Терміни та правила зберігання документів в організації

Усі підприємства міста і ІП зобов'язані зберігати оригінали документів, зокрема документів з особового складу, протягом нормативно встановлених термінів зберігання. Ця вимога ч. 1 ст. 17 Федерального закону від 22.10.2004 №125-ФЗ «Про архівну справу…». Розповідаємо у статті про правила та терміни зберігання документів в організації.

Навіщо треба зберігати документи

Кожен документ в організації підтверджує якийсь факт її діяльності та може бути використаний як доказ під час наглядових перевірок у суді. Наприклад, розрахункові листки та платіжні доручення обґрунтовують правильність нарахування працівникові зарплати, її своєчасну виплату. Табелі обліку робочого дня підтверджують фактично виконану роботу.

У цьому юридичну значимість мають лише оригінали записів, підписані уповноваженими особами. Усі документи можуть вступати до компанії або формуватися в ній у паперовому чи електронному вигляді. І в такому форматі їх потрібно зберігати. Роздрукований електронний документ це вже не оригінал. Як і цифровий скан паперового носія.

Трудова інспекція, податкова, суди можуть запросити оригінали документів. Копії вони можуть не сприйняти як докази. Про це нагадав Мінфін РФ у листі від 31.07.2023 №03-03-06/1/71588.

Важливо! Зберігання документів в організації організують відповідно до Правил, затв. Наказом Росархіву від 31.07.2023 № 77 (Далі - Правилами № 77). Керівник призначає спеціаліста з архівної справи (архіваріуса) або створює спеціальний підрозділ, який займатиметься цією роботою.

Документи постійного зберігання та тимчасового зберігання

У кожного документа, залежно від інформації, що міститься в ньому, є свій термін зберігання. Він встановлюється федеральними законами та іншими нормативними актами.

Інформація щодо термінів зберігання управлінських документів систематизована у Переліку, утв. Наказом Росархіву від 20.12.2019 № 236 . Інструкцію із застосування цього списку наведено в Наказі Росархіву від 20.12.2019 № 237 .

Так, за термінами зберігання документи бувають:

Терміни тимчасового зберігання становлять 1 рік, 3 роки, 5 років, 6 років, 10 років, 15 років, 45 років, 50 років або 75 років. Визначити їх можна, знайшовши відповідний вид документа у Переліку №236.

Наприклад, службові записки про порушення правил внутрішнього трудового розпорядку зберігають 1 рік; довідки про преміювання працівників – 5 років; табелі обліку робочого часу "шкідників" - 50 або 75 років, якщо вони закінчені діловодством до 2003 року.

Документи постійного зберігання — це ті, за якими стоїть термін «постійно» у Переліку № 236. Перші 10 років вони перебувають у самій організації, та був їх передають у державний чи муніципальний архів. До документів постійного зберігання відносяться, наприклад, колективний договір, галузеві угоди, бухгалтерська звітність, статут компанії.

Важливо! Строки зберігання рахують з 1 січня року, наступного за роком завершення документа діловодством. Наприклад, табель обліку робочого часу «гарячого цеху» за жовтень 2023 року треба заощаджувати 50 років, починаючи з 1 січня 2024 року.

Порядок зберігання документів

Перерахуємо основні правила за Наказом Росархіву №77.

Усі документи, що утворюються в управлінській діяльності, повинні бути систематизовані за видом та терміном зберігання. Для цього використовується номенклатура справ . Відповідно до неї документи підшивають по папках, передають до архіву.Вона складається щороку. З номенклатури справ структурних підрозділів формують номенклатуру справ організації.

Зберігання документів в організації буває поточним та архівним. Не завершені діловодством записи: журнали, договори тощо перебувають у структурних підрозділах, що їх ведуть. Там зберігаються тимчасові, з терміном зберігання до 10 років включно, документи. Їх потрібно захистити від пошкодження та доступу до них неуповноважених осіб.

В архів організації передають документи постійного зберігання та термін зберігання понад 10 років. Це роблять не раніше ніж через 1 рік і не пізніше, ніж через 3 роки після завершення справ у діловодстві. У виняткових випадках на архівне зберігання можна передавати тимчасові до 10 років документи, якщо немає можливості їх тримати в структурному підрозділі.

До електронних записів також є свої вимоги. Їх зберігання організують відповідно до розділу Х Правил №77.

Помилки під час зберігання кадрових документів

1. Немає відповідальних за архівне діловодство. Роботу зі складання номенклатури справ, підшивання паперів та ведення архіву доручають усім співробітникам за принципом «хто вільний». Через війну оригінали документів губляться чи виникають інші порушення під час зберігання, які несе відповідальність керівник.

Рішення: розподілити обов'язки з архівного діловодства наказом та закріпити їх у посадових інструкціях конкретних співробітників.

2. Не дотримуються термінів зберігання документів. Як правило, це пов'язано з недостатньою кваліфікацією діловодів.

Рішення: провести навчання співробітників, наприклад, на нашому міні-курсі «Архів документів з особового складу» .

3. Не дотримуються умов зберігання. Це найбільша група порушень.Сюди входять відкритий доступ до конфіденційних документів; недотримання режиму температури та вологості в приміщенні архіву, що призводить до псування паперових справ тощо.

Рішення: розробити положення про архів організації, в якому прописати всі правила зберігання документів; ознайомити із ним відповідальних співробітників.

4. Оригінали знищуються не вчасно або без актування. Для документів є свій порядок списання. Спершу проводиться експертиза цінності, а саме знищення оформляється актом.

Рішення: дивіться пункти 2 та 3.

За помилки у веденні архівного діловодства компанію та її керівника можуть притягнути до адміністративної відповідальності.

Як покарають організацію за порушення правил зберігання документів

Компанію можуть перевірити Росархів, Роскомнагляд, податкова інспекція, ГІТ. У випадку відповідальність порушення правил зберігання архівних документів встановлено ст. 13.20 КпАП РФ. Це попередження чи штраф:

• на фізичну особу - від 1 000 до 3 000 рублів;
• на посадову особу - від 3 000 до 5 000 рублів;
• на юрособу - від 5 000 до 10 000 рублів.

Покарання буде жорсткішим, якщо порушити законодавчо встановлені правила зберігання документів. Компанію можуть притягнути до відповідальності за ст. 13.25 КпАП РФ, де штрафи сягають до 300 000 рублів.

Читайте на сайті статті на тему