Які можуть бути заходи
10 порад щодо організації успішного івенту
Про ключові моменти, на які слід звернути увагу організатору заходу, розповіла Ірина Прокоф'єва, операційний менеджер Програми ЄС та Східного Партнерства «Культура та Креативність».
Коли я готувала свою першу подію, мені розповіли про кумедне правило «Качиної особи» (The Duck Face Rule). Це означає, що зовні ви повинні бути спокійним та умиротвореним. Насправді ж ви активно гребете лапками під водою, щоб утриматися на плаву, але ніхто не повинен про це дізнатися. Досі я вважаю це найціннішим правилом.
Організація заходу є непростим завданням, але я можу виділити 10 ключових моментів, на які слід звернути увагу, щоб усе пройшло успішно.
1. Визначте цілі та формат.
Здається очевидним, але до цього питання варто підходити критично. Сформулюйте мету максимально конкретно: ви хочете донести знання до учасників, віддячити партнерам, зібрати гроші на проект чи принести гостям естетичне задоволення? Від відповіді залежатиме формат заходу: концепція, час проведення та тривалість, роль у команді, оформлення залу, їжа та звук.
Намагайтеся не зациклюватися на традиційних форматах. Зверніть увагу на "(не)конференції", формат "печа-купа", TED-формат, тематичні сніданки, онлайн-події, заходи на відкритому повітрі. Головне, щоб формат сприяв досягненню мети заходу.
2. Зверніть увагу на планування.
У плані продумайте логістику, контент та просування заходу. Створіть документ, доступний всій команді, в якому кожен зможе бачити завдання один одного та загальну картину.Спочатку підготуйте список головних завдань, а потім максимально деталізуйте у вигляді конкретних кроків, які потрібно зробити. Важливо вказати у плані час, необхідний виконання завдання. Часто його недооцінюють, і підготовка йде повільніше, ніж ви очікуєте.
Для планування можна використовувати шаблони Google, програми, наприклад, Asana, Trello, Podio, GanttPro, Teamweek. Не підведе і звичайний документ Excel.
3. Складіть бюджет з урахуванням непередбачених ситуацій.
Подивіться на список своїх завдань та відобразіть їх у бюджеті. Також варто подумати про резерв на випадок непередбачених ситуацій. Наприклад, у моїй практиці був випадок, коли в день проведення заходу просто неба раптово пішов дощ. Довелося терміново змінювати локацію та транспортувати всю техніку та меблі. Такі ситуації краще заздалегідь продумати і підготуватися до них фінансово.
Як варіант можна використовувати такий шаблон бюджету, а можна адаптувати його або вигадати свій.
4. Він у деталях.
Якщо хочете приємно здивувати своїх гостей, продумайте все до дрібниць: як проходить реєстрація, хто і в якому вигляді зустрічає учасників, яка грає музика, чи є у вас цікавий фотокут, як оформлені ваші презентації та одягнена команда, чим заповнені перерви.
Наприклад, під час реєстрації можна надати учасникам можливість відвідати короткий майстер-клас, пограти в ігри або переглянути інформативні відео.
Постарайтеся здивувати людей і створити wow-ефект, перевищте їх очікування у звичайнісіньких речах. Саме це створює атмосферу заходу.
5. Перевіряйте локацію та продумайте план «Б».
Завжди перевіряйте локацію особисто на етапі її вибору.У найнесподіваніший момент може з'ясуватися, що в залі погано працює кондиціонер, немає туалету для людей з особливими потребами або ширина дверного отвору не дозволяє занести техніку всередину. Тому тестуйте такі моменти наперед.
Якось я проводила конференцію на 50 учасників, і за годину після початку власник приміщення попросив нас піти без пояснення причин. У результаті ми провели годинний тренінг з учасниками у парку неподалік, поки не знайшли нового приміщення. Здається, що з вами такої ситуації не станеться, але краще завжди мати план «Б».
6. Розподіляйте зони відповідальності.
Дуже важливо розподілити завдання між членами команди не лише на етапі підготовки, а й під час проведення заходу. Розподіліть відповідальність людей по зонах. Наприклад, хтось відповідає за зону реєстрації, хтось за зустріч спікерів, хтось за техніку, хтось за кейтеринг, хтось за взаємодію з медіа тощо. У кожного має бути своя зона, яку слід контролювати весь час заходу.
Роздайте всій команді документ із розподілом обов'язків, щоб кожен знав, до кого з яким питанням звертатись.
7. Розкажіть про захід своєї аудиторії.
Не варто недооцінювати час, необхідний успішного просування заходу. Тип події, її цільова аудиторія, внутрішні ресурси та бюджет визначать ваш маркетинговий підхід. Вибираючи інформаційних партнерів, зосередьтеся на тих, хто спілкується саме із вашою аудиторією. Краще мати трохи партнерів, але цільових, ніж розповісти про подію всім.
Також важливо створити одне ключове повідомлення, яке транслюватиметься всіма каналами. Переконайтеся, що воно лаконічне та точно передає ідею заходу вашої аудиторії.
8.Приділіть увагу сервісу.
Подбайте про те, щоб ваша команда дотримувалася правила «Качиної особи». Будьте привітні з усіма учасниками, спікерами та партнерами. Намагайтеся вирішити їхню проблему або питання і задовольнити очікування, навіть якщо ви відчуваєте втому і у вас все йде не за планом. Зрештою, люди запам'ятають саме те, як до них ставилися і яку атмосферу створили, а не розповідав спікер зі сцени.
9. Зробіть фінальну перевірку протягом доби до заходу.
Переконайтеся, що ви повідомили учасників, як дістатися локації, запросили всіх важливих гостей, підготували друковані матеріали, аудіо- та відеоконтент. Перевірте, чи всі правильно розуміють свої завдання та зони відповідальності, чи готове приміщення. Для цього складіть чек-лист, наприклад такий .
Аналогічні чек-листи можна скласти і для перевірки готовності в день заходу: чи все на своїх місцях, чи все працює, чи йде за графіком.
Обов'язково роздрукуйте програму заходу, нехай вона буде у всіх членів команди та волонтерів. Також повідомите всім основні контактні номери для зв'язку один з одним або на випадок екстрених ситуацій.
10. Попросіть зворотній зв'язок.
Швидше за все, після заходу ви будете втомленими та задоволеними, але вам буде складно об'єктивно оцінити, як усе минулося. Тому попросіть учасників заповнити роздруковані оціночні листи наприкінці події або онлайн-форму після повернення додому. Нехай вони оцінять різні аспекти: логістику, спікерів, місце проведення та роботу організаторів. Ця інформація допоможе уникнути помилок у майбутньому та покращити якість ваших подій. Якщо є можливість, зберіть відгуки за допомогою соціальних мереж або запишіть відеовідгуки наприкінці заходу.Це стане в нагоді, якщо ваша подія буде організована знову.
Хоч би який захід ви організовували, будьте налаштовані оптимістично і не бійтеся несподіванок, і тоді ваша подія пройде успішно!
Ірина Прокоф'єва, операційний менеджер Програми ЄС та Східного Партнерства «Культура та Креативність», сертифікований проектний менеджер (IPMA, level C), співавтор проекту Start 2 Go. Працювала на глобальному та національному рівнях міжнародної організації AIESEC. Є досвід проведення заходів різного формату: від одноденних тренінгів до міжнародних конференцій та фестивалів.
15 кроків як зробити крутий та корисний захід
Привіт! Мене звуть Олена, менеджер з маркетингу у компанії Bimeister. Останні 5 років я займаюся організацією заходів від класичних конференцій з аудиторією в 350 осіб до вивезення замовників за кордон із розважальною покроковою програмою.
У цій статті я хочу поділитися невеликою інструкцією про те, як організувати класичний захід, на зразок бізнес-вечері з презентацією і на що необхідно звернути увагу.
Event-маркетинг – одна з найважливіших частин маркетингу та продажу, яку деякі недооцінюють, не вкладають у цю нішу сенс та розуміння того, як правильно знайти підхід та отримати вигоду від заходу, адже лояльність замовників призводить до продажу. У кожного заходу має бути завдання та цілі, такі як: нові ліди, підвищення лояльності Замовника, просування нового релізу, оповіщення Замовників та інші. Цілі та завдання потрібно визначити із самого початку, щоб правильно підібрати формат, місце та активності.
Event-маркетинг – це свого роду маркетинг, орієнтований на довгострокові взаємовигідні відносини з окремими споживачами.
Хочеться кричати про те, що маркетинг - це взагалі ціла наука і починати потрібно зі стратегії розвитку бренду / портфеля / рішення, на рік, ну або хоча б на півроку вперед.
Припустимо, що у вас є стратегія і ви знаєте, з якою темою мовитимете чи якусь гіпотезу ви хочете перевірити в цьому кварталі. Добре, беріть цю тему і починайте пускати як павутиння по всіх каналах від інстаграма і PR-а до event-ів.
Програма
Ось ви визначили тему, яку бажаєте донести до слухачів на самому заході.
Досліджуйте аудиторію, спустіть акаунтів на своїх замовників, нехай промацають ґрунт і дізнаються, на скільки ця тема їм взагалі цікава, якими кейсами варто ділитися в програмі заходу і в якому форматі мовити бізнес-частину. Але попередньо підготуйте пам'ятку (це може бути гарний лист з описом формату заходу) для облікових записів і саму гіпотезу, яку хочете перевірити на зацікавленість.
Запуск цієї попередньої перевірки допоможе:
- зрозуміти, як скоригувати тему більш цікаву, якщо потрібно
- зрозуміти склад аудиторії
- точніше спланувати весь захід
У разі продумування розважальної програми також подумайте про ЦА. Високопосадовці точно не підуть грати в «збери коктейль» або стрибати через багаття.
Ну і, звичайно ж, не забуваємо про стать наших колег. Якщо аудиторія змішана, то постарайтеся зробити захід комфортним, корисним та цікавим для всіх,
щоб слухачі не позіхали і не мріяли втекти, а розважалками заб'єте вечірній час або час перерв, але так, щоб люди повернулися слухати.
Припустимо, що тема супер. Можна продовжувати підготовку до Бізнес-вечері на тему «Застосування цифрових інструментів під час експлуатації нафтогазових виробництв».
Переходимо до плану заходу. У цьому прикладі розглядаємо Бізнес-вечерю з презентаціями своїх рішень та інших кейсів для замовників.
Потрібно підготувати формат заходу. Фуршет під час реєстрації є обов'язковим, щоб слухачі не відволікалися на голод під час презентацій + встигли поспілкуватися у неформальній обстановці. Потім покликати гостей на саму презентацію та безпосередньо розпочати захід. Якщо це вечірній час, як у нашому випадку, необхідно враховувати саму вечерю. Тобто. із презентаційною частиною в ідеалі встигнути вирішити питання до стандартних 19:00. Далі дати людям спокійно поїсти близько 30 хвилин, бажано у форматі банкету. Після чого можна переходити до розважальної програми, наповнити яку можна, наприклад, грою в «Що? Де? Коли? з розіграшем призів, а також виступом музичного гурту та діджея.
Призи або сувенірку бажано почати готувати щонайменше за місяць, якщо хочете встигнути все забрендувати.
Визначтеся з місцем проведення заходу
Домовитеся про всі моменти оренди майданчика на березі, щоб потім не було сюрпризів. Продумайте вхід, вихід, під'їзд та інше. Стати тим самим учасником заходу. Гостей необхідно зустрічати, для цього потрібно комфортний простір на вході і гардероб, щоб не доводилося бігати через весь майданчик, щоб повісити своє намокше пальте і, що безпосередньо зустрічає. Продумайте моменти обігріву/охолодження приміщення. Тому, наприклад, намети вибирати варто вкрай обережно, з можливістю відкривати його стінки. Повний гайд я постараюся написати наступного разу ;)
Перевірте заздалегідь всю техніку та презентації на екрані. До речі, презентації потрібно виводити тільки у форматі PDF! краще взяти лише по кілька штук.
Проконтролюйте, щоб видимість контенту була забезпечена з будь-якої точки залу і людям не довелося крутити головою так, що потім їхня шия нагадуватиме про вас у больовому ключі.
Створіть плашки/заставки для екранів. Порожні монітори, де скаче напис «HDMI», не дуже презентабельно виглядає.
Обговоріть заздалегідь хто буде говорити вступне слово, чи то колеги, чи то ведучий.
Не жадібні на їжу і алкоголь, будь ласка, хоч ми його і не підтримуємо. Найгірше, що може бути - голодний і не обігрітий замовник. вулиці для спілкування та продумайте можливі шляхи відступу своїх директорів та їх колег у найближчу пристойну караокишну.
Окей, майданчик визначений, ви всі продумали. Складіть запрошення, як мінімум, за 2 тижні і відправте в календар на цю дату. схему проїзду та контакти координатора.
Не соромтеся нагадати людям листом-нагадуванням або дзвінком про захід за 1-2 дні, а також за пару годин до його початку.
Приклад листа-нагадування особливо не відрізняється від самого листа-запрошення.
Тут ми лише нагадуємо на самому початку і просимо повідомити у випадку, якщо прийти не вийде.
Вуа-ля, ніхто не забув чи відписався, якщо не прийде, ви успішні!
Діджей – як не дивно, найважливіший чоловічок, який загалом створює настрій усієї вечірки. Він зустрічає всіх на велкомі, про який, до речі, теж не варто забувати, з позитивною музикою, що бадьорить, допомагає з мікрофоном у залі для спікерів і влаштовує дискотеку з Агутіним після вечері.
Не забувайте думати про комфорт учасників заходу. Нагодуйте підрядників і себе. Так-так, самі ви навряд чи встигнете поїсти з гостями.
Продумайте пледи, дощовики або змінний одяг. Якщо у програмі заходу крім бізнес-частини запланована спортивна активність, така як яхтинг, то хтось 100% забуде шорти чи футболку. Якщо ви на природі, бейсболка врятує як від дощу, так і від спеки. Також, якщо захід пов'язаний з приготуванням їжі, передбачте фартухи та рукавички. Загалом, уявіть найкомфортніші речі, які б підійшли до формату.
По закінченню заходу у вас залишиться купа речей, тому заздалегідь обговоріть з майданчиком, чи можна залишити все до якогось часу, адже не завжди вночі ви зможете викликати газель, а таксист, побачивши кількість перевозиться, відмовиться вас везти.
Після заходу напишіть лист подяки учасникам заходу та додайте корисні матеріали та фотозвіт, якщо такі є. Таким чином ви зможете отримати фідбек самого заходу;)
Давайте коротко підсумуємо:
- Визначтеся з темою та аудиторією
- Складіть промо запрошення
- Перевірте гіпотезу через облікові записи
- Знайдіть майданчик для заходу
- Організуйте наповнення майданчика, кейтерингу та розважальної частини
- Розішліть запрошення та пропуште облікові записи, щоб вони з цим допомогли
- Зберіть реєстрацію
- Нагадайте про подію
- Підготуйте всі доповіді та своїх колег
- Пробрифуйте доповідачів
- Перевірте все за списком, щоб нічого не забути
- Проведіть захід
- Розішліть презентації та весь контент із заходу
- Проведіть опитування, як кому сподобалося
- Видихніть :)
Якщо у вас щось пішло не за планом, пам'ятайте, що крім вас, ніхто не знає, що торт мав бути шоколадним, а не полуничним. Не засмучуйтеся за такими дрібницями. Нерозв'язних питань майже не буває.