У якому разі вважається відрядження

ТК РФ Стаття 166. Поняття службового відрядження

Путівник з кадрових питань. Запитання застосування ст. 166 ТК РФ

Службове відрядження - поїздка працівника за розпорядженням роботодавця на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи. Службові поїздки працівників, постійна робота яких здійснюється у дорозі або має роз'їзний характер, службовими відрядженнями не визнаються.

Особливості направлення працівників у службові відрядження встановлюються у порядку, що визначається Урядом Російської Федерації.

(Частина друга введена Федеральним законом від 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Що вважається відрядженням за Трудовим кодексом РФ?

Відрядження ТК РФ розглядається як робоча поїздка, наділеної чіткими правовими ознаками. Вивчимо ці ознаки докладніше.

Що таке відрядження по ТК РФ та які її відмітні ознаки

Що вважається відрядженням по ТК РФ? У положеннях кодексу сказано, що відрядження - це поїздка співробітника фірми, що має певний термін і здійснюється відповідно до розпорядження роботодавця, на об'єкт, який розташований поза штатним місцем роботи (ст. 166 ТК РФ). Трудовий кодекс розмежовує поняття відрядження та службової поїздки — здійснюваної працівником на посаді, яка передбачає виконання роботи роз'їзного характеру.

Відрядженням також вважається тимчасовий від'їзд працівника до структурного підрозділу організації, розташованого в іншому населеному пункті або за кордоном.

Відрядження, на відміну від службової поїздки, вимагає оформлення в особливому порядку - встановленому постановою Уряду України від 13.10.2008 № 749. На практиці це означає:

• видання керівництвом наказу про відрядження;
• виплату відрядженому авансу;
• заповнення співробітником авансового звіту, що повернувся з відрядження (а також службового завдання та звіту про відрядження, якщо це передбачено локальними нормативами роботодавця).

Для працівників, які відряджаються, на відміну від тих, хто бере участь у службових поїздках, встановлений широкий спектр гарантій і компенсацій. Зарплата відрядженому нараховується за особливим принципом - виходячи із середнього заробітку.

Дізнатися більше про специфіку розрахунку зарплати для працівників у відрядженнях ви можете у статті «Розрахунок середнього заробітку для відрядження».

Облік робочого дня працівників у відрядженні також має особливості. Розглянемо їх.

Як здійснюється облік робочого часу у відрядженні

Робочий час відрядженого співробітника, як і у випадку із працівниками в офісі компанії, враховується у табелі за уніфікованою формою № Т-13. При внесенні в табель відомостей про відрядженого працівника кадровику слід мати на увазі, що:

1. Робочий годинник у табелі не відображається (оскільки невідомо, в який саме момент часу відряджений приступає до роботи в поїздці). У документі проставляється умовне позначення К чи код 06.

2. При знаходженні у відрядженні у вихідні дні працівник у загальному випадку вважається таким, що прийшов у відповідні дні на роботу. Даний факт у табелі відбивається із застосуванням умовного позначення РВ або коду 03.Зарплата цей день нараховується працівнику в подвійному обсязі (чи звичайному, з наступним наданням відгулу).

Як оформити відрядження у святкові дні, розповіли експерти КонсультантПлюс. Оформіть безкоштовний пробний доступ до системи і переходьте в Готове рішення.

Важливий нюанс: роботодавець має право попросити співробітника засвідчити факт роботи у вихідний день. Якщо з'ясується, що він у вихідний день відпочивав, як його колеги на штатному місці роботи, то в табелі відбивається умовне позначення Ст. Зарплата цього дня працівнику не нараховується.

Дізнатися більше про специфіку застосування уніфікованої форми № Т-13 ви можете у статті «Уніфікована форма № Т-13 – бланк та зразок».

Ще один важливий нюанс ведення коректного кадрового обліку – встановлення термінів відрядження. Вивчимо його докладніше.

Які за ТК РФ встановлені мінімальний та максимальний терміни для відрядження

Щодо відряджень ТК РФ, як і інші нормативні акти, не встановлює мінімальну чи максимальну тривалість.

Теоретично (і часто на практиці) співробітники можуть прямувати у відрядження буквально на один день. При цьому одноденні відрядження можна поділити на 2 типи:

• у місця, звідки є можливість повертатися щодня до населеного пункту, в якому працює штатно;
• у регіони, звідки щоденне повернення на місце роботи важко або практично неможливе (наприклад, у північне місто, пов'язане з рештою лише авіасполучення при нерегулярних рейсах).

У першому випадку відрядженому не виплачуються добові. У другому - виплачуються за день відрядження та за час, витрачений на дорогу (п. 11 Положення, затвердженого постановою 749).

Якщо працівник відряджений однією день зарубіжних країн, то разі можливості щоденного повернення із зарубіжжя йому належить 50% від встановленого локальним нормативом розміру добових, виплачуваних при дводенної і тривалішому відрядженні (п. 20 Положення).

Не знаєте особливостей обліку закордонних відряджень? Приклади розрахунку та відображення таких витрат є КонсультантПлюс. Оформіть пробний доступ до системи та переходьте в Типрову ситуацію. Це безкоштовно.

Безумовно, роботодавець може прийняти на локальному рівні норми, які суттєво покращують становище працівника порівняно з чинним законодавством (і виплачувати суми, еквівалентні добовим, при відправленні співробітника у будь-які одноденні відрядження).

Певними нюансами характеризується відображення витрат на відрядження роботодавця в рамках податкового та бухгалтерського обліку. Про них читайте у статтях:

Підсумки

Відрядження Трудовий кодекс РФ визначає як здійснювану відповідно до розпорядження роботодавця поїздку співробітника у місце, віддалене від штатної роботи. Законодавством встановлено мінімальних чи максимальних термінів відрядження. Підтверджені витрати роботодавця за таких поїздок можуть зменшувати базу оподаткування.

Дізнатися більше про особливості законодавчого регулювання відряджень співробітників ви можете у статтях:

Правила та порядок оформлення відрядження

У процесі службової діяльності виникають ситуації, коли частину роботи потрібно виконати поза робочим місцем: в іншій організації, іншому місті чи країні. Для цього співробітника відправляють у відрядження. Як правильно оформити поїздку та відшкодувати витрати на неї?

Навігація

Що таке відрядження

Відрядження - це робоча поїздка за розпорядженням директора для виконання посадових обов'язків протягом обумовленого терміну поза місцем постійної роботи (ст. 166 ТК РФ).

Тобто для неї характерні ознаки:

• воля роботодавця, що оформляється наказом;
• виконання роботи над місці основного працевлаштування співробітником, які у штаті;
• працівник виконує конкретне завдання;
• поїздка продовжується протягом встановленого терміну.

Якщо постійна робота громадянина відбувається в дорозі або має роз'їзний характер (наприклад, у водіїв), такі поїздки відрядженнями не є.

Кого відправити у відрядження не вдасться

Не всіх працівників керівник має право зобов'язати вирушити у службову поїздку. Законодавство визначає категорії громадян, яких не можна відрядити:

Наступні співробітники, які не погодилися письмово на відрядження:

• інваліди;
• жінки з дітьми віком до трьох років;
• які виховують дитину-інваліда;
• які доглядають хворого члена сім'ї відповідно до медукладення;
• матері, батьки, опікуни, які виховують без чоловіка (дружини) дитину до 14 років;
• батько дитини до 14 років, якщо інший батько працює вахтовим методом або перебуває на військовій службі;
• які мають трьох або більше неповнолітніх дітей, молодшому з яких менше 14

Особи, яких направити до службової поїздки допускається лише за їх письмовою згодою, мають бути ознайомлені письмово з правом відмовитися від відрядження. Порушенням трудової дисципліни така відмова не є, звільнити чи притягнути до іншої дисциплінарної відповідальності за неї не можна.

Експерти КонсультантПлюс розібрали, як сплатити роботу у відрядженні. Використовуйте ці вказівки безкоштовно.

Як розрахувати термін відрядження

Термін поїздки залежить від складності та обсягу доручення, встановлюється роботодавцем. Період обчислюється від дня від'їзду працівника до його повернення (п. 4 постанови Уряду РФ № 749 від 13.10.2008):

• день від'їзду - дата відправлення транспорту (автобус, поїзд, літак), на якому їде командований;
• день повернення - дата прибуття транспорту на постійне місце роботи.

Навіть за пізнього відправлення (наприклад, о 23.55) поточна доба зарахується повністю (24 години, а не п'ять хвилин).

Якщо автобусна або залізнична станція або аеропорт знаходяться на відстані від населеного пункту, то додатково зараховується час проїзду до них.

Фактичний термін перебування у відрядженні встановлюється за проїзними документами чи підставі службової записки (дорожнього листа) під час використання робочого чи особистого транспорту (п. 7 постанови Уряди РФ № 749).

Порядок та правила оформлення відрядження

Оформлення поїздки складається із етапів.

Крок 1

Ухвалення рішення про необхідність відправитися у відрядження. Воно приймається керівником самостійно чи підставі звернення працівника чи його безпосереднього начальника.

Крок 2

Видання наказу про відрядження.

Документ містить інформацію:

• назва організації-роботодавця;
• номер, дату складання;
• відомості про працівника: ПІБ, посада та структурний підрозділ;
• пункт призначення (вказується країна, місто, назва та адреса приймаючої організації);
• термін поїздки (кількість календарних днів, період);
• ціль;
• джерело фінансування;
• основа;
• підпис керівника;
• підпис працівника, дата ознайомлення із розпорядженням.

До 2015 року в обов'язковому порядку оформлялися службове завдання та посвідчення про відрядження. Наразі ці документи допускається використовувати для своєї зручності, але вони необов'язкові. Мета відрядження прописується у наказі.

Крок 3

Купівля квитків та бронювання житла.

Хто займається замовленням - сам відряджений або уповноважений працівник відділу кадрів або бухгалтерії, може визначатися локальним актом, таким, як положення про відрядження.

Як відобразити відрядження у табелі обліку робочого часу

Мінпраця у Листі № 14-2-291 від 14.02.2023 роз'яснює, що дні відрядження, зокрема випадають на вихідні, відзначаються в табелі. Для відображення використовують коди:

• К або 06 — для позначення дня перебування у відрядженні кількість годин не прописується;
• К/РВ або 06/03 — якщо працівник працював у день, який за основною роботою є для нього вихідним. Вказувати кількість робочих годин потрібно у разі, якщо роботодавець розпоряджався про конкретну тривалість робочого дня.

Приклад табеля з відміткою про відрядження:

Чи можна продовжити або перенести відрядження

Трудове законодавство такої заборони не містить. Зміна може статися з різних причин:

• хвороба працівника;
• перенесення дати переговорів, судового засідання;
• надзвичайні ситуації, погіршення погодних умов тощо.

Про продовження чи перенесення службової поїздки видають наказ у вільній формі. У документі прописують актуальні дати, знайомлять із ними працівника. Якщо громадянин вже перебуває в поїздці, то ознайомитися з новим розпорядженням допустимо в електронній формі (e-mail або месенджер). Після повернення співробітник розпишеться у паперовій версії документа.

Якщо для відправлення працівника у відрядження потрібна письмова згода, то одержати його слід і за внесення змін до наказу.

Крім продовження та перенесення, службовий виїзд можна скасувати, якщо відпала його актуальність. У такому разі видають наказ про відміну попереднього розпорядження цілком, з яким співробітник знайомиться під розпис.

Як оплачується відрядження

Відрядженому виплачується не заробітна плата, а середній заробіток за час:

• перебування у місці виконання обов'язків поза роботою;
• проведене у дорозі;
• вимушеної зупинки (через погодні умови, зміни графіка проїзду тощо).

Виплата дорівнює середньому денному заробітку, помноженому на кількість днів поїздки.

Порядок розрахунку середньої денної зарплати закріплено у ст. 139 ТК РФ, постанові Уряду РФ №922 від 24.12.2007. Вона обчислюється шляхом розподілу фактично нарахованої заробітної плати за відпрацьовані у звітному періоді дні на кількість відпрацьованих днів (п. 9 ухвали № 922).

Вам знадобляться калькулятори:

Як сплачуються додаткові витрати на відрядження

Оскільки людина знаходиться поза місцем свого проживання, у неї з'являються додаткові витрати.

Працівнику до від'їзду видається грошова сума (аванс) на такі витрати (п. 10 постанови № 749).

1. Плату за проїзд до місця відрядження та назад. Підтверджуючими документами є квитки, посадкові талони та квитанції.

2. Наймання житла (номери у готелі або квартири). Підтверджує оплату приміщення договір найму, касовий чек або розписка в отриманні грошей, акт про надання послуг.

3. Добові — суми витрат, пов'язаних із проживанням не вдома (щоденне харчування, пересування у межах населеного пункту).Їх розмір визначається:

• для співробітників федеральних державних органів та установ - відповідними постановами Уряду РФ;
• для працівників державних органів та установ суб'єктів РФ, муніципальних установ - нормативними актами органів державної влади конкретного суб'єкта Росії або муніципального освіти;
• в інших роботодавців - колективним договором або іншим локальним актом (наприклад, положенням про відрядження).

Якщо відряджений може щодня повертатися додому, то добові йому не належить. Питання доцільності щоденного повернення вирішується з керівником. Враховується дальність відстані, умови транспортного сполучення, особливості завдання, що виконується, і необхідність співробітника у відпочинку.

4. Інші витрати, які виконані з дозволу роботодавця або з його відома. Наприклад, це:

• при направленні за кордон - витрати на виготовлення закордонного паспорта, візи, купівлю медичного страхування;
• мобільний зв'язок, оплата інтернету.

Якщо керівник вирішить, що витрачання коштів необхідно та обґрунтовано, то компенсує їх.

Після повернення з відрядження працівник пізніше, ніж через три робочі дні, надає авансовий звіт про витрачені суми. До звіту додаються всі документи, що підтверджують витрати.

Як сплатити відрядження у вихідний день

Якщо відряджений у вихідний відпочивав, то такий день не сплачується.

Як роз'яснює Мінпраця у Листі № 14-1/ООГ-1110 від 21.02.2020, у разі виконання роботи або знаходження у дорозі у вихідний день працівникові за нього провадиться оплата у порядку, встановленому ст. 153 ТК РФ:

• не менше ніж у подвійному розмірі;
• у одинарному розмірі, але з наданням іншого дня для відпочинку.

Що робити, якщо співробітник захворів у відрядженні

За період хвороби відрядженому виплачується не середній заробіток, а допомога з тимчасової непрацездатності (п. 25 постанови № 749). Для його призначення та виплати громадянин пред'являє лікарняний лист. Розміри допомоги, як і за нормальної роботи, залежить від стажу:

Крім допомоги з непрацездатності, працівникові відшкодовуються:

• витрати по найму житла (крім випадків лікування у стаціонарі);
• добові - до одужання та відновлення здатності продовжити виконувати доручення або повернутися до місця постійного проживання.

Особливості оформлення одноденного відрядження

При одноденному відрядженні (наприклад, необхідності виїхати до сусіднього міста для участі у судовому засіданні як позивача чи відповідача) поїздка оформляється аналогічно. Тобто видається наказ про відрядження конкретного співробітника, купують проїзні документи.

У разі одноденної службової поїздки не бронюється житлове приміщення, оскільки людина повернеться до місця проживання того ж дня.

Виплата добових при такому відрядженні має особливості:

• якщо поїздка Росією, то добові не платять;
• якщо працівник виїжджає за кордон (в іноземну державу) і того ж дня повертається назад, то йому сплатять добові у розмірі 50% від встановленої в організації норми в іноземній валюті.

За одноденну службову подорож співробітник отримає середній заробіток, йому відшкодують плату за проїзд.