Коли заповнюється інвойс

Що таке інвойс та проформа-інвойс простими словами

Зовнішньоторговельна діяльність потребує як знання ринку, логістики, міжнародних правил торгівлі, а й особливостей документального супроводу грузов. Як один з обов'язкових документів для експорту товарів прийнятий інвойс. Його оформлення цілком і повністю лягає на експортера. І важливо з усією відповідальністю поставитись до кожного пункту документа, щоб оперативно пройти митні процедури, отримати оплату за товар у повному обсязі.

Що таке інвойс?

Отже, інвойс – що це таке? Якщо пояснити простими словами, це відвантажувальний документ для міжнародних постачання товарів. Його оформляє продавець (постачальник), направляє покупцю в останній момент відвантаження товару, тобто за відсутності такого рахунку транспортна компанія відмовиться перевозити вантаж. Інвойс - це загальна назва рахунку на оплату, який надає експортер імпортеру. У міжнародній практиці виділяють два види: комерційний інвойс (commercial invoice - по ньому відбувається оплата товару) та проформа-інвойс (попередній рахунок, тільки після його узгодження міжнародними контрагентами виписується комерційний інвойс).

Виставлення інвойсу накладає на імпортера обов'язок щодо оплати вантажу відповідно до зазначених у документі даних.

При декларуванні ввезеного товару до російської митниці надається також переведення інвойсу (рішення Арбітражного суду Новгородської області у справі № А44-996/2007 від 2 серпня 2007 р.).

Продавці та покупці, які ведуть діяльність тільки в Росії, не використовують інвойс. Він заповнюється лише тоді, коли товар іде експорту. Аналог інвойсу у Росії — рахунок на оплату.

Що таке проформа-інвойс?

Проформа-інвойс (англ.proforma invoice) — це документ із попередньою інформацією про товар, що експортується. Чим відрізняється від комерційного інвойсу? Можливістю уточнення ряду даних, наприклад, про кількість товару, що поставляються на моделях. І лише після узгодження всіх аспектів остаточні умови формуються у вигляді комерційного інвойсу.

Проформа-інвойс складається на вантаж, який частково вже оплачений, а також на безоплатне відправлення (допомога гуманітарна, виставкові зразки та ін.).

Документ застосовується для всіх видів транспорту, будь то автомобіль, морське судно, літак чи залізнична платформа. Він надається на митниці декларантом, щоб підтвердити заявлену вартість вантажу, що перевозиться.

Проформа-інвойс складається продавцем (експортером) двома мовами: російською та англійською.

Обов'язкова інформація, що міститься у документі:

Найменування та реквізити продавця та покупця;
особливості товару;
Вартість товару за одиницю та загальна сума (ціни вказуються в американських доларах);
Умови поставки згідно з термінами Інкотермс - 2010.

Найменування товару, його маркування зазначаються без скорочень. Чим докладніше опис вантажу, тим краще. Тож якщо це одяг, то обов'язково вказівку матеріалу виготовлення, розмірного ряду. При перевезенні побутової техніки, стільникових телефонів, інших пристроїв описуються технічні характеристики.

Так само, як і в комерційному інвойсі, у proforma invoice присутні дані про вартість, ціну вантажу. Але на відміну від першого проформа-інвойс — це не розрахунковий документ. На його підставі не провадиться оплата за імпортований вантаж.

Рахунок-проформа підлягає виписці у разі, якщо продукція відвантажена, але ще продана, або продану, але з відвантажену.

Поширені випадки виписування проформи-інвойсу:

Передача товару на склад для комісійного продажу;
Напрямок виставкових реквізитів та зразків;
Доставка товару на аукціон для подальшої реалізації;
Постачання сировини для подальшої переробки.

При митному очищенні товару один екземпляр передається уповноваженому співробітнику складу тимчасового зберігання, другий залишається на митниці та долучається до вантажної митної декларації.

Якщо при оформленні документа прокралася помилка, її виправлення допускається лише за погодженням між продавцем і покупцем. Коригування підтверджуються підписами, вказується дата виправлень.

Якщо у проформі-інвойсі окремим рядком зазначаються витрати на транспортне обслуговування, це не свідчить про те, що ці ж витрати не включені до вартості договору (Постанова ФАС СЗВ від 27.06.2004 № А13-2732/04-07).

Яка інформація заповнюється в інвойсі?

Інвойс - комерційний документ, рахунок, що виставляється продавцем покупцю для оплати товару або послуг. Правила оформлення документально не прописані, але учасники ЗЕД дотримуються формуляра-зразка уніфікованого рахунку, призначеного для використання з метою здійснення міжнародної торгівлі. Цей зразок рекомендований Європейською економічною комісією ООН (Рекомендація №6, Женева, вересень 1983 р.). Згідно з документом, інвойс повинен містити таку інформацію:

Номер інвойсу, дата/час його виписки;
Найменування продавця, його адреса, реквізити підприємства;
Найменування вантажоодержувача/покупця, його адресу та реквізити, номер телефону для зв'язку;
У разі користування послугами посередника також вказується його найменування, адреса, реквізити;
Країна походження товару, наприклад Росія;
Країна відправлення товару, наприклад, Китай;
Вид валюти, у якій зазначено вартість продукції (долар, євро);
Вид упакування (коробка, конверт, пакет);
Повний опис вантажу;
Кількість товару у одиницях;
Вага товару в кілограмах та грамах, штуках, загальна вага;
Ціна за одиницю товару та сума (долари, євро);
Умова поставки згідно з термінами Інкотермс - 2010 (DAP, DDP тощо);
Відмітка про те, що відправник вантажу задекларував достовірну і правильну інформацію.

Особа, яка має право діяти від імені продавця, засвідчує інвойс власним підписом та ставить печатку організації.

Чи має бути в інвойсі підпис покупця?

Вимоги про це не містяться ні в Рекомендаціях № 6, ні в інших міжнародних актах та російських законах. Тому російські суди дійшли однозначного висновку: вимога митними органами наявності підпису покупця в инвойсе є надмірною і підлягає задоволенню.

Правила опису товарів

У женевських рекомендаціях не прописано, який опис товару має бути. Є лише вказівка на те, що вона має бути повною. Але є низка пунктів, які точно повинні бути відображені в описі:

Найменування товару;
Сфера використання;
Матеріали виготовлення;
Технічні характеристики (за потреби);
Серійний номер чи ідентифікаційний код (за наявності);
Маркування;
Кількість, прим.;
У що упакований товар;
Вага продукції та обсяг.

Майте на увазі, що вартість за одиницю, суму, кількість, упаковка, вага, обсяг прописуються в окремих блоках.

В інвойсі необхідно подати детальний опис товару. Скорочення не допускаються.Так, якщо це одяг, то можна описати його так: чоловічі футболки, матеріал — 94% бавовни, 6% еластану, розмір 52, колір сірий, торгова марка «Чебоксарський трикотаж».

Приклад опису товару:

Неправильно: панель приладів.
Правильно: комбінація приладів "ВОЛЖАНІН", модель 76.3801, виробництво АТ "Науково-виробничий комплекс "ЕЛАРА" ім. Г.А. Іллєнко», Росія.

Проблеми зі складанням інвойсу? Не знаєте з чого почати і як уникнути помилок?
Професіонали компанії East Import Group готові прийти Вам на допомогу!

Також ми надаємо й інші послуги у сфері ЗЕД

Або ж зв'яжіться з нами за телефонами: +7 (423) 205-60-10, +7 (423) 205-60-20

Або за допомогою електронної пошти – [email protected]

Товари з особливими вимогами

Якщо має бути постачання до країн ЄС біологічних зразків, хімічних речовин, складених товарів, виробів з текстилю або продукцію в дар, безоплатно, то слід звернути увагу на обов'язкові пункти.

Отже, що має бути в описі товарів з особливими вимогами:

Біологічні зразки: потрібна наявність інформації про походження (людський біоматеріал, орган або тканина тварини, насіння рослин, штам вірусу та ін.); зазначається, з якою метою експортується зразок (для трансплантації, проведення досліджень у лабораторних умовах); скільки часу може зберігатись зразок; умови транспортування (температурний режим, в рідкому азоті та ін.);
Хімічні речовини: загальноприйнята назва, докладний опис, який включає формулу, ступінь концентрації, фізичний стан (газоподібний, рідкий, твердий), для яких цілей транспортується, документ, що підтверджує відповідність вимогам безпеки;
Технічно складні товари: у описі перераховуються основні складові. Так, при постачанні моноблоку, крім технічних характеристик, потрібно вказати, що він складається з корпусу з інтегрованим до нього рідкокристалічним монітором, відеокартою, звуковою картою, материнською платою, кулером, жорстким диском;
Текстильні вироби: склад тканини із зазначенням відсоткового співвідношення всіх типів волокон, спосіб плетіння (ткане, в'язане). Якщо зразок вивозиться, то так і вказується: «Зразок тканини. Не для продажу»;
Продукція в дарунок: опис подарунка, його вартість. Якщо ціна буде більшою за 22 євро, то одержувачу в країні, що входить до Євросоюзу, доведеться заплатити мито. При якій вартості подарунка він не підлягає оподаткуванню, можна дізнатись у митних правилах конкретної країни.

Таким чином, важливо коректно оформляти документ, перевіряти ще раз всю інформацію, порівняти з готовими зразками, а також перекласти його на потрібну мову залежно від того, в яку країну експортується товар.

Як правильно заповнювати інвойс

Скласти інвойс можна самостійно, але потрібно бути дуже уважним, а також знати англійську мову та мову тієї країни, куди прямує продукція. Як зробити рахунок, ми вже висвітлили. Наведемо кілька порад, які дозволять правильно заповнити документ:

Перевірте, чи збігаються дані про продавця та покупця в накладній та в інвойсі. В іншому випадку відбудеться затримка відправлення до виправлення неточностей;
Інвойс супроводжує всі відправлення, які є документами. І навіть документи, якщо вони важать понад п'ять кілограмів;
Заповнювати документ можна електронно та вручну. У разі зверніть увагу, щоб усі літери були друкованими, могли читатися спеціальної технікою;
Англійською не заповнюється інвойс тільки в тому випадку, якщо відправлення в Білорусь, Республіку Казахстан, Молдову або на Україну;
Під час відправлення від імені юридичної особи поставте печатку та підпис уповноваженої особи, розшифруйте підпис;
При відправленні від імені фізичної особи є достатньо власноручного підпису людини;
Інвойс може складатися з декількох сторінок, якщо дані не містяться. У таких ситуаціях підпис та печатка ставляться на кожній сторінці;
Номер телефону одержувача та відправника зазначаються у міжнародному форматі;
Індекс, або Zip Code, покупця є обов'язковим.

Ще одне важливе питання: скільки екземплярів інвойсу потрібно заповнити. Достатньо по одному примірнику англійською, російською мовами, а також державною мовою країни призначення. Рекомендується підготувати п'ять копій документа мовою країни призначення. Усі екземпляри матимуть однакову юридичну силу. Ось для чого вони потрібні:

Для супроводу вантажу (укладається всередину);
Як відвантажувальний документ — лягає разом із транспортною накладною в окрему кишеньку;
Залишається в експортера;
Направляється одержувачу;
Супроводжує товар та залишається у логістичної компанії.

Компанія East Import Group надає послуги митного оформлення, а також допоможе заповнити товаросупровідні документи, включаючи комерційний інвойс та proforma invoice.

Зразки інвойсів російською та англійською

Як виглядає інвойс, можна подивитися у представлених зразках. Документи складені російською та англійською мовами. Представлені комерційні та проформові інвойси містять повну інформацію, яка потрібна при підготовці рахунку.

Зв'язатися з нами

+7 (423) 205-60-10, +7 (423) 205-60-20, [email protected]

Що таке інвойс?

Щоб отримати оплату за товар або послуги за міжнародним договором, одного виставлення рахунку буде недостатньо. Відповідно до міжнародних стандартів має бути оформлений інвойс на послуги чи продукцію. У цій статті ми розберемо, що таке інвойс у митниці, розглянемо приклад інвойсу, розповімо, як сплатити інвойс та познайомимо з міжнародними торговими правилами Інкотермс.

Що таке інвойс?

Якщо організація не використовує послуги митного представника, то, швидше за все, в її штаті є співробітник з митною освітою, який може пояснити, що таке інвойс простими словами.

Invoice – це міжнародний стандарт позначення рахунку на оплату. Цей документ продавець виставляє покупцю, позначаючи свої вимоги щодо платежу. До складу входять послуги, товари, їх показники, умови договору, відомості про його учасників.

Якщо продавець передав товар покупцеві та виконав всі умови, то у останнього виникають обов'язки сплати по інвойсу. У Російській Федерації немає аналогів інвойсу специфікації. Іноді документ схожий на рахунок-фактуру, але вони дуже відрізняються за призначенням. Інвойс необхідний валютного контролю, а счет-фактура для податкового.

Після того, як розібралися, що таке інвойс, слід розібратися з його основними видами.

Потрібно запам'ятати, що вздійсненні такого міжнародного рахунку на оплату. Його виставляє продавець, коли виконує свої обов'язки перед покупцем.

Основні види інвойсу

Міжнародна комерційна практика визначає два види документа.

Комерційний инвойс - це супровідний документ, що є основою оплати послуг продавця покупцем. Такий інвойс для митниці необхідний, щоби підтвердити, що гроші за кордоном отримані легально.ЦБ РФ каже, що комерційне впровадження це обов'язкова умова для законності угоди. Коли на рахунок продавця надходять гроші від іноземної компанії, то вони блокуються банком на транзитному рахунку доти, доки угода буде не підтверджена.

Кожен банк встановлює свій перелік документів, який також залежить від суми договору. Якщо сума угоди менше 200000 рублів, її можна підтвердити за спрощеними правилами. Продавець заповнює форму-звіт в електронному вигляді та надає інвойс. Якщо угода вище 3 млн рублів, потрібно ще пред'явити договір, який ставиться банком на облік і отримує унікальний номер. Таким чином фінансова організація контролюватиме цю угоду.

Іноді можна не складати та не пересилати акти виконаних робіт іноземному партнеру. І тут в инвойсе має бути пункт, де замовник підтверджує виконання умов договору виконавцем. Оплачуючи послуги за рахунок інвойсу, замовник приймає роботу і не виставляє претензій.

Співробітники відділів із зовнішньоторговельних угод, що починають, часто запитують, що таке проформа інвойс. Пояснимо, що Proforma invoice – це інвойс на передоплату. Він виписується продавцем тоді, коли між ним та покупцем не погоджені умови та сума угоди. Його потрібно оформлювати у разі, коли виконавець надає послугу до затвердження умов, або замовник вносить передоплату.

У чому відмінність проформи та інвойсу комерційного типу? У першій немає чітких умов. Там не завжди вказують кінцеві терміни та остаточні цифри договору. Проформа інвойс – це такий документ, де немає вимог щодо оплати, реквізитів. Тільки коли виконавець та замовник узгодять усі умови угоди, перший виставить комерційний рахунок.

Щоб не заплутатися, що таке проформа і комерційний інвойс, слід пам'ятати - у першого виду немає конкретних умов, він потрібен для передоплати, бронювання послуг/товарів виконавця. Другий - супровідний документ, яким сторона звітує перед валютним контролем.

Як правильно заповнити інвойс

Щоб банк прийняв документ, перевів із транзитного рахунку гроші на рахунок виконавця, останній має знати, як заповнювати інвойс. Якщо проігнорувати його, або відправити пізніше за встановлений термін, то держава може скласти штраф, що дорівнює сумі міжнародного контракту.

Чітких правил, як зробити інвойс, немає. Можна використовувати будь-який зразок інвойсу. При заповненні важливо вказати такі дані:

ПІБ, країну, компанію, її правову форму, юридичну та поштову адреси.
Дату складання та номер інвойсу.
Його предмет та послуги.
Точна інформація щодо всіх позицій.
Банківський рахунок виконавця, термін платежу.
Ціну та валюту.
Спосіб передачі предмета договору.
Підпис людини, яка виставляє договір.
Друк організації, якщо є.

Інвойс може заповнити ЮЛ, ФО, ІП. Найчастіша мова оформлення – англійська. Документ складається у двох примірниках, по одному на продавця та покупця. Але рекомендується зробити п'ять копій, які можуть зажадати різні служби.

Щоб банк прийняв інвойс і здійснив оплату за послуги, потрібно правильно скласти документ. Єдиного зразка немає, важливо врахувати перелічені пункти.

Правила опису товарів

Описуючи послугу, не потрібно скорочувати слова та використовувати спільні фрази. У документі все має бути детально описано. Бажано, щоб такий інвойс, виставлений продавцем, збігався за описом із договором.Міжнародний рахунок повинен містити кількість послуг та вартість кожного товару/годину роботи. Через помилки оплата може затягнутися, а банк "заморозить" гроші до з'ясування обставин.

Якщо вітчизняна компанія надає навчання співробітників іноземної фірми російській мові, то документ вказує:

у назві - навчання російській мові/teaching Ukrainian;
в описі - навчання російської мови для здійснення зовнішньоекономічних операцій з російськими компаніями;
у вартості години роботи – 80 USD;
у загальній кількості годин – 500.

Характер послуги, вартість, кількість годин краще списувати з тексту договору. Не можна скорочувати та вказувати загальну інформацію. Все має бути детально розписано, щоб у перевіряючих органів було менше питань.

Зразки інвойсів російською та англійською

На нашому сайті ви можете переглянути, як виглядає інвойс. Тут можна завантажити взразки знімків російською та англійською мовами.

5 правил перевірки інвойсу

Слід пам'ятати, що офф інвойс - це обов'язковий документ, який потрібний для угод. Щоб транзакція пройшла успішно, а валютний контроль не ставив зайвих питань, потрібно ретельно перевірити міжнародний рахунок:

наявність оригіналу та п'яти копій;
повноту опису товару. Якщо відсутні необхідні дані, то доопрацювати інвойс;
вартість товару. Вона має бути виражена у валюті певної держави;
пункт із оголошеною цінністю. У документі має бути її розбивка та загальне значення;
факт наявності підпису продавця. Цей пункт перевіряється покупцем.

Що таке Інкотермс-2020?

В Інкотермс 2020 входять уніфіковані правила, що застосовуються у торгівлі.Вони фіксують правничий та обов'язки кожної сторони договору. Правила є абревіатурами зовнішньоторговельних термінів, що відбивають світову комерційну практику.

Саме слово перекладається з англійської як "міжнародні комерційні правила". Їхня історія починається з 1936 року, коли опублікували першу редакцію. До 1980 правила кілька разів редагувалися. Але з цього моменту країни домовилися редагувати та оновлювати Інкотермс кожні 10 років. Востаннє він змінювався у 2020 році.

Цими правилами не можна замінити зовнішньоторговельний контракт. З їхньою допомогою митні представники можуть скоротити чи спростити його. У цих умовах не прописано перехід права власності, вартість товару та оплата. Завдання Інкотермса – фіксувати розподіл зобов'язань та фінансових витрат між учасниками зовнішньоекономічного договору. Сюди входить оплата перевезення, страховка, робота з митницею, різні платежі та інші умови, які мають узгодити між собою сторони.

В останній версії не відбулося майже жодних змін, тому декларантам орієнтуватиметься у зовнішньоторговельних угодах. Правила поділяються на кілька груп: відвантаження, доставку, основні перевезення, сплачені продавцем чи покупцем.

Розглянемо докладніше кожне з 11 правил:

EXW - Ex Works ("Франко завод"). Правило означає виконання зобов'язань продавцем у той час, що він фактично передає покупцю свій товар. Передача може відбуватися на складі, торговому майданчику та нагадує самовивіз. Продавець має допомогти із здійсненням митного оформлення, але інших дій робити не зобов'язаний. Усі ризики лягають на покупця. Обмежень щодо транспорту немає.Ціна означає вартість по інвойсу, що включає кінцеву вартість вантажу без доставки і митного оформлення.
FCA - FreeCarrier ("Вільний перевізник"). За статистикою, майже половина всіх товарів відвантажується на цих умовах. За цим правилом продавець виконав свої зобов'язання, якщо передав покупцю товар, завантажений на певний транспорт у зазначеному місці та випущений митним органом у межах експорту. Усі витрати несе продавець, покупець займається лише імпортним оформленням. Можна вибрати будь-який транспорт. Продавець повинен виставити інвойс, у ціну якого входить вартість вантажу разом з експортним оформленням та сплаченим митом, але без доставки.
CPT - Carriage Paid To ("Перевезення оплачено до"). Робота продавця вважається виконаною на той час, що він передає перевізнику товару, яку випустила митниця у межах експорту. Усі витрати до пункту призначення оплачує продавець, і розвантаження та митну процедуру імпорту – покупець. Сторони можуть обрати будь-який вид транспорту. Ціна CPT включає всі витрати на продукцію, її повну вартість, крім витрат на розвантаження.
CIP - Carriage and Insurance Paid to ("Перевезення зі страховкою сплачено до"). Процедура схожа на попередню CPT, але до обов'язків продавця входить ще страховка продукції. Для цієї процедури підходить будь-який транспорт. Ціна включає всі витрати, включаючи страховку. Але вартість не входить розвантаження.
DPU - Delivered Named Place Unloaded ("Постачання до місця розвантаження"). Зобов'язання продавця за контрактом припиняються тоді, коли він доставляє товар до призначеного місця, проводить експортну митну процедуру, сплачує необхідне мито та збори. Покупець лише відповідає за імпортне оформлення.Правило з'явилося замість DAT у останній версії Інкотермса. Раніше місцем доставки був лише термінал, а зараз може бути будь-яка локація. Обмежень щодо транспорту немає. У ціну такий рахунок фактури інвойсу входить вартість товару, митне оформлення, ввізне мито, доставка. Це єдине правило, де продавець сам здійснює розвантаження.
DAP - Delivered At Point ("Постачання в пункті"). Зобов'язання продавця за міжнародним контрактом будуть виконані в тому випадку, якщо він передасть покупцеві товари, які вивантажуються в певному місці. Вантаж має бути випущений митницею. У витрати покупця входять лише розвантаження та імпортне оформлення. Вантажі можна переміщати будь-яким транспортом. Ціна за цією умовою включає остаточну вартість товару разом з експортним оформленням, сплаченим митом, доставкою.
DDP - Delivered Duty Paid ("Постачання з сплаченим митом"). Продавець повинен передати вантаж, готовий до розвантаження та пройшов ввізні та вивізні процедури у митниці, покупцю. Усі витрати, окрім розвантаження, лягають на плечі продавця. Товари можна перевозити будь-яким транспортом. У ціну входять остаточна ціна товару, митне очищення, мита та податки, доставка.
FAS - Free Alongside Ship ("Вільно вздовж борту судна"). Обов'язки продавця виконані, коли він передав вантаж покупцю, розмістивши його вздовж суднового борту та пропустивши через процедуру експорту. Покупцеві доведеться завантажувати вантаж, транспортувати його, сплачувати імпортне мито. Використовується тільки в річкових та морських перевезеннях та є одним із найстаріших правил. Ціна on invoice складається з кінцевої вартості вантажу, експортного оформлення та транспортування до порту відвантаження, а також розвантаження на причалі.
FOB - Free On Board ("Вільно на борту"). Обов'язки продавця вважаються виконаними, що він передасть покупцю товари, розміщені судні і випущені митним органом. Умови застосовні для морських та річкових перевезень. Вантаж має повністю перебувати на судні. Покупцеві залишається розвантажити, доставити товар і сплатити імпортне мито. Ціна умови включає повну вартість продукції, транспортування до порту відвантаження та експортне оформлення.
CFR - Cost And Freight ("Ціна та фрахт"). Продавець зобов'язаний передати покупцеві вантаж, розміщений на кораблі і випущений митницею. Обов'язки по фрахту залишаються на продавці, а покупець оплачує імпортне мито та розвантаження при прибутті. В оплату інвойсу входять кінцева вартість продукції, експортне оформлення, ввізне мито, доставка до порту призначення.
CIF - Cost Insurance And Freight ("Фрахт замість вартості та страхування"). Термін схожий на CFR, але обов'язок продавця входить також страховка продукції. Вона додається до загальної ціни CIF.

Для того, щоб партнерам зовнішньоекономічних угод було легше розділяти обов'язки щодо відвантаження, розвантаження, страхування, доставки тощо, у 1936 році розробили зведення правил. З 1980 року вони змінюються раз на 10 років. За останньою редакцією Інкотермс від 2020 року їх 11 штук.

Інвойс - головний документ зовнішньоторговельної угоди

А наприкінці ви зможете завантажити заповнений зразок комерційного інвойсу на товар.

Що таке інвойс?

Напевно, інвойс — слово, що найчастіше використовується у сфері ЗЕД. Це "калька" з англ. invoice, що дослівно перекладається як «рахунок, накладна, фактура, акт». Чому так багато значень? Тому що у зовнішній торгівлі всі ці документи мають одну загальну назву — інвойс.

Таким чином, коротко і простими словами:

Інвойс – це комерційний документ у сфері ЗЕД. Надається продавцем покупцю та містить перелік товарів чи послуг, їх кількість, ціну та всі формальні умови угоди.

З цього визначення випливає кілька важливих особливостей практичного застосування інвойсу:

По-перше, інвойс підтверджує не тільки зміст зовнішньоторговельного правочину (чого, скільки і за якою ціною продано), а й сам факт вступу сторін у правові відносини. Він навіть може замінити собою зовнішньоторговельний контракт, якщо сума невелика (для РФ це менше 3 млн рублів за курсом) і постачання має разовий характер. Інвойс буде достатньою підставою як для проведення валютного платежу в банку, так і для подальшого митного оформлення товарів.
По-друге, саме інвойс іноземного постачальника визнається митними органами як єдине джерело відомостей про партію. У вашому пакеті документів для митного оформлення можуть бути відсутні інші папери, але повинен бути коректно оформлений інвойс на товари! Це без перебільшення головного документа при імпорті.

Склад та реквізити інвойсу

На відміну від вітчизняної бюрократичної практики, де зовнішній вигляд кожного документа розроблено та зафіксовано в ОКУД (загальноросійський класифікатор управлінської документації), жорстких вимог до форми інвойсу немає. Постачальники розробляють бланки відповідно до власного почуття прекрасного, через це на практиці зустрічаються дуже екзотичні варіанти.

Але, незалежно від форми, інвойс повинен містити набір обов'язкових реквізитів. Розглянемо їх докладніше (нумерація збігається з позначеннями на наведеному нижче прикладі):

Вид інвойсу. Докладніше нижче;
Номер та дата інвойсу. Уважніше з датою! Допускається оформлення інвойсу вже після відправки товару, але я все ж таки рекомендую не спокушати митників і стежити за тим, щоб дата інвойсу не була пізніше дня відвантаження. А послуг, навпаки, не раніше дня фактичного надання.
Умови постачання Incoterms. Неактуально для послуг, але критично для товарів. Докладніше про Incoterms читайте у цій статті.
Найменування та адреси сторін. Відповідно до міжнародного комерційного права, назва компанії та її адреса — необхідний мінімум для ідентифікації. Але ніхто не забороняє додати до інвойсу будь-яку додаткову інформацію для зручності сторін (зверніть увагу, що в наведеному прикладі вказано мій ІПН). Постачальники часто поміщають в інвойс свої банківські реквізити, що зручно під час оплати.
Перелік товарів та послуг. Інвойс зобов'язаний містити повний перелік товарів або послуг, що поставляються, їх кількість (зверніть увагу, що в заголовку колонки вказані також одиниці), ціну і вартість.
Загальна кількість та сума інвойсу цифрами та прописом.

Інвойс на товари з метою митного оформлення в РФ

Наведені вище ключові реквізити є універсальними і мають глобальний характер. Але ми ще маємо митне оформлення імпорту. Тому зупинимося на деяких специфічних вимогах до інвойсу. Їх виконання допоможе спростити та прискорити випуск.

Посилання на зовнішньоторговельний договір, якщо партія постачається у межах договору. Дуже важливо, оскільки митниця у своїй роботі спирається на статистику, а статистика ведеться у розрізі контрактів. Це може надати вам як імпортеру переваги.Наприклад, якщо ви вже ввозили аналогічний товар (це підтверджується збігом реквізитів контракту), декларацію можна випустити взагалі автоматично без перевірки!
Пункти відправлення та призначення, вид транспорту та ідентифікатор транспортного засобу. Як я наголошував у статті про документи для митного оформлення, ідентифікація партії товару — перше, що робить митний інспектор, взявши до роботи декларацію. Тому подібні «прив'язки» завжди будуть у плюс. Зокрема, якщо товар вирушає у контейнері, його номер прийнято вказувати в інвойсі.
Зверніть увагу, що наведений як приклад інвойс згрупований за кодами ТН ЗЕД із розрахунком проміжних підсумків. Як відомо, код ТН ЗЕД – це головна характеристика товару з погляду його митного оформлення. Саме до коду прив'язані ставки мит та ПДВ, ризики та заходи нетарифного регулювання. Тому така розбивка суттєво полегшить життя декларантові та інспектору (вони теж люди і цінують турботу!), а також допоможе уникнути помилок під час розрахунку митних платежів.
Друк продавця. Цікаво, що в Європі та світі друк вже давно не є засобом підтвердження справжності документа, і інвойси допускається виставляти в електронному вигляді, взагалі без запевнення. Але тільки не в Росії! Зате їх можна не підписувати, друку буде достатньо. Докладніше про особливості оформлення документів у Китаї читайте у цій нотатці.
Переклад інвойсу. Усі документи, що надаються в митницю, повинні бути оформлені російською мовою або мати переклад. Сьогодні більшість інспекторів приймають англійські версії, благо найменування компаній не вимагають перекладу, а числові значення зрозумілі будь-якою мовою.Проте, ви завжди повинні мати під рукою переклад інвойсу, якщо митниця раптово «упреться» (мій російськомовний бланк доступний для скачування наприкінці статті). Або заздалегідь заготовити варіант двома мовами. Я використовую подібні форми інвойсів на послуги фрахту та інспекції готового товару перед відвантаженням.

Види інвойсів

Залежно від призначення та особливостей угоди, інвойс може бути одного з трьох видів:

Комерційний інвойс (commercial invoice) - Варіант за замовчуванням. Все, що написано в цій статті, стосується саме комерційних інвойсів.
Некомерційний інвойс (non-commercial invoice) — оформляється на демонстраційні вироби, зразки з метою сертифікації, одним словом, коли плата за товар не передбачена. Насправді одержувачі подібних поставок часто везуть зразки взагалі без документів і стикаються з проблемами на митниці. Не можна забувати про те, що будь-який товар, що ввозиться, вимагає митного оформлення зі сплатою мит, навіть якщо він отриманий безкоштовно. І якщо ви не зможете назвати та обґрунтувати його вартість, митниця зробить це сама. І швидше за все, ви будете неприємно вражені розміром платежів! Коректно оформлений некомерційний інвойс знімає всі питання. Не забудьте написати в ньому, що товар не підлягає оплаті: free of charge.

Будь-який товар, що ввозиться, вимагає митного оформлення зі сплатою мит, навіть якщо він отриманий безкоштовно. Тому на такі партії необхідно завжди оформляти некомерційний інвойс.

Проформа інвойс (proforma invoice) — це попередній інвойс, що виставляється у ситуації, коли товару чи послуги ще фізично немає. Проформа часто оформляється в момент розміщення замовлення та фіксує всі досягнуті домовленості.Важливо, що проформа инвойс є достатньою підставою щодо проведення валютного платежу банку, тому його також іноді називають счетом-инвойсом. Але майте на увазі, що проформа не підходить для митного оформлення імпортного постачання (тому комерційний інвойс на професійному жаргоні називають митним інвойсом).

Хто і як оформляє інвойс

Інвойс виставляється іноземним постачальником з його печаткою, як у Росії виписуємо товарну накладну чи акт наданих послуг. Якщо документ містить всі обов'язкові реквізити, то це повноцінний інвойс, який не вимагає додаткового засвідчення або підтвердження.

Але є один виняток. Якщо ціна товару низька (що актуально для Китаю), і індекс митної вартості «провалюється» нижче за ризик, має сенс превентивно попросити постачальника запевнити інвойс на ввезену партію в торгово-промисловій палаті. Завірений ТПП Китаю, інвойс набуває більшої ваги у справі підтвердження заявленої митної вартості товару.

І останнє! На мій досвід, китайці не відрізняються акуратністю при оформленні документів, тому я настійно не рекомендую довіряти їм заповнення інвойсу. Найправильнішим буде

оформляти всі ключові папери самостійно та відправляти китайському партнеру тільки на перевірку та підпис. Особливо це стосується інвойсів!

А ще краще найняти спеціаліста, який зробить все за вас, мої контактні дані щодо цього посилання.

Зразки інвойсів для скачування

Обіцяні бланки комерційного інвойсу на товар, версії англійською та російською мовами. Я спеціально не став очищати наповнення і залишив всі дані для наочності. Зверніть увагу, що у російськомовній версії інвойсу допускається написання назв іноземних компаній та географічних найменувань англійською мовою, без перекладу.