Як розрахувати середню чисельність працівників облікового складу

Документ втрачає чинність з 1 лютого 2025 року у зв'язку з виданням Наказу Росстату від 31.07.2024 N 338, який затвердив нову форму N П-4 та вказівки щодо її заповнення.

14. Як розрахувати середньооблікову чисельність працівників

У графі 1, рядках з 01 до 11 показується середня чисельність працівників організації, яка включає:

середньооблікову чисельність працівників;

середню чисельність зовнішніх сумісників;

середню чисельність працівників, які виконували роботи за договорами цивільно-правового характеру.

Середньооблікова чисельність працівників за місяць (графа 2, рядки з 02 по 11) обчислюється шляхом підсумовування облікової чисельності працівників за кожен календарний день місяця (з 1 по 30 або 31 число (для лютого - по 28 або 29 число), включаючи святкові (неробочі) та вихідні дні, та поділки отриманої суми на число календарних днів місяця (див. п. 15). Показник може бути заповнений із двома десятковими знаками.

Розрахунок середньооблікової чисельності працівників проводиться на підставі щоденного обліку облікової чисельності працівників, яка повинна уточнюватися на підставі наказів про прийом, переведення працівників на іншу роботу та припинення дії трудового договору (контракту).

Чисельність працівників облікового складу за кожен день повинна відповідати даним табеля обліку робочого часу працівників, на підставі якого встановлюється чисельність працівників, які з'явилися і не з'явилися на роботу.

Чисельність працівників облікового складу за вихідний або святковий (неробочий) день приймається рівною обліковою чисельністю працівників за попередній робочий день. За наявності двох або більше вихідних, або святкових (неробочих) днів поспіль чисельність працівників облікового складу за кожен із цих днів приймається рівною чисельністю працівників облікового складу за робочий день, що передував вихідним та святковим (неробочим) дням.

Працівник, останнім днем ​​роботи якого є п'ятниця (день звільнення, зазначений у наказі), виключається з розрахунку середньооблікової чисельності з наступного дня, тобто з суботи.

14.1. Особи, які працювали неповний робочий час відповідно до трудового договору, штатного розпису або переведені за письмовою згодою працівника на неповний робочий час, при визначенні середньооблікової чисельності працівників враховуються пропорційно до відпрацьованого часу, виходячи з тривалості робочого часу, встановленої трудовим договором, штатним розписом.

Працівники, яким відповідно до законодавства Російської Федерації встановлено скорочена тривалість робочого часу (зокрема: працівники віком до 18 років; працівники, зайняті на роботах зі шкідливими та небезпечними умовами праці; жінки, яким надані додаткові перерви у роботі для годування дитини; жінки , що працюють у сільській місцевості, жінки, що працюють у районах Крайньої Півночі та прирівняних до них місцевостях;

Особи, які працювали неповний робочий час з ініціативи роботодавця, враховуються в середньообліковій чисельності працівників як цілі одиниці.

Примітка: Особи, прийняті на неповний робочий час відповідно до трудового договору, штатний розпис або переведені за письмовою згодою працівника на неповний робочий час за основною роботою та виконують роботи на умовах внутрішнього сумісництва, при визначенні середньооблікової чисельності працівників враховуються пропорційно до відпрацьованого часу, включаючи час роботи за сумісництвом, але не більше ніж одна людина (ціла одиниця).

Розрахунок середньої чисельності працюючих неповний робочий час провадиться в наступному порядку:

1) обчислюється загальна кількість людино-днів, відпрацьованих цими працівниками, шляхом розподілу загальної кількості відпрацьованих людино-годин у звітному місяці на тривалість робочого дня виходячи із тривалості робочого тижня, наприклад:

40 годин – на 8 годин (при п'ятиденному робочому тижні) або на 6,67 години (при шестиденному робочому тижні);

36 годин – на 7,2 години (при п'ятиденному робочому тижні) або на 6 годин (при шестиденному робочому тижні);

24 години - на 4,8 години (при п'ятиденному робочому тижні) або на 4 години (при шестиденному робочому тижні);

18 годин - на 3,6 години (при п'ятиденному робочому тижні) або на 3 години (при шестиденному робочому тижні);

2) потім визначається середня чисельність не повністю зайнятих працівників за звітний місяць у перерахунку на повну зайнятість шляхом поділу відпрацьованих людино-днів на кількість робочих днів за календарем у звітному місяці.При цьому за дні хвороби, відпустки, неявок (припадають на робочі дні за календарем) до відпрацьованих людино-годин умовно включаються години (без понаднормових) за попереднім робочим днем ​​(на відміну від методології, прийнятої для обліку кількості відпрацьованих людино-годин).

Спрощений метод розрахунку (умовний приклад).

В організації п'ять працівників у вересні були зайняті на роботі неповний робочий час:

два працівники відпрацювали по 4 години на день, кожен із них по 22 робочі дні. Вони враховуються за кожний робочий день як 0,5 особи (4,0 8 годин);

три працівники відпрацювали по 3,2 години на день 22, 10 та 5 робочих днів відповідно. Ці працівники враховуються за кожний робочий день як 0,4 особи (3,2 години 8 годин).

Середня чисельність в повному обсязі зайнятих працівників становила 1,7 людини ( робочих днів у вересні). Ця чисельність враховується щодо середньоспискової чисельності працівників.

14.2. Нижче наводиться умовний приклад розрахунку середньооблікової чисельності працівників, які виконували роботу повний робочий день, в організації (що працює за графіком п'ятиденного робочого тижня) за звітний місяць (див. п. 16: не включається до середньооблікової чисельності):

Облікова кількість працівників

У тому числі не включаються до середньооблікової чисельності

Включаються до середньооблікової чисельності

Калькулятор середньооблікової чисельності працівників

Звіти щодо середньооблікової чисельності працівників за календарний рік – це складова частина звітної діяльності підприємств та організацій, що підлягають подальшій передачі до податкових органів та Росстату.Калькулятор середньооблікової діяльності стане надійним помічником бухгалтерам та керівникам суб'єктів підприємницької діяльності, особливо в умовах високої плинності кадрів або в умовах залучення працівників на виконання сезонних робіт.

Використання калькулятора

Порядок та спосіб здійснення розрахункових операцій з обчислення середньооблікової чисельності працівників регламентовані таким підзаконним актом, як Наказ №872 Росстату РФ від 30 листопада 2022 року. В основу алгоритму калькулятора закладено положення саме цього наказу.

До звіту за середньообліковою чисельністю входять дві категорії працівників, а саме:

• працюючі на умовах повної зайнятості;
• працюючі на умовах неповної зайнятості.

До категорії з повною зайнятістю включаються працівники, для яких підприємство (організація) є основним місцем роботи, незалежно від того, повний робочий день вони працюють або неповний, чи поєднують вони посади чи ні. У категорію неповної зайнятості - ті, що прийняті на менше ніж 1,0 ставки.

У середньооблікову чисельність не входять працівники:

• працюючі за зовнішнім сумісництвом;
• працюючі за ГПД;
• студенти та учні, спрямовані підприємством на очне навчання та отримують стипендію;
• студенти та учні в період неоплачуваної навчальної відпустки;
• жінки в період відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами;
• жінки у відпустці для догляду за дитиною.

Якщо рік у звітному періоді був високосний, калькулятор автоматично додасть у лютий один додатковий день.

Далі потрібно послідовно заповнювати всі поля, вдруковуючи в комірки днів місяця кількість працівників, задіяних у виробничому процесі за категоріями повної чи неповної зайнятості.Кількість задіяних за робочий день працівників встановлюється, виходячи із показників табеля обліку робочого часу.

Незаповнені осередки калькулятор розцінюватиме, як неробочий день і підрахує за ним кількість працівників за кількістю, вказаною за попередній трудовий день.

Результат буде отримано після повного заповнення осередків усіх днів усіх місяців на рік. Для отримання результату калькулятор проведе підсумовування кожної з категорій працівників, після чого розрахує середній результат.

Алгоритм розрахунку буде наступним:

• підсумовування кількості всіх працівників за певний місяць та розподіл отриманої суми на кількість днів у місяці;
• підсумовування показників за кожним місяцем та розподіл суми на кількість днів на рік.

Ручний підрахунок цих показників є досить трудомістким і використання калькулятора здатне суттєво заощадити час посадової особи, яка готує звіт щодо середньооблікової чисельності працівників.

Калькулятор розрахунку середньооблікової чисельності працівників

Онлайн-калькулятор середньооблікової чисельності працівників допоможе розрахувати кількість співробітників для звітності в ІФНС та Росстат. Сервіс розрахунку абсолютно безкоштовний та оперативно видає результат.

Алгоритм, як користуватися калькулятором

Правила, як порахувати середньооблікову чисельність працівників за місяць або будь-який інший період, викладено у Наказі Росстату № 832 від 24.11.2021. Їх слід використовувати, коли дані розраховуються для звітів до податкової інспекції чи Росстату (форма П-4).

Крок 1. Вводимо вихідні дані

Новий онлайн-калькулятор, як порахувати ССЧ за рік, місяць чи інший період, складається із двох частин.

У першій вказують тих співробітників, котрим компанія є основним місцем роботи. Вони включаються до розрахунку незалежно від того, вийшов співробітник на роботу або був відсутній (був у відрядженні, відпустці, лікарняному). І не важливо, чи працює він повний робочий день або скорочений.

У другій частині вказують не повністю зайнятих співробітників — їх враховують пропорційно до відпрацьованого часу, обумовленого в угоді. Якщо працівники працюють за таких умов з ініціативи роботодавця, всі вони враховуються як цілі одиниці.

Чи не враховуються службовці:

• на умовах зовнішнього поєднання;
• за цивільно-правовими договорами;
• направлені підприємством на навчання з відривом від роботи та одержують за це стипендію;
• які перебувають у неоплачуваній навчальній відпустці;
• жінки, які перебували у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами;
• перебували у відпустці для догляду за дитиною. Але якщо робітниця, перебуваючи у відпустці для догляду за дитиною, відпрацьовує неповний робочий день, то увімкніть її до розрахунку.

Якщо людина виконує ще й додаткові обов'язки за умов внутрішнього поєднання, він включається у підрахунок лише як одна одиниця.

Пам'ятайте, якщо розрахунковий рік високосний, треба поставити галочку на початку сторінки. Тоді у лютому з'явиться додатковий день – 29 число.

Заповнювати треба кожне поле. Якщо ніхто в цей день не працював (це часто зустрічається в офісах під час святкових чи вихідних днів), в осередок ставлять нуль або просто пропускають його. Пусте місце програма розпізнає як значення "0".

Крок 2. Отримуємо результат

Коли таблиці повністю заповнені, калькулятор середньооблікового складу працівників автоматично видасть результат — середня кількість працівників за рік. У нашому прикладі це 0,47, оскільки заповнено лише січень.

Але якщо вводити цифри, показник зміниться. Після заповнення кожного місяця калькулятор розрахунку персоналу оновлює результат ССЧ.

Експерти КонсультантПлюс розібрали, як заповнити РСВ. Використовуйте ці вказівки безкоштовно.

Як порахувати вручну

Якщо ви хочете перевірити правильність роботи онлайн-калькулятора, але не знаєте, як розрахувати середньооблікову чисельність працівників за рік, почніть із розрахунку місячних показників. Для цього використовується наступна формула: спочатку підсумовується кількість усіх співробітників, а потім результат поділяється на кількість днів на місяць.

Врахуйте: кількість працівників за робочі дні визначається за табелем робочого часу, по неробочих днях приймається рівною кількості співробітників за останній робочий день. По не повністю зайнятим середній показник визначається за іншою формулою:

Якщо ви розібралися, як порахувати середньооблікову чисельність працівників за місяць, знайти річні показники нескладно. Якщо вам потрібні відомості з початку року до звітного місяця, підсумуйте значення за кожний з минулих місяців, а отриману суму поділити на кількість цих місяців. Показники протягом року визначають так:

Незалежно від цього, весь розрахунковий період працювала компанія чи ні, до розрахунку річний ССЧ у знаменнику формули завжди треба ставити 12.

Приклад розрахунку

Щоб показати, як порахувати середньооблікову чисельність працівників за рік, візьмемо дані про співробітників, які пропрацювали в компанії в 2022 р.:

Категорія

Працювали весь період повний робочий день