Які пункти мають бути у посадовій інструкції

Найчастіше у трудовому договорі вказують лише назву посади та найзагальніші обов'язки, а більшість обов'язків керівник пояснює співробітнику особисто. Це може працювати, поки бізнес стикається з лояльними та відповідальними людьми.

Якщо співробітник вирішить проігнорувати розпорядження начальника та відмовиться виконувати роботу, якої немає у трудовому договорі, бізнес нічого не зможе зробити: адже ніде такий обов'язок не вказаний.

Щоб цього не сталося, роботодавець може скласти посадову інструкцію. Розповідаємо, навіщо вона потрібна та як її оформити.

Посадова інструкція – це не обов'язковий документ, у трудовому кодексі вона не згадується. Трудове право розглядає її як локальний нормативний акт, який допомагає зробити відносини між працівником та роботодавцем більш конкретними.

У посадовій інструкції вказують, які у працівника є обов'язки, кому він підпорядковується, на що має право та яку відповідальність несе за порушення трудової дисципліни.

Наявність такої інструкції є вигідною обом сторонам: працівник розуміє, що може і чого не може вимагати від нього роботодавець, а роботодавець застрахований на випадок, якщо працівник вирішить ухилятися від виконання посадових обов'язків.

Посадова інструкція може бути індивідуальною та типовою.

Індивідуальна інструкція У ній пишуть ім'я конкретного працівника та обов'язки, які він має виконувати на робочому місці. Така інструкція стане в нагоді, якщо кілька співробітників працюють на однакових посадах, але виконують різні завдання.

Олег та Денис — робітники в автомайстерні, у трудових книжках в обох написано «автомеханік». Але Олег спеціалізується на шиномонтажних роботах, а Денис – на ремонті двигунів та електроніки. Олег не може ремонтувати двигуни — не вистачає кваліфікації, а відправляти Дениса міняти шини нераціонально: його робочий час коштує дорожче.

Щоб було зрозуміло хто чим займається, для кожного з них потрібно скласти окрему посадову інструкцію. У такому разі Олега не змусять лізти під капот, а Дениса не звільнять, якщо він відмовиться переставляти колеса.

Типова інструкція. Стане в нагоді, якщо всі співробітники на одній посаді взаємозамінні і виконують ті самі завдання.

На будівництві працюють десять різноробів: носять будматеріали, кабелі, штраблять стіни і укладають цеглу. Кожен із них має вміти робити те саме, що й інші. Їх можна скласти типову інструкцію. Працівники знатимуть, на що вони підписуються, а роботодавець зможе відмовитись від послуг тих співробітників, які не виконують жодного з видів робіт.

У яких випадках потрібна індивідуальна інструкція, а в яких типова, вирішує роботодавець.

У посадовій інструкції для бізнесу немає суворої форми. Вона передбачена лише для чиновників, військовослужбовців та співробітників держкомпаній.

Найчастіше структура належної інструкції така:

• заголовок;
• загальні положення;
• посадові обов'язки;
• права;
• відповідальність;
• взаємодія.

Заголовок. Тут пишуть назву організації чи прізвище, ім'я та по батькові ІП, дату затвердження інструкції та посаду співробітника, який її затверджує. Це може зробити ІП, директор компанії або будь-який співробітник на його наказ.

Загальні засади. У цьому розділі вказують, хто призначає та звільняє працівника, яке у нього має бути освіта та досвід, що він повинен знати, яких правил трудового розпорядку повинен дотримуватись і хто замінює його під час відпустки та хвороби.

Функції та посадові обов'язки. Тут потрібно докладно описати, чим саме працівник займається. Краще писати конкретно, без загальних фраз: кондитер пече торти та робить десерти відповідно до карт страв; редактор пише тексти на тематику, доручену шеф-редактором; офіс-менеджер замовляє канцелярські товари та організує робочі місця співробітників.

Права. Що співробітник може вимагати від інших у своїх посадових обов'язків. Наприклад, яке канцелярське приладдя він може попросити у секретаря і які завдання може ставити людям в інших відділах, якщо безпосередньо йому виконавці не підкоряються.

Відповідальність. За що працівник відповідає: наприклад, своєчасне замовлення обладнання та комплектуючих.

Взаємодія. До кого та з яких питань співробітник може звертатися і кому він підпорядковується. Наприклад, щоб отримати довідки, потрібно звернутися до помічника головного бухгалтера, а по роз'яснення завдань — до керівника підрозділу.

Щоб затвердити посадову інструкцію, потрібні два підписи — працівник і роботодавець. Так працівник погоджується з тим, що виконуватиме прописані в інструкції обов'язки, а роботодавець підтверджує, що створить необхідні умови та не вимагатиме більшого.

Часто роблять так: на титульній сторінці у правому верхньому кутку ставлять гриф «Стверджую», де підписується роботодавець, а працівник підписується наприкінці документа.Але це не обов'язково: обидві сторони можуть поставити підписи на останній сторінці або на кожній сторінці в інструкції, щоб ніхто не міг замінити сторінки в документі.

Разом із юристом ми підготували для вас кілька шаблонів посадової інструкції. Ви можете завантажити універсальний зразок або скористатися типовою інструкцією:

• для бухгалтера;
• для головного бухгалтера;
• для діловода;
• для менеджера з продажу;
• для спеціаліста з кадрів;
• для касира;
• для комірника;
• для кухаря;
• для спеціаліста з охорони праці;
• для юриста;
• для головного інженера;
• для інженера;
• для водія;
• для вчителя;
• для системного адміністратора;
• для економіста;
• для завідувача складу;
• для механіка;
• для вихователя;
• для офіс-менеджера.

1. Посадова інструкція — це документ, де детально прописані всі обов'язки працівника.
2. Інструкція може бути типовою – для посади, або індивідуальною – для конкретної людини.
3. Щоб затвердити посадову інструкцію, її мають підписати дві особи: працівник, який її виконуватиме, та керівник компанії чи ІП або уповноважений ними представник.
4. Правильно оформлена посадова інструкція може стати вирішальним аргументом під час спору у трудовій інспекції чи суді.

Збірник посадових інструкцій

До обов'язків роботодавців входить оформлення різної кадрової документації. У нашій консультації ми розповімо про те, що таке посадова інструкція, як її скласти, і чи роботодавець повинен видавати посадові інструкції. Крім того, ви зможете ознайомитись із зразками посадових інструкцій.

Що таке посадова інструкція

Посадова інструкція – це внутрішній організаційно-розпорядчий документ, що містить конкретний перелік посадових обов'язків працівника з урахуванням особливостей організації виробництва, праці та управління, а також його прав та відповідальності (Лист Роструда від 30.11.2009 N 3520-6-1).

Для яких цілей використовується

Відразу хочемо зазначити, що у загальному випадку законодавством не встановлено обов'язків роботодавця з видання посадових інструкцій. Адже трудова функція працівника має бути розкрито у його трудовому договорі (ст. 57 ТК РФ). Проте складати посадові інструкції рекомендується тоді, як у трудовому договорі не розкрито трудові обов'язки працівника.

До речі, на думку Роструда, посадові інструкції мають сенс розробляти за кожною посадою, яка є у штатному розкладі роботодавця. А відсутність посадової інструкції часом заважає роботодавцю (Лист Роструда від 09.08.2007 N 3042-6-0):

• обґрунтовано відмовити у прийомі на роботу. Адже саме у посадовій інструкції можуть бути додаткові вимоги, пов'язані з діловими якостями працівника;
• об'єктивно оцінити діяльність працівника у період випробувального терміну;
• розподілити трудові функції між працівниками;
• тимчасово перевести працівника на іншу роботу;
• оцінити сумлінність та повноту виконання працівником трудової функції.

Зазвичай посадові інструкції складаються з урахуванням кваліфікаційних показників, які у кваліфікаційних довідниках, наприклад, у Кваліфікаційному довіднику посад керівників, фахівців та інших службовців (утв. Постановою Мінпраці Росії від 21.08.1998 N 37).Якщо йдеться про робочі посади, то при складанні посадової інструкції використовується єдиний тарифно-кваліфікаційний довідник робіт та професій робітників. Крім того, гарною підмогою при складанні посадових інструкцій є профстандарти.

Посадова інструкція може бути оформлена окремим документом або бути додатком до трудового договору.

Тепер давайте зупинимося на зразковій структурі посадової інструкції.

Загальні положення

У цьому розділі зазвичай вказується:

• до якої категорії посад належить посада, на яку складається дана посадова інструкція (наприклад, до категорії керівників);
• які вимоги пред'являються до працівника, який претендує на конкретну посаду (рівень освіти, досвід роботи тощо);
• які знання повинен мати працівник, щоб обіймати цю посаду.

Завдання та функції

Як стає зрозуміло з назви, у цьому розділі прописуються завдання та функції працівника, який обіймає відповідну посаду.

Обов'язки

Цей розділ призначений докладного описи посадових обов'язків працівника. Чим детальніше ви все розпишіть, тим менше потім розбіжностей може виникнути між вами та працівником з приводу того, що має робити працівник.

У цьому розділі перераховуються права працівника у його посади. Наприклад, зазначається, які документи має право підписувати працівник.

Відповідальність

Вказується, якої відповідальності може бути притягнуто працівник за наявності тих чи інших порушень, наприклад, за неналежні виконання своїх трудових обов'язків або у разі скоєння злочинів під час виконання посадових обов'язків.

Взаємини

У цьому розділі прописується порядок взаємодії працівника з іншими працівниками, з підрозділами роботодавця, з контрагентами і т.д. , у які терміни він має це робити.

Крім того, у розділі «Взаємини» можна прописати, кого заміщає працівник і ким заміщається сам у разі своєї відсутності.

Обов'язкові реквізити

Посадова інструкція затверджується керівником організації.

• гриф затвердження («ЗАТВЕРДЖУЮ»);
• найменування посади керівника (генеральний директор, президент тощо);
• підпис керівника;
• ПІБ керівника;
• дата затвердження.

Також на посадовій інструкції вказується найменування організації.

Як правило, на посадовій інструкції ставлять свої візи:

• розробник інструкції;
• працівник кадрової служби;
• працівник юридичної служби;
• безпосередній начальник працівника.

З посадовою інструкцією працівник може бути ознайомлений під розпис прийому працювати, тобто до підписання трудового договору (ст. 68 ТК РФ).

Як внести зміни до посадової інструкції

Порядок внесення змін до посадової інструкції залежить від того, тягне ця зміна обов'язкових умов трудового договору чи ні.

Зміна посадової інструкції не тягне за собою зміни обов'язкових умов трудового договору.

У цьому випадку роботодавцю зручніше затвердити нову редакцію посадової інструкції та ознайомити з нею працівника під розпис (Лист Роструда від 31.10.2007 р. N 4412-6).

Зміна посадової інструкції тягне за собою зміну обов'язкових умов трудового договору.

У цій ситуації роботодавцю необхідно заручитися згодою працівника такі зміни (ст. 72 ТК РФ). Угода про зміну умов трудового договору укладається між роботодавцем та працівником у письмовій формі. Відповідно зміни до посадової інструкції можуть бути внесені лише після отримання згоди від працівника. При цьому, якщо посадова інструкція є додатком до трудового договору, має сенс вносити зміни одразу і до договору, і до інструкції шляхом підготовки додаткової угоди (Лист Роструда від 31.10.2007 N 4412-6).

Нагадаємо, що є випадки, коли для зміни певних умов трудового договору згода працівника не потрібна. Наприклад, таке можливе, коли з причин, пов'язаних із зміною організаційних чи технологічних умов праці, певні сторонами умови трудового договору не можуть бути збережені (ст. 74 ТК РФ). Щоправда, у разі зміни трудовий функції працівника однаково знадобиться його згоду.

У яких випадках посадова інструкція є обов'язковою

Як ми вже сказали вище, роботодавець не зобов'язаний складати посадові інструкції. Але, як відомо, із будь-якого правила є винятки. Так, наприклад, у Законі про приватну детективну та охоронну діяльність у РФ прямо прописано, що дії приватних охоронців на об'єктах охорони регламентуються посадовою інструкцією (ст. 12.1 Закону РФ від 11.03.1992 N 2487-1).При цьому законодавством встановлено типові вимоги до посадової інструкції приватного охоронця (Додаток до Наказу Росгвардії від 19.10.2020 р. N 419).

Також належні інструкції мають бути розроблені для персоналу фізичного захисту структурних підрозділів ядерного об'єкта (п. 105 Федеральних норм та правил, затв. наказом Ростехнагляду від 08.09.2015 N 343).

Збірник посадових інструкцій

На нашому сайті в розділі «Форми» ви знайдете зразки посадових інструкцій для різних посад. Крім того, там ви зможете завантажити бланки цих посадових інструкцій.

У вищезгаданому розділі, наприклад, представлені:

• посадова інструкція генерального директора;
• посадова інструкція головного бухгалтера;
• посадова інструкція бухгалтера-касира;
• посадова інструкція програміста;
• посадова інструкція секретаря;
• посадова інструкція водія;
• Посадова інструкція менеджера.

• Головна
• Правові ресурси
• Добірки матеріалів
• Обов'язкові розділи посадової інструкції

Обов'язкові розділи посадової інструкції

Добірка найважливіших документів на запит Обов'язкові розділи посадової інструкції (Нормативно-правові акти, форми, статті, консультації експертів та багато іншого).

• Посадова інструкція:
• Агент із постачання посадова інструкція
• Адміністратор готелю
• Внесення змін до посадового регламенту
• Лікар клінічної лабораторної діагностики посадова інструкція
• Гальванік посадова інструкція
• Показати все

• Посадова інструкція:
• Агент із постачання посадова інструкція
• Адміністратор готелю
• Внесення змін до посадового регламенту
• Лікар клінічної лабораторної діагностики посадова інструкція
• Гальванік посадова інструкція
• Показати все

Статті, коментарі, відповіді на запитання

Зареєструйтесь та отримайте пробний доступ до системи КонсультантПлюс безкоштовно на 2 дні

Стаття: Посадова інструкція працівника у питаннях та відповідях
(Суховська М.Г.)
(«Головна книга», 2021, N 14) Які розділи мають бути у посадовій інструкції?

Зареєструйтесь та отримайте пробний доступ до системи КонсультантПлюс безкоштовно на 2 дні

Запитання: Як скласти журнал реєстрації посадових інструкцій?
(Консультація експерта, Мінпраця Росії, 2023) За своєю структурою журнал є книгою фіксації документів і відноситься до категорії реєстраційних облікових форм. На нашу думку, журнал реєстрації посадових інструкцій має складатися з титульного листа (обкладинка журналу), основного розділу та зворотної сторони.

Нормативні акти

Зареєструйтесь та отримайте пробний доступ до системи КонсультантПлюс безкоштовно на 2 дні

Наказ Ростехнагляду від 07.02.2012 N 85
(Ред. Від 03.06.2013)
«Про затвердження федеральних і правил щодо використання атомної енергії «Вимоги до програм забезпечення якості об'єктів використання атомної енергії»
(разом із «НП-090-11…»)
(Зареєстровано в Мін'юсті Росії 19.03.2012 N 23509) Розділ повинен містити положення про обов'язкову наявність у посадових інструкціях персоналу та (або) в інших документах організації вимог до обов'язків персоналу, його кваліфікації, обсягів знань та навичок.

Зареєструйтесь та отримайте пробний доступ до системи КонсультантПлюс безкоштовно на 2 дні

Наказ Ростехнагляду від 13.02.2017 N 53
«Про затвердження федеральних норм і правил у сфері використання атомної енергії «Вимоги до змісту звіту щодо обґрунтування безпеки блоку атомної станції з реактором типу ВВЕР»
(Разом з «НП-006-16. Федеральні норми та правила ...»)
(Зареєстровано в Мін'юсті Росії 10.05.2017 N 46663) Розділ повинен містити інформацію про наявність у посадових інструкціях персоналу та (або) в інших документах експлуатуючої організації вимог до обов'язків персоналу, його кваліфікації, обсягів знань та навичок.

Як правильно скласти посадову інструкцію і для чого вона потрібна

Якщо роботодавець лише усно пояснить своєму підлеглому його робітник, то велика ймовірність надалі зіткнутися з відмовою працівника виконувати ті чи інші службові обов'язки. Посадова інструкція допоможе унеможливити подібний поворот подій. Розглянемо нюанси складання посадової інструкції, за ким закріплено розробку посадових інструкцій, приклади судової практики, коли такий документ допоміг компанії виграти справу, а також зразки посадових інструкцій для деяких позицій.

Що таке посадова інструкція?

Посадова інструкція – це офіційний папір, де чітко зафіксовано основні службові обов'язки, вимоги до роботи, порядок підпорядкування, права та відповідальність спеціаліста, який обіймає певну посаду.

Посадові інструкції можуть розроблятися під потреби компанії загалом, для низки працівників, які працюють на однакових позиціях, і під якогось окремого спеціаліста.

Чи є обов'язковими посадові інструкції в компанії?

Для працівників структур, що належать до державної служби (прокуратура, уряд, ФАС тощо), посадовий регламент має бути встановлений в обов'язковому порядку.Що він містить, докладно написано у статті 47 Закону 79-ФЗ «Про державну цивільну службу РФ». Цей папір затверджує представник наймача, і він є частиною адміністративного регламенту держоргану.

Для решти компаній посадова інструкція – це документ, який роботодавець складає виключно за власним бажанням, До обов'язкових він не належить. Якщо роботодавець не хоче розробляти посадові інструкції працівників, йому потрібно передбачити докладний опис їхнього функціоналу, вимог до посади в тексті трудового договору (далі – ТД).

У якій формі може бути прописані службові обов'язки?

Службові обов'язки можуть бути прописані як у вигляді окремого документа, так і як додаток до ТД.

Якщо роботодавець вибрав варіант оформлення посадової інструкції у вигляді самостійного документа, потрібно, щоб у ТД було вказано посилання на нього. Наприкінці тексту посадової інструкції співробітник ставить візу, підтверджуючи цим факт ознайомлення та згоди з усіма пунктами, інструкції.

Якщо інструкція – це папір, що є додатком до ТД, не забудьте зробити його у тому кількості екземплярів, як і ТД, тобто у двох.

Посадові інструкції працівників впроваджують багато керівників компаній, оскільки можливість їх розробляти та використовувати як додаток до ТД або як самодостатній документ обґрунтований Трудовим Кодексом (див. ч.2 ст. 57).

Види посадових інструкцій

Посадова інструкція може бути:

1. Індивідуальна – документ, розроблений та складений для певного спеціаліста та під його робочий функціонал. Його головна відмінна риса в тому, що в ньому вказані ПІБ спеціаліста та його посада.
2. Типова посадова інструкція – документ, написаний на будь-якій посаді без прив'язки до певної людини і, відповідно, не містить жодних даних про ПІБ.

Давайте розглянемо на прикладах, за яких обставин який вид інструкції вибрати.

Отже, у відділі зв'язків із громадськістю керуючої компанії працюють два провідні фахівці з роботи зі зверненнями громадян – Оксана та Христина. Оксана відповідає на дзвінки, що надходять на «гарячу лінію», а Христина відпрацьовує звернення, які прийшли на електронну пошту, реєструє вхідні листи та заводить їх у систему документообігу. Посади у Оксани та Христини однакові – провідний фахівець, а завдання вони виконують різні, тому й посадові інструкції у них мають бути персоніфіковані, тобто індивідуальні, які містять ПІБ та конкретний трудовий функціонал.

Ще одна ситуація: у меблевій компанії працюють збирачі меблів. У них ідентичні службові обов'язки – це щоденне складання меблів згідно із затвердженим графіком. Індивідуальних вимог до роботи вони не мають, тому безглуздо розробляти для кожного збирача меблів персоніфіковану інструкцію. Вибирайте типову. У ній вкажіть назву посади та розпишіть функціонал.

Зазначимо, що вибір виду посадової інструкції в кожній конкретній ситуації – це рішення роботодавця.

Основні відмінності

Індивідуальна посадова інструкція

Типова посадова інструкція

Розроблено під певного співробітника в організації

Розроблено під певну посаду

Містить дані щодо ПІБ співробітника

Без вказівки прізвища, імені та по батькові

Необхідність затвердження при зміні кадрового складу

При прийомі на роботу нових співробітників не вимагає нового затвердження

Застосовується, коли в компанії є ідентичні посади, але є необхідність розмежувати робочі функції.

Є сенс використовувати, коли у компанії працює багато фахівців на ідентичних посадах з однаковим функціоналом

Цілі та завдання складання посадових інструкцій

Мета посадової інструкції – визначити чіткі обов'язки працівника на тій посаді, яку він обіймає, обов'язкові вимоги до його освіти, компетенцій, а також порядок його взаємодії з колегами та керівництвом.

До завдань, які вирішує посадова інструкція, належать:

• грамотний розподіл робочих завдань працівників;
• чітке формування ієрархії, яка зрозуміла кожному із працівників;
• раціональне використання робочої сили (фіксовані посадові обов'язки);
• доказова база при виникненні спірних питань та судових розглядів, наприклад, у зв'язку із звільненням через невиконання посадових обов'язків;
• можливість використання при навчанні нового персоналу та в період випробувального терміну;
• обґрунтування зарплатної виделки співробітників, які обіймають ту саму посаду.

Розділи посадової інструкції

Щоб посадова інструкція була більш зрозумілою та добре структурованою, її часто ділять на блоки. Давайте розглянемо основні розділи посадової інструкції, які зазвичай використовують більшість роботодавців.

Посадова інструкція, зразок першого розділу:

• Загальні засади.

• Посадові обов'язки.

• Права.

• Інформація про відповідальність

– за недостовірну інформацію про стан виконання роботи;

– за неправомірне використання своїх службових повноважень, а також використання їх у особистих цілях;

- За недотримання трудової дисципліни і т.д.

Наприклад: «Прес-секретар підпорядковується керівнику сектора інформаційного супроводу діяльності відділу зв'язків із громадськістю та діловодства, який визначає коло його посадових обов'язків та контролює їх виконання».

За бажанням роботодавця трудова інструкція може бути доповнена ще деякими розділами під конкретні завдання підприємства. Деякі виділяють окремий блок, де прописують критерії ефективності роботи: обсяг товарообігу протягом місяця, швидкість обробки дзвінків, своєчасність доставки.

Хто розробляє посадові вказівки в організації?

Розробка посадових інструкцій для працівників – справа організації, яка розміщує вакансії із пропозиціями про роботу, тобто – роботодавця. У компанії цим можуть займатися: фахівець кадрової служби, юридичного відділу, секретар чи сам керівник. Найчастіше основою посадової інструкції включають вимоги, прописані у затверджених профстандартах, і доповнюють конкретнішими формулюваннями вже під завдання своєї компанії. Давайте докладніше розберемося у всіх нюансах.

Як грамотно скласти посадову інструкцію: пояснюємо кроками

Щоб правильно скласти посадову інструкцію, необхідно діяти згідно з алгоритмом. Розглянемо основні етапи.

Етап №1. Вивчення необхідних профстандартів та нормативних документів.

Робота на деяких посадах (фахівці, робота яких пов'язана зі шкідливим виробництвом, будівельники тощо) повинна бути регламентована професійними стандартами, тому важливо перед складанням інструкцій ознайомитися з нормативними документами. Багато компаній використовують витримки з профстандартів як довідковий матеріал – беруть основні «вичавки» та адаптують їх під завдання конкретної посади, додаючи свої формулювання.

Етап №2. Розробка посадових інструкцій.

Рекомендуємо не доручати цей процес комусь одному, краще, якщо в ньому буде задіяно кілька профільних фахівців, які знають специфіку роботи на певних посадах, тих, хто може перевірити дотримання норм трудового права та коректність оформлення інструкції. Наприклад, її можуть спільно розробляти фахівець із кадрів, юрисконсульт, начальник відділу. До цього процесу також можна залучити і самого працівника, для якого складається інструкція.

Етап №3. Перевірка складеного документа спеціалістів юротдела.

Не пропускайте цей етап. Важливо, щоб посадова інструкція була складена відповідно до норм закону та внутрішньої політики компанії.

Етап №4. Підписання та затвердження.

Ким підписується посадова інструкція? Відповідь – керівником відділу, до якого належить цей документ. А ось затвердити має директор компанії.

Етап №5. Ознайомлення спеціаліста із посадовою інструкцією під розпис.

Цей етап зазвичай слідує після підписання працівником ТД або ж при переведенні співробітника на інше місце роботи в організації.

Етап №6. Забезпечити зберігання документа.

Посадова інструкція має бути складена у двох примірниках: один зберігається безпосередньо у працівника, а другий – у відділі кадрів, або у начальника відділу. Для індивідуальних інструкцій термін зберігання визначено 50 роками, типові можуть зберігатися 3 роки (терміни зазначені у статтях 442 та 443 Переліку, який затверджено наказом Росархіву від 20.12.19 № 236)

Вимоги до оформлення посадової інструкції та як оформити її відповідно до ГОСТу

Єдиної затвердженої форми посадової інструкції немає.У тому випадку, якщо роботодавцем прийнято рішення розробити посадову інструкцію як окремий документ, а не як додаток до ТД, можна взяти на озброєння ГОСТ Р 7.0.97-2016 у частині загальних вимог.

При складанні посадової інструкції рекомендується:

• використовувати нумерацію, якщо посадову інструкцію складено на двох і більше аркушах, нумерувати з другої сторінки. ставити номери по центру, зверху;
• вказувати назву компанії відповідно до статутних документів;
• прописати назву документа та посади, за якою він складається;
• проставити реєстраційний номер (якщо передбачено реєстрацію документів).

Не всі роботодавці дотримуються вимог ГОСТу при розробці посадових інструкцій. Проте навіть така інструкція буде дійсна для виконання. Роботодавець не несе відповідальності за те, що склав цей документ не за ГОСТом.

Зразок посадової інструкції

Приклади інструкцій з різних посад, зразки 2023 року, розміщені нижче та доступні для завантаження.

Найпоширеніші помилки при складанні посадової інструкції

Не потрібно переписувати слово у слово пункти статей із Трудового Кодексу, які стосуються прав та обов'язків працівника. В інструкції повинні бути конкретні формулювання обов'язків на тій чи іншій посаді, наприклад: «розробляє шаблони розгорнутих відповідей на звернення громадян з питань вивезення будівельного сміття, формує перелік актуальних типових відповідей».

При складанні тексту намагайтеся не використовувати загальні формулювання, конкретизуйте функціонал співробітника, його права та відповідальність, а також вимоги до особи, яка обіймає посаду. Так буде простіше і працівникові, і керівництву.

Не розтікайтеся думкою по древу – в посадовій інструкції пишіть все максимально зрозуміло, чітко і конкретно, без зайвої «води». ваших працівників.

Порядок затвердження та підписання посадової інструкції

Зазвичай гриф з позначкою «Стверджую» розміщений на першій сторінці посадової інструкції. Там ставить підпис керівник компанії, також має бути вказана його посада. підпис у іншому місці.

Крім керівника компанії, документ має бути підписаний з боку керівника структурного підрозділу (начальника відділу, сектора, департаменту тощо), потрібний і підпис самого працівника – так він позначає, що ознайомлений з документом і згоден з його змістом, прописаними правами та робітником функціоналом.

Трапляються випадки, коли працівник відмовляється підписувати посадову інструкцію. Однак виконувати її вимоги йому так чи інакше необхідно, адже відповідальність ніхто з нього не знімає.

Як внести зміни до посадової інструкції

При зміні назви організації, трудового функціоналу працівників, його посадових обов'язків, найменування посад тощо, звісно, ​​слід вносити відповідні зміни у документ.

При зміні назви підприємства необхідно:

• внести зміни до титульнику посадової інструкції;
• затвердити документ у директора підприємства;
• письмово ознайомити працівника із новою редакцією.

При зміні тієї чи іншої текстової частини посадової інструкції необхідно:

• або випустити наказ про те, що змінено текстову частину посадової інструкції, зробити додаток до вже затвердженого документа та письмово ознайомити працівника з наказом;
• або ухвалити рішення про затвердження нової посадової інструкції, а попередню редакцію вважати недійсною.

При зміні трудових обов'язків працівника в односторонньому порядку працівник повинен бути повідомлений про це терміном не менше 60 днів.

При кардинальній зміні посадової інструкції необхідно розробити та затвердити нову.

У яких випадках допомогла посадова інструкція: судова практика

Виходячи із судової практики, можна зробити висновок, що наявність посадової інструкції (ДІ) є своєрідним «рятувальним колом» для компанії, тобто підвищує шанси стати стороною, яка виграла судову суперечку.

Якщо в ДІ точно прописані обов'язки працівника та вимоги до кандидата на посаду, то такий документ вже не вважатиметься формальним, а стане для роботодавця дієвим інструментом для обґрунтування тих чи інших кадрових рішень. Розглянемо кілька спірних ситуацій.

Перша ситуація. ДІ як обґрунтування відмови у прийомі на роботу

Кандидат на посаду шефа-кондитера, якому відмовили у прийомі на роботу, звернувся з позовом до судового органу, домагався визнати процес підбору персоналу в компанії таким, що суперечить закону і зобов'язати роботодавця укласти з ним ТД.

У цій суперечці посадова інструкція зіграла руку роботодавцю, т.к. у ній були детально прописані всі вимоги до кандидата посаду. Оскільки кандидат не відповідав більшій частині, йому було відмовлено в прийомі на роботу. Суд виграв роботодавець.

Друга ситуація.ДІ як обґрунтування дисциплінарного стягнення

Фахівець IT-відділу подав позовну заяву, бажаючи оскаржити дисциплінарне стягнення, яке надав йому роботодавець. Однак ДІ, з якою ознайомився і яку підписав фахівець IT-відділу, містила пункт про те, що у разі невиконання співробітником певних обов'язків роботодавець має право застосувати до працівника дисциплінарне стягнення. Суд узяв до уваги цей факт і став на бік компанії.

Як підібрати благонадійних співробітників та зберегти репутацію компанії?

Складання посадових інструкцій – це з кроків шляху до формування надійного кадрового складу організації. Документ допомагає закріпити, яким вимогам має відповідати майбутній працівник, якими професійними знаннями володіти та якими будуть його завдання на робочому місці. Посадова інструкція забезпечує захист від ризиків при судових розглядах та й просто вносить ясність у взаємини роботодавця та співробітника.

Також захистити від ризиків репутацію компанії допомагає оцінка рівня благонадійності майбутніх співробітників на етапі підбору персоналу.

Використовуючи сервіс перевірки претендентів та співробітників від SpectrumData, ви зможете переконатися в надійності кандидата або, навпаки, відмовитися від співпраці з ним. Перевірка триватиме лише три хвилини.

Інформація про кандидата або співробітника, що вас цікавить, вивантажується з більш ніж 70 державних і комерційних баз даних, при цьому з дотриманням усіх вимог закону про персональні дані. Ви зможете легко перевірити правову благонадійність громадянина, починаючи від різноманітних правопорушень до участі у арбітражних справах і перебування у розшуку, дійсність його документів, фінансове становище тощо.

Набір перевірок у пакеті залежить від потреб компанії – ми пропонуємо тариф-конструктор, де ви платите лише за необхідні вам дані. Залишіть заявку на демодоступ, щоб познайомитись із наповненням звітів.

Щоб оцінити достовірність та об'єктивність даних, які надає сервіс, оформіть безкоштовний тестовий доступ, за допомогою якого можна провести кілька безкоштовних перевірок реальних кандидатів.

Автор: Євгенія Гірш

Посадова інструкція: що це і навіщо потрібна

Для здійснення ефективної трудової діяльності працівник, який приймається на роботу, повинен чітко розуміти, які функціональні обов'язки на нього покладаються. Вирішити це та інші завдання допомагає посадова інструкція (ДІ).

Навігація

Трудовий кодекс РФ не згадує такий документ, як посадова інструкція, і не включає його до обов'язкових для розробки та затвердження роботодавцем, за винятком окремих категорій працівників, для яких складання ДІ обов'язкове в силу прямої вказівки закону (наприклад, приватний охоронець). Найчастіше її відсутність у організації перестав бути порушенням трудового законодавства і тягне у себе притягнення роботодавця до відповідальності контролюючими органами. Але наявність посадової інструкції відповідає інтересам як працівника, і роботодавця.

Що таке посадова інструкція

Це документ, який закріплює за працівником, який обіймає ту чи іншу посаду, конкретні трудові функції, які йому доручаються, та виробничі завдання, що на нього покладаються.Також ДІ розкриває інші питання, що сприяють ефективному виконанню персоналом роботи з посади (порядок виконання трудової функції, підпорядкованість та взаємодія з іншими працівниками та підрозділами, права та відповідальність).

Посадова інструкція складається для посад. Для працівників, котрі займають робітничі професії, документ доцільно назвати «Робоча інструкція». За своїм призначенням та функціоналом ці документи є ідентичними.

Навіщо потрібна посадова інструкція

Посадова інструкція відповідає інтересам обох сторін трудового договору. Так, роботодавцю вона допоможе:

1. Мотивовано відмовити претенденту у прийнятті на вакантну посаду. У ДІ вказуються вимоги до освіти, кваліфікації, стажу та навичок, якими повинен мати претендуючий на вакансію. Якщо претендент не відповідає хоча б однієї з позицій, то йому можна відмовити. У разі оскарження відмови до контролюючих органів або суду він обґрунтовується посиланням на посадову інструкцію.
2. Об'єктивно оцінити роботу співробітника протягом встановлений йому термін випробування.
3. Об'єктивно оцінити роботу персоналу прийняття обгрунтованого рішення заохочення конкретного працівника, притягнення його до адміністративної ответственности.
4. Здійснити розподіл трудових обов'язків між працівниками для ефективного функціонування готельних структурних підрозділів та організації загалом. Особливо актуальні для посад, що мають однакове найменування, але різний функціонал, обсяг роботи та розмір заробітної плати. Наприклад, в організації один юрист займається договірною роботою, другий — вирішенням досудових та судових спорів, а третій займається правовою сферою в роботі філій.Посадова інструкція деталізує обсяг обов'язків кожного з таких співробітників та у разі суперечок допоможе обґрунтувати різний розмір оплати праці.

Працівнику ДІ допоможе:

1. Чітко розуміти, що входить у коло його трудової функції, які обов'язки йому доручені та завдання покладено.
2. Обґрунтовано відмовитися від виконання обов'язків, які не входять до кола його трудової функції.
3. Оскаржувати неправомірно накладене дисциплінарне стягнення, застосоване за невиконання або неналежне виконання функціональних обов'язків.

Експерти КонсультантПлюс розібрали, хто затверджує та підписує посадові інструкції в організації. Використовуйте ці вказівки безкоштовно.

Як написати посадову інструкцію

Законодавчо не встановлено вимог, за формою та змістом обов'язкових для посадової інструкції. Виняток передбачено для державних структур та муніципальних підприємств (установ), які повинні керуватися при складанні посадових інструкцій профстандартами, а за їх відсутності за якоюсь посадою (професією) - кваліфікаційними довідниками. Комерційні організації застосовують профстандарти та довідники у разі, коли зайняття посади передбачає надання пільг (Лист Мінпраці № 14-0/10/В-2253 від 04.04.2016). Для деяких посад законом встановлено типові вимоги до посадових інструкцій, які є обов'язковими до виконання. В інших випадках профстандарти, вимоги кваліфікаційних довідників та типових ДІ мають рекомендаційний характер і застосовуються повністю або частково на розсуд роботодавця.

Насправді, зазвичай, розробляються посадові інструкції, куди включаються такі разделы:

Загальні положення

Вказуються такі відомості:

1. Найменування посади відповідно до штатного розкладу.
2. Посадовець, якому підпорядковується співробітник і чиї розпорядження зобов'язаний виконувати.
3. Працівники, які перебувають у підпорядкуванні співробітника (за наявності).
4. Порядок заміни співробітника за його відсутності на робочому місці у разі відпустки, перебування на лікарняному, у відрядженні тощо. Обов'язок заміщати конкретних співробітників на час їхньої відсутності.
5. Порядок взаємодії з персоналом роботодавця, сторонніми органами та організаціями, контрагентами.
6. Перелік документації, якими працівник зобов'язаний керуватися при виконанні трудових обов'язків (законодавство, установча документація роботодавця, ЛНА, нормативна документація, яка регулює роботу на посаді і т.д.).

Основні завдання

Розділ, що встановлює трудовий функціонал працівника:

1. Конкретні обов'язки, які покладено на працівника під час виконання ним роботи з посади. Рекомендується прописувати їх максимально детально, щоб уникнути в майбутньому можливих розбіжностей з питань, що зобов'язаний виконувати співробітник, а що не входить до його обов'язків.
2. Завдання, які йому потрібно здійснити у виконанні покладених нею обов'язків.

Доручати співробітникові без його згоди роботу, не зазначену в посадовій інструкції, роботодавець немає права. Притягнення до дисциплінарної відповідальності за відмову виконати роботу, яка не вказана в ДІ, є неправомірною.

Права

Перераховуються права, якими наділяється співробітник ефективного виконання покладених нею функціональних обов'язків. До них відносяться, наприклад:

1. Запитувати та одержувати необхідну для виконання роботи інформацію, документи як у співробітників роботодавця, так і в сторонніх органах та організаціях.
2. Давати обов'язкові до виконання доручення окремим працівникам.
3. Вносити на обговорення керівництва виробничі питання.
4. Передплатити конкретні документи.

Відповідальність

Вказується, за що працівник притягується до відповідальності. Наприклад, недотримання посадової інструкції, інших ЛНА, розпоряджень керівництва тощо. Перераховуються види ответственности.

Вимоги до працівника

Вказуються вимоги, яким повинен відповідати працівник, який обіймає посаду:

• рівень освіти;
• досвід роботи - за відповідною спеціальністю або напрямом, у певних умовах (наприклад, на керівній посаді);
• спеціальні знання та навички (наприклад, робота на якомусь обладнанні або у програмі, орієнтування у вузькій галузі);
• перелік нормативних актів, які працівник має знати.

Роботодавець на власний розсуд і з специфіки виробничої діяльності організації може змінювати структуру ДІ: виключати якісь із перерахованих розділів, об'єднувати їх, вводити нові.

Як затвердити документ

Посадова інструкція розробляється як самостійна ЛНА або є додатком до трудового договору. Затверджується документ керівником організації та містить такі реквізити:

1. Гриф "Стверджую".
2. Найменування посади затверджує особи, її прізвище, ініціали.
3. Підпис керівника, дату затвердження.

На ДІ можуть бути проставлені візи погодження:

• посадової особи, яка розробила документ;
• кадровика;
• юриста;
• посадової особи, яка очолює підрозділ та є безпосереднім начальником працівника, який підписує ДІ.

Працівник може бути ознайомлений з посадової інструкцією прийому працювати, досі підписання трудового договору ( ст. 68 ТК РФ ). Факт ознайомлення підтверджується особистим підписом працівника на примірнику ДІ роботодавця, у трудовому договорі чи листі ознайомлення.