присвоїти йому той самий номер.
У рядку 1a вказати дату коригування.

У разі, якщо недоліки мають суворий характер, чи надійшли претензії із боку покупця слід сформувати УКД – універсальний коригувальний документ.

Перехід на УПД: покрокова інструкція

Якщо ви вирішили оптимізувати документообіг, потрібно:

Вибрати формат УПД – паперовий чи електронний. Від цього залежить, яку форму використовувати – рекомендовану ФНП чи власної розробки.
Відобразити перехід на УПД в обліковій політиці підприємства.
Погодити новий формат документообігу з контрагентом, відобразити наміри сторін у договорі.
Організувати зберігання УПД: за загальними правилами такі документи незалежно від їх формату (паперовий чи електронний) зберігають 5 років. Податкова може зажадати УПД, а за його відсутності – виписати штраф у вигляді 200 крб. за кожний відсутній документ.

Якщо у вас кілька контрагентів, то питання переходу на УПД потрібно узгодити з кожним із них.

Коротко для підприємця

Працюючи з фізичними особами УПД оформляти зайве.

За допомогою УПД у бухгалтерському обліку підтверджують витрати (при розрахунку податкової бази) та відрахування з ПДВ.

Містить обов'язкові реквізити всіх паперів, які замінює: рахунки-фактури та передавального документа.

В обов'язковому порядку УПД в ЕДО використовують ті, хто працює з товарами, що підлягають простежуванню.

УПД статус 1 замінює рахунок-фактуру та передавальний документ, УПД статус 2 – лише передавальний документ.