Декомпозиція: як спростити собі життя та досягти результатів

Декомпозиція - це поділ однієї великої мети на завдання для успішного досягнення цієї самої мети; простими словами декомпозицію застосовують для продуктивного розподілу часу та ресурсів і щоб не відчувати страх перед величезним завданням.

Ми розповімо, в чому може допомогти декомпозиція і як правильно використовувати цей інструмент у житті та бізнесі.

Що таке декомпозиція?

За принципом декомпозиції кожна мета ділиться завдання, а ті, своєю чергою, діляться на дрібні завдання до того часу, доки з'явиться абсолютно зрозумілий поетапний план дій.

В ідеалі сукупність всіх завдань не перевищує за складністю вихідну мету, тобто чим більшою є мета, тим більше буде завдань.

Декомпозицію застосовують у всіх сферах, починаючи з особистого планування та саморозвитку, до стартапу або масштабування бізнесу. У будь-якому випадку кожна велика мета ділиться так, щоб її можна було досягти одному або в команді і щоб усі етапи та завдання були зрозумілі.

Декомпозиція – це другий інструмент після цілепокладання, що допомагає бізнесу розвиватися. Для початку будь-який керівник або ви самі повинні поставити мету, тобто кінцевий і зрозумілий результат, якого ви хочете досягти і заради якого працюєте. Наприклад: зміцнення над ринком, розширення асортименту чи збільшення персонального заробітку.

Коли є встановлена ​​мета, чітка, ясна зі своїми критеріями, тоді можна застосовувати декомпозицію. Потрібно розуміти, що всі завдання та проблеми, які будуть ставитись, також повинні бути зрозуміло сформульовані.

Наприклад, мета «більше заробити» дуже розмита. Мета: «заробляти за місяць $Х» точніша.Її легше розбити:

• «попросити підвищення на роботі»,
• «розглянути варіанти зміни роботи», або
• "Знайти додатковий заробіток".

Крім того, плюс декомпозиції не лише у досягненні мети та продуктивності роботи. При розбиванні мети завдання стає зрозуміліше, що пріоритетніше і має бути зроблено першим. Невідомість перестає лякати, і тоді робота проходить продуктивніше.

До того ж, принцип декомпозиції позитивно впливає на задоволеність людини. Коли при досягненні чогось ми звертаємо увагу на пройдений шлях, а не тільки на результат, то отримуємо більше радості та пишаємось собою.

Відмінності декомпозиції з інших видів планування

Декомпозиція здається дуже знайомим принципом: багатьом відома фраза «слона треба їсти частинами». Але чим декомпозиція відрізняється від інших принципів планування і чим добрий саме цей підхід?

• Логічність: декомпозиція має на увазі завжди єдину логіку в системі.
• Рівні рівні: розподіл мети на рівні завдання, однакові за часом або за кількістю ресурсів, що витрачаються, у своїй площині.
• Ієрархія: від складного до максимально простого і вирішуваного.
• Дрібні складові: що менше і зрозуміліше, то краще. Декомпозиція вважається зроблена, коли не залишилося що розбивати. Останні завдання можна виконати за обмежений час приблизно за пару годин.

Декомпозиція мети «організувати нараду»: на схемі видно, що прописана як мета, а й метод її здійснення (имейл, вручну тощо. буд.)

• Час: завдання мають чітке положення в часі. Тобто після закінчення декомпозиції можна спрогнозувати час виконання мети.
• Чіткість формулювань: все, що буде написано у вашому плані, має бути зрозумілим і вам, і іншим членам вашої команди.Крім формулювань завдань, краще використати ще й ознаки досягнення. Наприклад, запитати себе: «Які ознаки означатимуть те, що мети досягнуто чи завдання вирішено?».

Декомпозиція явно не завершена: адже незрозуміло, по-перше, як саме завдання виконуватимуться, а по-друге, не вказано ознак їх виконання

• Цілісність: при декомпозиції не можна включати ті завдання, які допомагають досягненню мети.

Навіщо потрібна декомпозиція?

Декомпозиція - це не просто про планування, але також про делегування та розподіл завдань у часі. Це надійний інструмент, який допомагає у більшості сфер життя.

Оцінити реалістичність проекту та цілі

Наприклад, ви можете зрозуміти в процесі, що мета занадто велика і доведеться вирішити спочатку десяток маленьких. І тоді ви зрозумієте, що досягнення мети не відіграє роль у розвитку бізнесу та залученні клієнтів, і переформулюєте мету.

Усвідомити всі завдання на етапах

Наприклад, ви хочете збільшити прибуток і, розбиваючи роботу на завдання, зрозуміли, що продуктивно задіятиме не тільки маркетинг і рекламу, а й створити співпрацю з іншими компаніями, що випускають супутній товар.

Ви не помітили цього спочатку або не думали, що це допоможе досягненню мети. А декомпозиція вам у цьому допомогла.

Поставити здійсненні завдання

Коли є чіткий план, завдання стає зрозумілішим і простішим. Навіть емоційно здається, що все набагато легше і реалістичніше, ніж у виставі.

Розставити пріоритети

При прописуванні всіх завдань легко орієнтуватися в тому, яке буде важливіше і вигідніше стратегічно, а яке взагалі зайве в плані.

Зрозуміти порядок завдань

Оскільки принцип декомпозиції побудований ієрархії, розбиваючи завдання на дрібні, стає зрозуміла їх послідовність. Можна також легко поміняти завдання та цілі місцями за потреби.

Побачити всі кроки

Поділ від складного до простого допомагає побачити всі кроки, які будуть у проекті. План стає простим та зрозумілим для всіх членів команди. Ви ніби будуєте сходи, якими потрібно йти.

Оцінити терміни

Коли зрозуміло, що робити зараз, то проглядаються етапи виконання та прораховуються ризики та затримки. Отже, можна розрахувати час досягнення всієї мети.

Сформувати ресурси

Для кожного завдання стає зрозуміло, скільки часу, сил і уваги потрібно виділити на її виконання або кому її делегувати. Тоді ви мобілізуєте ресурси для всієї команди та можете підрахувати витрати.

Оцінити досягнення

У плані видно не лише, як мета досягатиметься, а й як далеко ви просунулися. Вам видно виконану роботу і вкладену туди працю.

Провести більш точну оцінку

Декомпозицію можна застосовувати й у опитуваннях. Наприклад, якщо ви хочете дізнатися рівень задоволеності покупців вашим продуктом, ви можете так і запитати «Оцініть від 1 до 10, наскільки вам подобається наш продукт».

Декомпозиція ж передбачатиме розбивку на кілька питань:

• «Оцініть, наскільки продукт простий у освоєнні»,
• «Оцініть, наскільки продукт візуально привабливий», та
• "Оцініть привабливість ціни товару".

За допомогою декомпозиції ви отримаєте точніші та надійніші відповіді.

Як зробити декомпозицію?

Застосовувати принцип практично можна, запам'ятавши принципи.

1. Ставте чітку сформульовану мету. Чим зрозуміліше формулювання, тим простіше вам до нього йти. Не забувайте прописати критерії досягнення.Наприклад, "збільшити кількість продажів на 100".
2. Виявляєте основні завдання досягнення. Не завжди ця мета міститиме десяток дрібних завдань, можна обмежитися одним етапом. Наприклад, "збільшити конверсію", "запустити рекламу", "провести акцію", "оновити дизайн на сайті".
3. Перевіряєте, чи є в поставлених завданнях зайві або такі, що не належать до мети. У прикладі вище це пункт «оновити дизайн сайту». Він безпосередньо не відноситься до збільшення продажів.
4. Далі розбиваєте великі завдання на дрібні. Найкраще кожну з них поділяти окремо, щоб не заплутатися. Наприклад, під "запуском реклами" ми пишемо: "придумати слоган і текст", "створити ілюстрацію для банера з нашим лого", "створити банери" та інші завдання.
5. Наступним етапом перевіряєте підзавдання, які написали. Якісь із них повторюватимуться або стануть зайвими, тобто не ведуть до досягнення мети. Тоді їх слід усунути.
6. Якщо ж завдання потрібно розділити на ще дрібніші, діліть та перевіряйте їх.

У результаті ви отримуєте список дрібних дій, які можна виконати одразу.
Для створення декомпозиції використовують також додатки та послуги для інтелект-карт та канбан-дошки.

Як використовувати декомпозицію?

Декомпозиція підходить для вирішення завдань у бізнесі: від створення проекту та реалізації, до розкрутки, масштабування та зміцнення позицій. Коли ціль зрозуміла і кроки зрозумілі, стане просто досягати більшого і пишатися собою.

Є кілька варіантів декомпозиції у бізнесі, про них і поговоримо.

S.M.A.R.T.

Це концепція, яка допомагає опрацювати саму мету, перш ніж ви почнете ділити її на завдання. S.M.A.R.T. розшифровується: Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-bound.

Від вас вимагається уточнення мети за п'ятьма параметрами:

• S - Конкретність. Результат буде конкретним, зрозумілим і чітким.
• M - Вимірюваність. Результат змінюється у кількості чогось чи інших показниках.
• A - Досяжність. Мета здійсненна фізично.
• R - Актуальність. Ваша це мета чи нав'язана? Допоможе вона бізнесу чи ні?
• T - Обмеженість за часом. Якщо ви пропрацювали всі попередні пункти, тоді ви готові поставити мету та визначити її чіткий дедлайн.

Перевірка мети після її постановки за концепцією S.M.A.R.T.

Покрокова декомпозиція

Принцип, коли з однієї мети випливають поетапні завдання, які неможливо вирішувати окремо чи вичленувати. У цьому принципі ви виконуєте все, як за інструкцією, крок за кроком.

Наприклад, у вас є ділянка і ви хочете збудувати на ньому готель. До придбання цементу вам потрібно знати, як виглядатиме проект. Для цього спочатку наймаєте архітектора, який створить проект майбутнього готелю тощо.

Декомпозиція у вигляді Mind map

Mind map - це інтелект-карти, які створені за принципом схожості з нейромережами та розумовим процесом людини. Це інструмент, який допоможе візуально та грамотно зробити декомпозицію мети.

Ви ставите мету, чітко її формулюєте та малюєте ієрархічну систему через зв'язки. Від складного до легкого, не забуваючи залишати завдання одного обсягу та цінності в один ряд. Далі розбиваєте завдання на підзавдання і так доти, доки у вас не вимальовується своєрідне дерево від однієї мети.

Інтелект-карта для планування відпустки Тоні Бьюзена (з книги Інтелект-карти.
Повний посібник з потужного інструменту мислення» видавництва МІФ)

Плюси такого планування – карта дозволяє побачити картину повністю та розглянути кожен розділ та підрозділ. Якщо робити карту онлайн, то її можна розділяти, масштабувати та ділити завдання ще й ще.

До того ж такий принцип дуже зручний для брейнштормінгу, коли ви хочете вирішити, як виконувати ціль разом із командою.

Висновок

Декомпозиція – інструмент, що дозволяє досягати мети. Для того щоб застосовувати такий інструмент, необхідно чітко сформулювати мету.

Декомпозиція потрібна, щоб зрозуміти свої рамки, ресурси, відсікти зайве, опрацювати всі кроки та подивитися на картину досягнення мети повністю. Принципи декомпозиції: ієрархічність, логічність, чіткість та час, цілісність та рівність рівнів. Орієнтуючись ними, будь-яка мета ділиться на дрібні.

Принцип корисний у бізнесі, а й у побудові особистих і побутових цілей: можливість побачити їх поетапне досягнення допомагає у процесі впливає на задоволеність результатом.

Сервіс Vitamin tools теж показує вам загальну картину: ви розбиваєте рекламний бюджет на кілька облікових записів (TikTok, Яндекс Директ, Facebook та інші) і бачите їх усіх в одному вікні. Така розбивка дозволяє контролювати ваші кошти, бачити, куди саме ви їх направляєте і який ви з цього отримуєте фідбек.

Декомпозиція

Декомпозиція - це поділ цілого на частини. У менеджменті під нею мається на увазі розбиття складної мети на прості, які зручніше оцінити та виконати. Цей принцип широко використовується в різних сферах діяльності, таких як бізнес, наука, маркетинг, програмування і т.д. Він застосовується й у повсякденному житті, найчастіше несвідомо, на вирішення складних завдань.У менеджменті декомпозування є одним із базових інструментів планування та контролю над проектами.

Наш найкращий курс для старту в IT. За 2 місяці ви пробуєте себе в дев'яти різних професіях: мобільній та веб-розробці, тестуванні, аналітиці і навіть Data Science - виберіть потрібну і відразу освойте її.

Спробуйте 9 професій за 2 місяці і виберіть потрібну вам

Навіщо потрібна декомпозиція?

Основне призначення декомпозиції — створити умови для того, щоб максимально швидко та ефективно досягти основної мети проекту. Її поділ на дрібніші завдання дозволяє:

• Оцінити реалістичність усього проекту. Наприклад, в ході декомпозиції можна побачити, що мета сформульована занадто широко і для її виконання потрібно вирішити масу дрібних завдань, що в цих умовах занадто довго або потребує великих ресурсів. Також цей прийом може показати, що ціль взагалі задана некоректно і в нинішньому формулюванні нереалізована в принципі.
• Усвідомити завдання. Розбиваючи велику мету на окремі завдання, ви зможете зрозуміти, що саме необхідно виконати для її досягнення. Найчастіше у плані робіт з'являються пункти, яких спочатку не було. Також декомпозиція дозволяє знайти додаткові способи та засоби досягнення мети.
• Розставити пріоритети. Поділ спільної мети окремі завдання дозволяє зрозуміти, які їх важливіші, і спрямувати ними основні ресурси. Також метод декомпозиції допомагає скласти ієрархію завдань, упорядкувати їх виконання.
• Оцінити терміни та ризики. Оцінка загальної мети, зазвичай, утруднена тим, що вона у перспективі.Розуміючи, що необхідно зробити на кожному з етапів, легше оцінити реалістичні терміни та витрати ресурсів на виконання завдань, а також пов'язані з ними перешкоди.
• Оцінити досягнення. Маючи докладний поетапний план, легше визначити, на якій стадії досягнення мети ви перебуваєте, скільки часу та ресурсів уже витрачено і потрібно буде витратити в майбутньому, а також який результат досягнуто на даний момент. Це дозволяє постійно коригувати порядок робіт у бік більшої реалістичності.

Декомпозувати можна не лише головну мету проекту, а й інші його аспекти, наприклад, оцінку кінцевого продукту споживачами, розбивши загальні питання на більш конкретні. Існує також декомпозиція процесів для підприємства, робіт, трудових і матеріальних ресурсів тощо.

Кому потрібна декомпозиція?

Як універсальний принцип мислення і вирішення завдань декомпозиція використовується в різних сферах життя. Навіть простий похід у магазин підсвідомо розбивається на окремі етапи: зайти у відділ косметики, купити господарське приладдя, продукти харчування тощо. Цим принципом часто користуються школярі та студенти, виконуючи навчальні завдання.

Свідомо декомпозиція цілей як управлінський метод застосовується у бізнесі та менеджменті:

• Власники та керівники компаній за допомогою цього методу планують діяльність своїх підприємств, ставлять глобальні та приватні завдання перед підлеглими, керують витратами та доходами, вибудовують загальні стратегії просування тощо.
• Проект-менеджери, у свою чергу, за допомогою декомпозиції планують роботу окремих команд над конкретним проектом.
• Маркетологи декомпозують спільну мету просування на конкретні заходи, планують рекламні кампанії, активність у соцмережах тощо.

Може здатися, що декомпозицією користуються лише керівництво великих компаній під час роботи над великими проектами. Насправді цей спосіб управління використовують і невеликі стартапи, і одинаки. Особливо це проявляється в IT-сфері, де програмні продукти (десктопні та мобільні програми, ігри тощо) часто розробляються невеликими групами ентузіастів та окремими фахівцями. У цьому декомпозуються як технічні завдання, а й управлінські, маркетингові.

Курс для новачків «IT-спеціаліст
з нуля» – розберемося, яка професія вам підходить, та допоможемо вам її освоїти

Принципи декомпозиції

У декомпозиції немає суворих правил, вона здійснюється відповідно до цілей, потреб і ресурсів конкретного проекту. Найчастіше досить просто розділити одну загальну завдання кілька приватних. Однак є кілька принципів, які дозволяють це зробити правильно.

Чітке визначення мети. Вона має бути конкретною, в ідеалі — обчислюваною, щоб її можна було виміряти. Наприклад, варіант «більше заробити» не підходить, бо він позбавлений конкретики. Незрозуміло, які ресурси та заходи для цього потрібні. А ціль, сформульована як «наприкінці року увійти до ТОП-3 пошуковика Яндекса», цілком точно визначена та вимірювана, що спрощує й визначення приватних завдань, необхідних для її досягнення.

Взаємна ізоляція елементів. Іншими словами, в результаті декомпозиції проекту має вийти список завдань, які не перетинаються один з одним. Вони мають бути своя предметна область, виділені виконання ресурси, терміни тощо.Це дозволить уникнути плутанини, зробить роботу більш упорядкованою і, отже, швидкою.

Ієрархічна структура завдань. Складні проекти необхідно розбивати на етапи відповідно до ієрархії завдань. Тобто кожне завдання має підкорятися задачі верхнього рівня, яка, у свою чергу, підпорядковується ще загальнішій і т.д.

Збіг суми елементів з цілим. Ціле це кінцева мета, закладена в проект. Вона має бути досягнута на всі 100%. Після її декомпозиції слід підрахувати, чи відповідає їй сума результатів, що досягаються кожному з етапів. Якщо ні — це ознака помилки планування, втраченої задачі, яка дозволить досягти кінцевого результату повною мірою.

Максимальне спрощення кінцевих завдань. В ідеалі декомпозиція має призвести до переліку завдань, які вже не можна логічно поділити на підзавдання. Це робить їх максимально простими у виконанні, що, у свою чергу, спрощує досягнення кінцевої мети.

Помірна кількість дрібних завдань. Іншими словами, у прагненні декомпозувати загальну мету краще уникати появи великої кількості дрібних етапів. В іншому випадку процес виконання буде складно контролювати, що, у свою чергу, негативно позначиться на кінцевому результаті.

Два останні принципи логічно суперечать один одному. Справді, складно розбити великий проект на максимально прості завдання так, щоб їх було небагато. Тут потрібно шукати золоту середину, з наявних ресурсів, термінів, кваліфікації персоналу тощо. До кожного проекту потрібно шукати свій підхід. Наприклад, декомпозувати створення інтернет-магазину можна за його основними розділами: сервісна інформація, каталог товарів, інформаційні статті/блог тощо.А розробку соціальної мережі або мобільного додатка розбити таким чином на окремі завдання вже не вийде через ширшу функціональність, високий рівень інтеграції таких проектів із сторонніми сервісами, іншими сайтами.

Види декомпозиції

Під ними маються на увазі способи розбиття цілого на частини. Умовно їх можна розділити на дві загальні категорії:

• Поетапний поділ. Воно полягає у створенні списку послідовних етапів, виконавши які можна досягти основної мети. При цьому перейти до нової стадії можна лише тоді, коли завершено попередню. Ця послідовність обмежує застосування цієї моделі декомпозицією робіт, процесів і, у деяких випадках, цілей.
• Дерево залежностей. Це ієрархічна структура, у якій завдання обов'язково послідовно пов'язані друг з одним і можуть виконуватися паралельно. Структурна декомпозиція складніша, ніж поетапний поділ, і більше підходить для здійснення масштабних проектів та завдань.

Щоб у процесі поділу на частини всього проекту не прогаяти важливих моментів, застосовують різні засоби візуалізації. Особливо це поширене в IT-сфері, де часто використовуються такі інструменти:

• Діаграма Ганта. Це графік робіт, що представляє собою смуги, що відповідають кожному завданню та протягнуті вздовж тимчасової шкали. Довжина кожної лінії відповідає терміну виконання, а їх розташування - пріоритетності або логіці виконання.
• Діаграма PERT. Вона нагадує діаграму Ганта, але враховує як хронологію, послідовність і пріоритет завдань, а й взаємозв'язок з-поміж них. Ключові етапи позначаються колами чи прямокутниками, а завдання, що утворюють залежності між ними, – лініями чи стрілками.

Візуально декомпозувати проект можна у будь-якому графічному редакторі. Але є й зручніші інструменти — наприклад, у тому самому Microsoft Excel або Google Таблицях є окрема функція для побудови діаграм. За її допомогою можна налаштувати візуалізацію Ганта. Для побудови діаграм PERT, дерев залежностей та інших схем декомпозиції підходить програма XMind, що спочатку «заточена» під створення «ментальних карт» (мейндмапів). Є й більш спеціалізовані під менеджмент додатки (наприклад, «ЛідерТаск»), у яких можна візуально декомпозувати завдання, а й призначити відповідальних, докладно розписати план робіт, контролювати їх виконання тощо.

Переваги декомпозиції

Розуміння задач. Декомпозируя загальну мету більш дрібні завдання, ви розумієте, що потрібно зробити для її досягнення. Декомпозиція вносить у роботу конкретику, деталізує етапи роботи, дозволяє оцінити їх з погляду витрат і результату.

Оптимізація ресурсів. Конкретна постановка завдань допомагає ефективніше витрачати фінансові, матеріальні та трудові ресурси, а також час. Підрахувавши, скільки їх витрачається на кожен із етапів, можна досить точно визначити витрати на виконання всього проекту. І за необхідності гнучко скоригувати сам план, або з ресурсних обмежень, або, навпаки, виділивши більше ресурсів з його виконання, якщо є така можливість.

Розподіл відповідальності. Працюючи над великим проектом, усе команду доведеться розбивати на окремі підгрупи, кожна з яких займатиметься своєю частиною. В іншому випадку досягнення спільної мети буде важким, а командна діяльність неефективною.Але й за паралельної роботі виникає необхідність контролювати їх. Декомпозиція дозволяє відразу розподілити завдання з підгруп, призначити відповідальних їх виконання, цим підвищивши загальну ефективність команди.

Спрощення планування. Візуалізація завдань під час декомпозиції робить процес планування значно простішим. Вона дозволяє чітко уявити структуру проекту, розподілити етапи пріоритетності їх виконання тощо. При необхідності до вже наявної декомпозиції можна додавати нові завдання, розбивати наявні більш приватні.

Недоліки декомпозиції

Ігнорування форс-мажорів. Жодний проект не застрахований від впливу зовнішніх факторів. Декомпозуючи мету, складно передбачити всі форс-мажорні ситуації — можна лише певною мірою знизити їх вплив на реалізацію цілей.

Ігнорування людського чинника. Декомпозиція – це формальний метод планування. Він працює насамперед із змістом самих завдань, але не з їхніми виконавцями. Як і у випадку форс-мажорів, не можна заздалегідь передбачити на 100%, як призначені співробітники виконуватимуть свою роботу, скільки часу та ресурсів їм для цього знадобиться, якого результату вони досягнуть тощо. Особливо це стосується творчих проектів, у яких дуже залежить безпосередньо від команди.

Ігнорування альтернативних рішень. При декомпозиції заздалегідь визначається, як виконуватиметься кожна конкретна задача. Якщо під час виконання проекту якийсь працівник знайшов альтернативне рішення, це може порушити загальний план робіт.На практиці це призводить до того, що співробітники або команди, працюючи над своїми завданнями, намагаються не підводити колег і суворо дотримуватися розміченого плану, ігноруючи інші, у тому числі оптимальні рішення.

Як зробити декомпозицію?

Незважаючи на зовнішню простоту цього процесу, декомпозувати загальну мету виходить далеко не у всіх і одразу. Найбільш поширена помилка — розбивка на дуже велику кількість дрібних завдань, які не так спрощують план виконання проекту, як, навпаки, роблять його дуже громіздким і складним. За масою невеликих етапів найчастіше втрачається основна мета всієї роботи.

Щоб уникнути цього, можна скористатися стратегією відсікання, що включає такі етапи:

• Спочатку потрібно чітко визначити основну мету. Без її розуміння буде неможливо адекватно виділити більш приватні завдання, необхідних її виконання.
• Далі основну мету необхідно розбити кілька завдань. Причому вони повинні логічно перетинатися друг з одним.
• Потім основні завдання дробляться, якщо в цьому є потреба, на дрібніші. Вони також розбиваються на підзавдання — так з'являються рівні декомпозиції.
• Усі підзадачі кожному рівні піддаються аналізу. Чи потрібне це конкретне завдання для досягнення спільної мети? Скільки на неї витрачати ресурсів та часу? І т.д.
• Завдання, які не потрібні для виконання проекту, відсікаються, а структура, що залишилася, переноситься на новий лист.
• Далі оптимізованою структурою виконується вже сам проект.

Ця стратегія дозволяє не ускладнити робочий процес, оптимізувати витрати фінансових, матеріальних та інших ресурсів, відмовитися від малозначущої роботи, ефективніше делегувати обов'язки виконання завдань тощо.

Інша стратегія заснована не так на логічному поділі спільного на приватні елементи, але в числовому підході. Працює вона лише з проектами та цілями, які можна виміряти, — наприклад, «збільшити за рік кількість передплатників із 200 тисяч до 1 мільйона» тощо. Тут за загальну мету береться конкретний числовий показник, який хронологічно поділяється на кілька частин, кожна з яких має бути досягнута за певний термін.

Декомпозувати можна й слабко визначену мету — такий процес називається однокроковою декомпозицією. Вона працює у тих випадках, коли мету неможливо чи складно виміряти, конкретизувати. Суть її в наступному:

• Основна мета формулюється у загальному вигляді та піддається аналізу.
• З неї виділяється одне пріоритетне завдання, яке вже розбивається на невеликі етапи.
• Це завдання фіксується у плані та виконується за виділеними етапами.
• Потім цикл повторюється - з основної мети виділяється інше пріоритетне завдання і т.д.

При використанні цієї стратегії основна мета проходить кілька ітерацій, у кожній з яких виділяється і виконується одне з конкретних завдань, необхідних її досягнення. Якщо основна мета змінюється, такий підхід дозволяє гнучко зреагувати на ці зміни без значних і марних витрат ресурсів.

Таким чином, декомпозиція — це методика управління проектами, яка використовується повсюдно в бізнесі та менеджменті в різних сферах життя, від повсякденності до промислового виробництва. Вона дає глобальне розуміння спільної мети проекту та конкретних дій щодо його реалізації. Водночас є й об'єктивні обмеження, пов'язані насамперед із формалізованим характером декомпозиції, її залежністю від чітких визначень.

Декомпозиція завдань: види, приклади та інструкція з виконання

Щоб досягати поставленої мети або виконувати складні завдання, використовують декомпозицію. Цей метод допомагає розділити об'ємну справу на невеликі підзавдання. Розповідаємо, що таке декомпозиція та як правильно її виконувати. <>

Суть декомпозиції

Декомпозиція - це дроблення великої задачі, мети або проекту на підзавдання, які допоможуть досягти потрібного результату. Допустимо, автору потрібно написати книгу. Щоб розуміти, з чого почати і в якій послідовності виконувати всі дії, це ділять на етапи. До кожного етапу прописують свій список підзадач. У разі створення книги декомпозиція завдань буде виглядати так:

Мета - створення книги

1. Підготовка до створення книги

• Аналіз мети та ідеї
• Збір інформації
• Опрацювання цільової аудиторії

2. Підготовка чернетки

• Продумати сюжет
• Описати персонажів
• Опрацювати тезовий план з глав

3. Створення чернетки

• Написати чернетку
• Додати діалоги
• Вичитати чернетку, знайти нестикування, друкарські помилки

4. Оформлення чистовика

5. Надсилання на перевірку редактору

Таким чином, за допомогою декомпозиції завдань велику туманну задачу вдалося розділити на зрозумілі складові. Оскільки декомпозиція спрощує роботу із завданнями, її застосовують у роботі, а й у житті особистих завдань.

Декомпозицію використовують для складних завдань, коли робота виконується у кілька етапів. Наприклад, необхідно розробити мобільний додаток або програму. Це величезна мета. Щоб нічого не проґавити, її поділяють на конкретні завдання, а їх — на підзавдання. Таким чином виходить покроковий план розробки програми.

Декомпозицію не використовують, якщо завдання можна виконати за один або два кроки.Допустимо, потрібно скласти звіт з продажу за вересень. Керівник відділу продажів збирає статистику і заповнює звіт.

Навіщо потрібна декомпозиція

Декомпозиція допомагає вирішити одразу кілька завдань:

• розкласти складну мету на етапи чи рівні, щоб спланувати, як досягти мети;
• спростити роботу над складним проектом;
• встигнути зробити поставлені завдання до дедлайн;
• визначити черговість завдань та їх кількість;
• оцінити фронт робіт, так ви зможете зрозуміти, скільки потрібно часу для виконання кожної підзавдання;
• зрозуміти, чи можливо виконати завдання у задуманий термін і скільки цього потрібно ресурсів: співробітників, грошей, техніки тощо.

Методи декомпозиції часто використовують команди, які працюють за Agile.

Для цього ціль або проект розбивають на завдання та підзадачі – декомпозують, потім з них складають список – беклог.

Цей підхід прискорює процес роботи і дозволяє швидко пристосовуватися до нових умов.

Принципи декомпозиції задач

Щоб отримати бажаний результат, тобто досягти мети або виконати завдання, потрібно дотримуватись принципів декомпозиції:

1. Переходити від загального до часткового. Тобто ставимо велику мету, розбиваємо її на завдання, кожну окрему задачу розкладаємо на підзавдання.
2. Ділити завдання потрібно за загальною ознакою: за термінами, виконавцем чи змістом.У прикладі створення книги завдання розподілені за змістом: підготовка чернетки, його створення, підготовка чистовика.
3. Дробити завдання у межах необхідного. Припустимо, існує велике завдання — потрібно підготувати чернетку. Незрозуміло, які дії потрібно зробити, щоб її виконати. Тому ділимо її на такі завдання: продумати сюжет, описати персонажів, створити тезовий план розділів. Далі ділити підзавдання більш дрібні дії не потрібно, оскільки алгоритм їх виконання простий і зрозумілий.
4. Підзадач має вистачати, щоб виконати завдання. Якщо немає якоїсь дії, яка потрібна для завершення роботи, його потрібно додати.
5. Описувати події докладно. Такий принцип означає: якщо скласти план без конкретики, то буде складно згадати, які дії ви мали на увазі.
6. Ставити терміни, часові обмеження. Це допоможе розпланувати час виконання завдання. У процесі роботи вдасться контролювати час, що залишився до дедлайну.

Види декомпозиції

Розділяти ціль на дрібні дії можна у різний спосіб. Відповідні способи декомпозиції підбирають залежно від завдання, термінів її виконання. Розробити сайт, запустити франшизу, здати звіт у податкову - абсолютно різні завдання, тому для них підходять різні види декомпозиції.

Є вертикальна та горизонтальна декомпозиція.

• У горизонтальній кожний наступний крок залежить від попереднього. До горизонтальної відносяться поетапна, однокрокова та декомпозиція вимірюваних показників.
• У вертикальної задачі можуть бути пов'язані один з одним, їх можна виконувати паралельно. До вертикальної відносяться дерево цілей та ментальні карти.

Дерево цілей

Дерево цілей — це завдання досягнення мети, оформлені як схеми.Головна мета відокремлена, від неї вниз розходяться завдання та підзавдання. Оскільки ієрархічна структура завдань нагадує гілки дерева, методика отримала саме таку назву.

Цей спосіб використовують для візуалізації завдань, які не залежать один від одного. Їх можна виконувати паралельно або призначити кілька відповідальних для різних рівнів декомпозиції. Приклад декомпозиції малюнку нижче.

Інтелект-картки

Інтелект-карти або ментальні карти нагадують дерево цілей, оскільки завдання теж розходяться від головної мети, ніби гілки дерева. Але в цьому випадку відгалуження розташовані з обох боків від мети, а ще завдання можуть бути пов'язані між собою. Такий варіант підходить, коли потрібно реалізувати проект із взаємозв'язками між підзавданнями.

Поетапна декомпозиція

Якщо завдання потрібно виконувати одне за одним, використовують поетапну чи покрокову декомпозицію. Припустимо, необхідно зробити ремонт в будинку: поміняти проводку, вирівняти стіни, поклеїти шпалери.

Ці завдання потрібно буде виконувати у суворій послідовності. Тому така декомпозиція є набором послідовних дій. Так як третій крок не можна виконати одночасно з першим кроком або після нього, у цьому випадку використовують покрокову декомпозицію цілі.

Однокрокова декомпозиція

Такий метод застосовують, коли не можуть збудувати відразу весь шлях до досягнення мети. Тому спочатку ставлять перше завдання та пишуть список підзавдань до нього. Коли всі виконали, ставлять друге завдання та пишуть наступний список підзавдань. І так, поки не досягнуть мети.

Завдяки такій схемі вдається планувати завдання лише на короткострокову перспективу, тому він не підходить для довгострокових цілей. Давайте розглянемо такий спосіб декомпозиції на прикладі нижче.

Декомпозиція вимірних показників

Якщо ціль пов'язана з цифрами, можна використовувати декомпозицію вимірюваних показників. І тут завдання позначають цифрами. Наприклад, потрібно нагромадити за півроку 600 000 рублів. Тоді завдання у цьому випадку виглядають так:

1. Відкласти 200 000 ₽ за перші 2 місяці.
2. Відкласти 300 000 ₽ за наступні 2 місяці.
3. Відкласти 300 000 ₽ за наступні 2 місяці.

Методика SMART

SMART - це методика, при якій головна мета має бути:

• S - specific - конкретної та зрозумілої;
• M - measurable - вимірна;
• A - achievable - досяжною;
• R - relevant - релевантний;
• T – time bound – обмеженою за часом.

Тоді мета «збільшити продаж» буде позначена більш конкретно.

✔️ Ціль: збільшити продажі на 15% за рахунок нової стратегії просування до 31 жовтня 2024 року, щоб використати прибуток на модернізацію виробництва.

Завдання щодо неї теж мають бути зрозумілими.

✔️ 1 завдання: розробити 50 гіпотез про просування компанії до 1 травня 2024 року, щоб знайти ефективні інструменти просування.

У такому разі цілі та завдання виходять не абстрактними, а конкретними, до них можна прив'язати KPI співробітників, тут одразу є дедлайни. Це дозволить працювати із завданнями більш ефективно. Адже що детальніше прописані дії, то менше плутанини у завданнях.

Як використовувати декомпозицію цілей у командній роботі

Декомпозиція цілей допомагає синхронізувати роботу команди, тримати сфокусованість на результаті та побудувати прозору систему роботи. З її допомогою вдається контролювати терміни, швидко реагувати на труднощі у виконанні завдань.

Вести декомпозицію зручно у корпоративному месенджері. Для кожної масштабної мети створюють окремий чат, додають усіх співробітників, які будуть залучені до декомпозиції.Призначають відповідальну — людину, яка щодня надсилатиме в чат звіти щодо руху до мети. Відповідальний разом із командою проводить декомпозування, після чого щоденно відстежує прогрес із завдань та публікує звіти.

Допустимо, компанія збирається запускати франшизу. Керівник призначає Івана Івановича відповідальним із запуску. Іван Іванович створює чат "Запуск франшизи", додає учасників. Команда прописує ключові завдання, поділяє їх на підзавдання, а Іван Іванович щодня надсилає до чату звіт про прогрес завдань.

Уся команда може стежити за прогресом. Project manager бачить, як працює команда, чи вкладаються співробітники в строки, скільки часу було витрачено і скільки заплановано на виконання завдань. Якщо процес роботи затягується, він може це вчасно побачити та вжити заходів, наприклад, передати частину термінових завдань іншим працівникам.

Зворотна декомпозиція цілі

Коли ціль розкладають на завдання та підзавдання, не обов'язково йти від початку до кінця, тобто з точки А в точку Б. Можна прийти з точки Б в точку А, тобто зробити зворотне декомпозування. Йдеться про те, що в обох випадках ми поділяємо велике і складне завдання на підзавдання, тільки робити це можна як з початку, так і з кінця.

Наприклад, якщо ми хочемо запустити франшизу, нам потрібно, щоб люди про неї довідалися. Це означає, що потрібно запустити рекламу, а для цього потрібний веб-сайт. Щоб люди зайшли на сайт та зрозуміли, у чому переваги франшизи, необхідно вивчити цільову аудиторію. А ще люди заходять побачити цінність нашої пропозиції, для цього потрібні цифри, тож слід скласти фінансовий план та бухгалтерську документацію. Це неможливо зробити без аудиту вашого бізнесу.

Декомпозиція щоденних завдань

Декомпозицію можна провести навіть задля планування роботи співробітників. Наприклад, потрібно оптимізувати сайт. Для цього SEO-фахівець виконує близько десяти завдань. Він розписує ці завдання, робить їх одне за одним.

Щоб керівник міг відстежувати роботу SEO-фахівця, зручно вести планування у корпоративному месенджері. Для цього створюють чати для кожного відділу, до яких працівники щодня надсилають звіти про рух до мети. Такий звіт SEO-фахівця в чаті відділу маркетингу в корпоративному месенджері.

Таким чином, декомпозування допомагає керівникам відслідковувати прогрес із завдань, щоб у разі потреби встигнути перерозподілити ресурси. Також це робить роботу відділу прозорою, оскільки всі співробітники знають один одного.

Як зробити декомпозицію

Браян Трейсі — мотиваційний оратор та автор книги «Досягнення цілей» — пропонує свою методику, як реалізувати декомпозування цілей за десять кроків:

1. Сформулювати завдання чи мету.
2. Детально її описати.
3. Перерахувати список вигод при досягненні бажаного результату.
4. Визначити, з якими ресурсами та можливостями рухатиметеся до мети.
5. Визначити скільки часу потрібно виділити для досягнення результату.
6. Вивчити, які можуть бути труднощі та проблеми на шляху до результату.
7. Зібрати дані про те, що саме знадобиться для виконання завдань, використовуючи додаткові матеріали.
8. Написати список людей, які допоможуть досягти цілей.
9. Докладно описати кінцевий результат.
10. Написати список завдань у порядку пріоритету.

Усі кроки припускають непросто розподіл великої мети більш дрібні завдання. Цей алгоритм включає елементи аналізу, що дозволяє оцінити ресурси, ризики та терміни.

Інструменти для декомпозиції

Найпростішу поетапну декомпозицію можна робити хоч у блокноті, хоч Excel або Word. Для створення дерева цілей та інтелект-карток є спеціалізовані сервіси:

• Miro
• Mind Meister
• MindOnMap
• Wireflow
• XMind

Щоб відстежувати терміни виконання завдань та розподіляти навантаження, також використовують діаграму Ганта. Діаграма Ганта дозволяє візуалізувати послідовність виконання завдань. Найпростіший варіант діаграми можна побудувати в Таблицях Google або Excel. Або використовуйте спеціалізовані сервіси для керування проектами: Gantt Pro, Online Gantt.

Оцінка результату

Щоб виміряти ефективність досягнення мети, використовують KPI – ключові показники ефективності. Усі показники поділяються на чотири види:

• кількісні – скільки отримали грошей, нових заявок, передплатників тощо;
• якісні - як збільшилася лояльність покупців чи впізнаваність бренду;
• термінові – наскільки економиться час роботи над завданнями;
• цільові - чи досягли виконання поставленої задачі.

Щоб оцінити ефективність, потрібно прописати KPI для кожного завдання та головної мети. Наприклад, KPI для аналітики або SEO оптимізації сайту можуть бути кількісними: збільшити конверсію на 10%, знизити вартість ліда до 150 ₽, збільшити ROI на 15%. KPI для написання книги можуть бути цільовими. Ціль виконана, якщо є готова книга.

Поширені помилки

Є 6 помилок, які найчастіше допускають у процесі декомпозування:

1. Роблять повну декомпозицію тривалої чи глобальної мети. Допустимо, компанія вирішила запустити просування свого продукту. Нема рації розписувати всі завдання на рік уперед. Можна розбити мету лише на етапи, щоб прописувати завдання кожному етапу з наближенням до мети. Цього буде достатньо, щоб досягти мети.
2. Дотримуються плану, навіть якщо він не є ефективним. Якщо не вдається досягти потрібних показників просування на першому та другому етапах, подальші завдання краще переглянути та змінити стратегію.
3. Чи не аналізують список завдань. Важливо переконатися, що дії не суперечать одна одній, і на кожну задачу відведено достатньо часу.
4. Чи не призначають відповідального. Якщо у команді немає проджект-менеджера, все одно необхідно вибрати співробітника, який контролюватиме досягнення мети.
5. Не враховують зовнішніх чинників. Варто враховувати ризики, які можуть виникнути будь-якої миті. Ви повинні бути готовими до того, що щось піде не так. Тому в алгоритмі Брайана Трейсі є пункт для вивчення складнощів.
6. Дроблять прості цілі. Дії, які можна зробити в один крок, немає сенсу розкладати на дрібніші складові. Ви довше займатиметеся прописуванням дій, ніж їх реалізацією.

Чек-лист: що запам'ятати про декомпозицію цілей

1. Декомпозиція – що це? Простими словами це можна описати як дроблення занадто великої задачі, мети, всього проекту чи роботи на дрібні завдання, які допоможуть досягти потрібного результату. Тобто декомпозиція – це поділ дуже складної справи на прості та зрозумілі маленькі дії.
2. Декомпозиція допоможе спланувати роботу за складним проектом. Вона допомагає зрозуміти, які справи можна делегувати, підвищення швидкості роботи працівників. Декомпозиція дозволяє розподілити ресурси, розставити пріоритети, вкластися у строки, зробити командну роботу прозорішою.
3. Насправді є кілька способів, як провести декомпозицію: поетапно, за один крок, за допомогою дерева цілей, інтелект-карт, методом SMART.Ціль можна розділити на підзавдання в блокноті, Excel або спеціалізованих сервісах: Miro, Mind Meister, MindOnMap, Gantt Pro, Online Gantt. Тут зручно робити декомпозувати будь-що, незалежно від того, скільки рівнів у нашої мети.
4. Як декомпозувати завдання? У першу чергу сформулюйте та докладно опишіть мету → перерахуйте список вигод → складіть список ресурсів для реалізації мети → визначте час для її досягнення → випишіть ризики → зберіть дані → складіть список виконавців → складіть список завдань у порядку пріоритету → список великих завдань розділіть на дрібніші підзавдання.
5. Декілька порад, які допоможуть не допускати помилок. Варто пам'ятати, що ціль має бути чітко позначена, не варто дробити на завдання просту ціль. Також важливо враховувати зовнішні чинники. Ще необхідно призначити відповідального, змінювати свій план, якщо не вдається досягти основних KPI. Глобальну мету розбивають на етапи, її частини розписують за необхідності.