Як провести ревізію за всіма правилами та не допустити помилок

Ревізія, аудит, інвентаризація ці перевірки діяльності підприємства легко сплутати між собою. Давайте розберемося, що таке ревізія і чим вона відрізняється від інших способів дізнатися, як робота компанії на папері відрізняється від того, що відбувається в реальності.

Що таке ревізія

Ревізія - це систематична перевірка бухгалтерії підприємства та його господарської діяльності. Під час ревізії співробітники звіряють, наскільки цифри, зазначені у документах, відповідають реальному стану речей: чи справді на рахунках компанії лежить вказана кількість грошей, а на її складі зберігається весь закуплений інвентар. Ревізію проводять для того, щоб:

• перевірити достовірність даних;
• виявити помилки та порушення;
• контролювати дотримання законодавства;
• оцінювати ефективність діяльності;
• підвищувати фінансову дисципліну;
• запобігати шахрайству.

Ревізія – це пошук помилок, а й можливість поліпшити роботу підприємства. Якщо ви проводите ревізію вашої компанії, зверніть увагу на сервіси для бізнесу від reg.ru, які пропонують великий асортимент інструментів для розвитку компанії та контролю за її метриками.

Джерело: Shutterstock. Ревізія повинна проводитись незалежними фахівцями, щоб гарантувати її об'єктивність

Чим ревізія відрізняється від інвентаризації

Ревізія та інвентаризація – це дві схожі процедури, тісно пов'язані між собою. Інвентаризація - це оцінка ресурсів організації, які є, а ревізія - це перевірка всієї господарської діяльності підприємства.У певних ситуаціях інвентаризація може бути частиною великої ревізії.

Інвентаризацію проводять для того, щоб дізнатися, скільки ресурсів є в організації. З її допомогою з'ясовують, які активи є. Наприклад, підраховують:

• сировину, матеріали, готову продукцію;
• скільки грошей у касі та на банківських рахунках;
• основні засоби: обладнання, будинки, транспортні засоби.

• отримати актуальні дані, які ресурси є у наявності;
• звірити кількість ресурсів про те, що є на паперах, аби зрозуміти, чи є недостачі чи надлишки;
• визначити, скільки треба закупити матеріалів та чи потрібно оптимізувати запаси на складах.

Ревізія - це якісна перевірка фінансово-господарської діяльності підприємства. Вона проводиться для того, щоб з'ясувати:

• чи відповідає діяльність підприємства законодавству та внутрішнім положенням;
• чи немає помилок у бухгалтерській документації та фінансових документах;
• наскільки ефективно підприємство працює загалом та кожен його підрозділ окремо;
• чи є у компанії резерви, щоб оптимізувати роботу та підвищити прибутковість.

Цілі та завдання ревізії

У глобальному сенсі ревізія потрібна, щоб час від часу перевіряти, чи все у компанії працює так, як має бути. Більш конкретні цілі та завдання встановлюються керівництвом у кожному конкретному випадку.

Під час ревізії можна з'ясувати, наскільки правильно та повно відображені фінансові операції компанії у її документах та наскільки вони відповідають галузевим стандартам.

Під час ревізії компанія може виявити зловживання чи шахрайські дії персоналу, які завдають шкоди діяльності підприємства.

За допомогою ревізії керівництво компанії зможе знайти огріхи в системі фінансів та вжити заходів для того, щоб їх виправити.

Під час ревізії можна оцінити, які фінансові ризики загрожують компанії та що потрібно зробити, щоб їх уникнути.

Компанії більше довіряють акціонери, інвестори та інші зацікавлені особи, якщо в ній періодично проводяться ревізії із залученням сторонніх фахівців.

Джерело: Shutterstock. Ревізія та інвентаризація можуть проводитися як одночасно, так і окремо один від одного

Види ревізії

Залежно від конкретної компанії чи ситуації ревізію можна проводити по-різному.

Внутрішня

Як легко здогадатися, йдеться про перевірку, яка проводиться самотужки. Якщо говорити про великі корпорації, вони мають цілі відділи внутрішнього аудиту. За менших масштабів бізнесу цю функцію зазвичай беруть він співробітники бухгалтерії.

Зовнішня

Проводять зовнішню ревізію незалежні аудитори, які пов'язані з підприємством. Вони можуть перевіряти бухгалтерську звітність для випуску фінансового висновку про стан підприємства, податкову звітність, відповідність діяльності підприємства законодавству, а також аналізувати бізнес-процеси компанії з метою їхньої подальшої оптимізації. Зовнішня ревізія часто називається аудитом.

Спеціалізована

Іноді керівництво компанії вважає за краще зосередитися на тому чи іншому аспекті діяльності. Наприклад, прошерстити всю бухгалтерію або перевірити, наскільки робота підприємства відповідає екологічним нормам та правилам. Таку тематичну перевірку нерідко просять провести незалежних експертів у конкретній галузі.

Позапланова

Перевірка без попередження - чудовий спосіб зловити за руку нечистого на цю руку співробітника. Тому до таких заходів звертаються, коли є підозри у шахрайстві чи просто неефективності роботи людини, відділу чи цілого підприємства.

Планова

Закон не вимагає від компанії проводити ревізію щорічно або раз на п'ятирічку. Але керівництво може визначити терміни самостійно. Тоді співробітники знатимуть, що у певні дати всі документи шерстітимуть. З одного боку, це стимул упорядкувати папери, з іншого боку, заздалегідь знаючи, коли прийде перевірка, неважко приховати махінації чи сумнівні операції.

Джерело: Shutterstock. Ревізія може проводитися як за ініціативою самого підприємства, так і за вимогами контролюючих органів

Порядок проведення ревізії

Будь-яка ревізія ще до старту її підготовки починається з простої юридичної дії - видання наказу про її проведення. У цьому документі вказується, як, коли і хто перевірятиме.

• Група, яка бере участь у ревізії, має ознайомитись із установчими документами підприємства, внутрішніми нормативними актами, а також результатами минулих перевірок.
• Потрібно скласти план ревізії, де буде відображено її терміни, етапи, методи та список документів, що перевіряються.

Проведення ревізії

• Починають ревізію з перевірки первинних документів, щоб дізнатися, наскільки правильно вони оформлені, чи немає прогалин чи порушень.
• Далі йде перевірка бухгалтерської звітності. Тут перевіряється, наскільки дані у первинних документах відповідають тому, що відображено у бухгалтерії.
• Перевіряються всі операції компанії, щоб зрозуміти, наскільки повно вони відображені у документах.
• Комісія може також перевірити, скільки грошей є у касі підприємства та на його рахунках.
• Ревізори співвідносять банківські виписки з даними бухгалтерського обліку, щоб зрозуміти, чи немає розбіжностей.
• Комісія перевіряє наявність матеріальних цінностей та чи відповідає вона тому, що зазначено у документах.
• Також перевіряються договори з постачальниками та покупцями, щоб з'ясувати, чи немає там помилок та проблем із розрахунками.
• Ревізори також вивчають, наскільки правильно ведеться розрахунок зарплати співробітників і чи немає в компанії «мертвих душ».

Оформлення результатів

• В результаті роботи комісія описує порушення, відхилення від законодавчих актів та внутрішніх нормативних документів, їх причини та наслідки.
• Ревізори становлять рекомендації, як змінити роботу підприємства, щоб вона відповідала необхідним вимогам.
• У результаті ревізори передають робочі документи керівництву підприємства чи іншим заінтересованим особам, щоб вони вжили заходів для усунення порушень.