Акт прийому-передачі документів

Оформлення акта приймання-передачі документів не є обов'язковою процедурою. Однак у деяких випадках передача документів між контрагентами супроводжується його підписанням. Акт прийому-передачі документів має юридичне значення, тому при виникненні будь-яких спірних ситуацій та розбіжностей між сторонами, що його підписали. він має доказову силу і може бути використаний у суді. Акт прийому-передачі документів створюється і всередині підприємств - наприклад, при передачі кадрової, бухгалтерської та ін документації при зміні співробітників. У цьому випадку документи повинні пройти попередню перевірку на їх зміст та повноту, щоб згодом працівник, який приймає документи, не зіткнувся з несподіваними неприємностями.

• Бланк та зразок
• Онлайн перегляд
• Безкоштовне завантаження
• Безпечно

Основні правила оформлення акта приймання-передачі документів

Уніфікованого стандартного зразка із заповнення цього документа немає, тому підприємства та організації мають право самостійно розробити його шаблон або оформляти документ у вільній формі. Заповнювати його можна як у простому письмовому вигляді, так і друкувати на комп'ютері. Оформляється акт приймання-передачі документів на звичайному аркуші формату А4 у двох примірниках – по одному для кожної із зацікавлених сторін. При цьому кожна копія повинна мати підписи керівників організацій або уповноважених осіб.

За потреби документ можна завірити печаткою, але це необов'язково, т.к. з 2016 року юридичні особи мають право не використовувати у своїй діяльності печатки та штампи.

Також акт має містити певний перелік обов'язкових відомостей. Зокрема тут має бути вказана інформація про сторони, між якими фіксується факт передачі документів, а також повний список документів, що передаються з їх чітким найменуванням та кількістю. Якщо передаються оригінали документів – це слід обов'язково вказати в акті (у разі їх втрати, претензії будуть пред'явлені тій стороні, на руках у якої вони були на момент запитання), якщо копії, то вони повинні бути завірені стороною, що передає.

Також слід врахувати, що у разі передачі оригіналів документів, сторона, що передає, повинна обзавестися їх копіями.

У випадках особливої ​​цінності документів, що передаються, в акт бажано вносити повніші відомості про підприємства (повні реквізити з ОГРН, ІПН, КПП тощо), а також паспортні дані співробітників, зайнятих у процесі передачі. Якщо передаються стандартні документи, можна обмежитися простішою формою акта.

Інструкція щодо заповнення акта приймання-передачі документів

З погляду діловодства, цей акт має цілком стандартну форму і повинен викликати особливих труднощів при заповненні. У прикладі документи передаються від одного підприємства іншому.

• Спочатку пишеться найменування документа з коротким позначенням його суті.
• У рядку нижче зазначається місто, в якому працює організація, яка виписує акт, а також дата його оформлення.
• Далі вписується інформація про компанію, яка передає документи: вноситься її назва із зазначенням організаційно-правової форми (ІП, ТОВ, ВАТ, ЗАТ), а також посада відповідальної особи (зазвичай тут пишуть Директор, Генеральний директор або вказують іншу, уповноважену на підписання такого) роду документів співробітника) його прізвище, ім'я, по батькові (повністю).
• Потім все те саме вноситься про другий бік: назву організації, посаду, прізвище, ім'я, по батькові відповідальної особи.

Після внесення відомостей про підприємства, потрібно написати повний перелік документів, що передаються.

Як правило, такі акти складаються в тих випадках, коли список документів, що передаються, або особливо цінний, або досить значний, тому найкраще оформити їх список у вигляді таблиці.

У перший стовпчик необхідно внести порядковий номер документа, що передається, в даній таблиці, у другому – повне найменування, у третій – дату його складання, у четвертий – номер документа з внутрішнього документообігу. У п'ятому стовпці треба вказати оригінал або копія (завірена) передається другій організації, а шостий стовпчик – кількість листів, що містяться в документі.

При необхідності таблицю можна розширити, внісши до неї будь-яку додаткову інформацію.

Під таблицею слід написати, скільки екземплярів акта було складено та скільки отримали на руки зацікавлені сторони, а також поставити підписи керівників обох підприємств.

Після підписання акта приймання-передачі документів всю відповідальність за повноту, зміст, збереження переданої документації сторона, що прийняла її, автоматично бере на себе.