Як скласти та заповнити табель обліку робочого часу

Щомісяця роботодавці ведуть спеціальний документ – табель обліку робочого дня. У ньому відбивають, коли кожен співробітник приходив працювати і йшов, брав відпустку чи хворів. Вести документ обов'язково. У статті розповідаємо, навіщо потрібен табель, які бувають види табелів та як його правильно заповнювати.

А якщо у вас немає часу читати текст, переходьте в пункт «Стаття за 30 секунд» — зібрали там ключові тези.

Що таке табель обліку робочого часу і для чого він потрібний

Табель обліку часу, який відпрацював кожен співробітник, мають вести все роботодавці. Це вимога Трудового кодексу РФ. У документі фіксують усі зміни у робочому графіку співробітника: явки, неявки, відпустки, лікарняні, час приходу та догляду. Також на його основі розраховують зарплату, страхові внески, складають звіти для наглядових органів.

Табель можуть перевірити Державна інспекція праці, Соціальний фонд Росії та Податкова служба. Мета таких перевірок – проконтролювати правильність розрахунку зарплати та страхових внесків.

Зберігати табель обліку робочого часу потрібно зберігати щонайменше 5 років. Це стосується більшості працівників. А якщо працівник працював на шкідливому чи небезпечному виробництві, термін зберігання може бути збільшений до 50 років або 75 років для табелів, які закінчені до 2003 року. Це пов'язано з тим, що дані таких працівників можуть знадобитися для підтвердження професійних захворювань або розрахунку пільг.

Хоча роботодавці зобов'язані вести табель, він корисний для завдань бізнесу. Наприклад:

Контролювати дотримання трудового режиму. Документ відстежуватиме явки та неявки співробітників, та своєчасно виправлятиме ситуацію, якщо режим порушується.

Захищати інтереси компанії та працівників. Докладно заповнений табель є надійним доказом при виникненні трудових спорів.

Яку форму табеля вибрати

Є дві форми табелів, які затвердив Держкомстат: Т-12 та Т-13. Вибір форми табеля залежить від кількох факторів: специфіки організації, системи оплати праці, вимог внутрішнього документообігу та законодавства.

Універсальна форма. Поєднує облік робочого часу та розрахунок заробітної плати.

Спрощена форма. Призначена виключно для обліку робочого часу.

Підходить більшість організацій.

Зручна для організацій, де облік робочого дня ведеться окремо від розрахунку зарплати.

На те ще звернути увагу при виборі:

• Система оплати праці. Для різних систем оплати праці можуть знадобитися різні форми табеля.
• Графік роботи. Якщо у вас нестандартні графіки роботи, наприклад змінні або гнучкі, може знадобитися детальніша форма табеля.
• Автоматизація процесу. Якщо ви використовуєте програмне забезпечення для обліку робочого часу, форма табеля повинна відповідати можливостям цієї програми.

Якщо жодна з типових форм не підходить повністю під потреби компанії, вона може розробити свою. Головне, щоб вона не суперечила законодавству. .д.

Як заповнювати табель

Табель заповнюється за кожний календарний місяць.До нього вносять інформацію про всіх співробітників. Для позначення різних видів робіт, причин відсутності та інших даних використовуються спеціальні коди, про них розповімо у наступному розділі.

Розглянемо, як заповнити табель, з прикладу форми Т-12.

Крок 1. Оформіть шапку. Вкажіть назву організації, структурний підрозділ, ПІБ, посаду співробітника та табельний номер - він присвоюється при прийомі людини на роботу. Потрібно внести дані про всіх співробітників, крім тих, хто залучається за договорами цивільно-правового характеру (ДПГ).

Крок 2. Заповніть рядки кожного дня місяця:

• Код роботи: проставте відповідний код для кожного дня. Наприклад, "Я" - явка, "Б" - лікарняний.
• Кількість відпрацьованих годин: вкажіть точну кількість годин, яку працівник відпрацював протягом дня. Понаднормовий годинник вказується окремим рядком.
• Причина: якщо співробітник був відсутній, вкажіть причину. Наприклад, відпустка, лікарняна і т.д.

Крок 3. Пропишіть підсумкові дані. В кінці табеля підрахуйте загальну кількість робочих днів, відпрацьованих годин та днів відсутності з різних причин.

Крок 4. Проставте підпис. Табель має бути підписаний співробітником, відповідальним за його ведення, та керівником структурного підрозділу.

Для працівників, які працюють за змінним графіком, можуть використовуватись додаткові коди або спеціальні графи в табелі. Якщо людина працює неповний день, це також відбивається в табелі. Відгули теж фіксуються у документі.

Введіть додаткову графу до табеля обліку робочого часу для співробітників, зайнятих у шкідливих умовах. Зазначайте в ній годинник, відпрацьований у шкідливих умовах, кодом «ВР».Це необхідно для правильного оформлення документів для нарахування страхових внесків та підрахунку пільгового стажу.

Які коди використовувати у табелі

Умовні позначення для обліку робочого часу не зафіксовані, тому роботодавці можуть використовувати як буквені коди, так і цифрове позначення на вибір.

Набір кодів може змінюватись в залежності від організації. Ось найпоширеніші:

• Я або 01 – робота в денний час;
• Н або 02 - робота в нічний час;
• В або 26 - вихідні дні та неробочі святкові дні;
• ДО або 16 - відпустка без збереження заробітної плати;
• ВІД або 09 - щорічна основна оплачувана відпустка;
• Б або 19 - тимчасова непрацездатність із призначенням допомоги;
• ОВ або 27 - додаткові оплачувані вихідні дні, наприклад, для догляду за дитиною-інвалідом;
• К або 06 - відрядження;

Що загрожує, якщо не вести табель

За відсутність табеля обліку робочого дня організацію можуть оштрафувати у сумі від 30 до 50 тис. крб., а посадова особа – від 1 до 5 тис. крб. (Ч. 1 ст. 5.27 КпАП РФ). При повторному порушенні штрафи будуть більшими.

Стаття за 30 секунд

Табель обліку робочого часу працівників – це обов'язковий документ для будь-якої організації. По табелю можна відстежити, хто і скільки часу працював, чи були запізнення чи прогули.

Існують дві форми табеля. Форма Т-12 універсальна та підходить для більшості організацій. Форма Т-13 спрощена та використовується, коли облік робочого часу ведеться окремо від розрахунку заробітної плати.

Табель оформляється кожного місяця, у ньому вказують інформацію про всіх працівників.

Якщо не вести табель, або вести його неправильно, можна отримати штраф. Його розмір залежить від тяжкості порушення.