Фільтрування даних: операції, призначення, приклади

Інформація, що міститься в електронних таблицях і БД, не завжди необхідна користувачеві в кожний момент його роботи в повному обсязі. Тому в додатках MS Office передбачені інструменти, що дозволяють подати інформацію у відповідному для обробки вигляді. У статті ознайомимось із деякими з них.

Що це таке і для чого

Один із таких інструментів – фільтрація даних. Її використовують для того, щоб з усього масиву відібрати ті записи, що відповідають необхідним умовам. При цьому вся інформація об'єкта зберігається, але людина бачить лише необхідні їй рядки, решта ж, що не задовольняють заданим умовам, ховаються.

Відбір проводиться за одним або декількома умовами при встановленні обмежень на кілька полів. Кожне подальше обмеження додається до вже існуючих, і кількість інформації, що відображається, зменшується, ще більш полегшуючи роботу з масивом.

У всіх сучасних електронних таблицях та базах передбачено можливість знаходження записів. Оскільки програми MS Office є найбільш поширеними в офісній роботі, нам слід детальніше ознайомитися з роботою фільтрів у цих програмах.

Excel

В Excel фільтрація даних доступна кількома способами. Вона здійснюється за вмістом стовпців таблиць залежно від типу. При цьому відбираються конкретні значення осередків або за умовами. Умови вибору рядків також залежить від того, інформація якого типу містяться в стовпці.

Найпростіший спосіб селекції – інструмент панелі «Редагування» вкладки «ГОЛОВНА». Виділяємо комірку стовпця, у списку кнопки «Сортування та фільтр» вибираємо пункт меню «Фільтр».При цьому в першому осередку стовпця з'явиться кнопка зі стрілочкою, при натисканні на яку відкривається меню інструментів для сортування і фільтрації даних в Excel.

Тут визначаються параметри вибору рядків для відображення.

Вибір за значеннями

Наприклад скористаємося таблицею Excel – прайс-листом магазину косметики. Найпростіший вид селекції – за значенням. У аркуші цін є поле "Тип косметики". Ми хочемо подивитися всі наявні засоби для догляду за нігтями. У списку поля – перелік можливих параметрів, серед яких є елемент «Для нігтів». Якщо список елементів стовпця занадто довгий, скористайтеся полем для пошуку. Знімаємо прапорці з решти пунктів, крім шуканого, і натискаємо «ОК». Видими залишилися лише косметичні засоби для нігтів.

Можна ще більше скоротити список продукції, відібравши, наприклад, тільки вироби виробника «MAX FACTOR» і отримавши в результаті аркуш для нігтів цього виробника.

Вибір за умовою

Як тепер відобразити всі засоби для волосся, якщо серед типів продукції є кілька таких видів: бальзами, маски, гелі тощо? Можна виділити кілька позицій прапорцями, а можна задати фільтрацію даних за умовою типу поля.

У нашому випадку стовпець містить текст і до нього застосовуються текстові параметри. Користувач визначає рядок для пошуку в найменуваннях. При цьому вміст осередку прирівнюється до рядка пошуку або виключається з нього. Є можливість знаходження записів, текст яких починається із зазначених символів чи закінчується ними, містить їх чи містить. Для завдання складніших умов пропонується налаштувати свої правила.

Тут задається кілька умов.Усі вони можуть бути обов'язковими для виконання, або достатньо задоволення лише деяких з них (параметри «І» та «АБО»). У будівнику передбачена можливість встановлення умов для різних типів: текстових, числових, дати та часу, логічних і т.д.

Зручним є спосіб фільтрації даних у MS Excel для числових полів. Припустимо, у нашому прайс-листі ми захочемо знайти кошти для губ із вартістю до 300 рублів. У стовпці «Тип косметики» вибираємо прапорцями дві позиції: «ПОМАДА» та «БЛИСК ДЛЯ ГУБ».

У стовпці "Ціна" вибираємо позицію "Числові фільтри", на відміну від текстових у стовпці з типом косметики.

Вибираємо з варіантів пункт «менше або одно» і у вікні параметрів виставляємо суму 300 руб. Після натискання на кнопку «ОК» отримуємо список із чотирьох засобів типів «Помада» та «Блиск для губ» та вартістю менше 300 рублів.

Зрештою, додаємо ще одну умову фільтрації даних – за кольором. Наш прайс-лист показує приклади кольорової гами декоративної косметики. Скористайтеся цим і виберемо засоби для губ світло-рожевого відтінку. У меню стовпця «Колірна гама» вибираємо пункт «Фільтр за кольором», натискаємо в ньому кнопку «Інші кольори осередків», якщо запропонованого вибору недостатньо, та вибираємо бажаний відтінок. На кнопці «Ок» залишаються лише кошти в потрібному ціновому та колірному діапазоні.

Сортування та пошук інформації

Навіть після того, як зайві записи будуть приховані, їх, як і раніше, може виявитися багато для вибору чи аналізу. У цьому випадку застосовується ще одна зручна можливість MS Excel – сортування. У вже вивченому меню є пункти, які допоможуть вибудувати елементи таблиці в необхідному порядку, полегшивши, тим самим, пошук.

Упорядкування елементів у стовпці можливе, залежно від типу інформації у ньому. Для текстових полів пропонується розподіл від "А" до "Я" та у зворотному напрямку. Її зручно застосовувати, наприклад, для зручнішого пошуку на прізвище клієнта, найменування партнера і т.п.

Числові поля сортуються за зростанням та зменшенням. Слід бути уважними у випадку, якщо числа внесені до стовпця як текст. У цьому випадку вони будуть упорядковані як текст, тобто числа 10, 11, 100, 12, 110 будуть йти в такому порядку в залежності від формату полів:

Записи впорядковуються за низкою параметрів. Для цього існує варіант настроювання сортування в меню кнопка «Сортування та фільтр». Ви вибираєте, за якими полями сортувати, якого типу та в якому порядку застосовувати:

У списках, що налаштовуються, містяться дні тижня і місяці, і користувач може ввести власний зі своїми елементами.

БД Access

Не менш корисною є фільтрація в базах даних. У Access є кілька варіантів отримання необхідної інформації: за допомогою загальних параметрів, за конкретним значенням, формою та за допомогою запитів.

На головній вкладці програми ви знайдете панель інструментів «Сортування та фільтр». Кнопки використовуються для здійснення зазначених операцій. У Access використовується той самий механізм, що у Excel. Зупинимося докладніше тими способами, з якими ми ще знайомі.

Способи

Загальна фільтрація даних в Access реалізується так само, як і в MS Excel, за допомогою меню в заголовку стовпця. За аналогією, вибирається один або кілька елементів зі списку доступних або застосовується селекція на кшталт інформації в стовпці.

Щоб використати як параметр конкретне значення в комірці, виділяють цю комірку і вибирають меню «Виділення» на панелі «Сортування та фільтр» або викликають список доступних дій правим кліком. Можливості відбору залежать від типу, якого належить вміст комірки.

Фільтр формою – простий спосіб знаходження записів з можливістю використання кількох параметрів. Він викликається операцією «Додатково» – «Фільтр формою». При цьому створюється порожня форма, на якій ви виставляєте параметри, після чого натискаєте "Додатково" - "Застосувати". Тепер форма містить лише шукані записи.

Запити для відбору даних

Додатковим зручним засобом фільтрації даних БД є запити. Їх створення вимагає часу і необхідних навичок, але запити мають ряд переваг. Насамперед, одного разу написавши запит на вибірку та зберігши його, ви отримуєте механізм, який можна використовувати постійно для побудови звітів, виведення рядків у форми, створення складних перехресних запитів тощо.

У запитах можна використовувати поля декількох таблиць, додавши умови для отримання даних щодо кожного з них. Ці об'єкти бази даних створюються за допомогою Конструктора, майстра запитів або редактора SQL.

Запити SQL на вибірку мають структуру вигляду

Тут у блоці умов задаються параметри, якими вибираються записи. Наприклад складемо запит для вибору записів з таблиці “Товари по складам”. Нехай нам необхідно вибрати рядки з вазами під найменуванням «Захоплення» та подивитися, скільки товару з такою назвою є на кожному зі складів.

SELECT [Товари за складами].[Тип товару], Вази.Ваза, [Товари за складами].Склад, [Товари за складами].Кількість

FROM Вази INNER JOIN [Товари за складами] ON Вази.Код = [Товари за складами].Найменування

WHERE (([Товари за складами].[Тип товару]="Ваза") AND ([Вази].[Ваза]="Восторг"));

Результат виглядатиме так:

У режимі конструктора запит має вигляд:

Збереження та подальше застосування

Іноді виникає необхідність багаторазового використання одного разу встановленого відбору чи його автоматичного застосування під час запуску таблиці чи форми. Збереження умов відбувається автоматично під час закриття об'єкта. Під час його відкриття відображаються всі записи, і для того, щоб знову застосувати збережене обмеження, потрібно натиснути кнопку «Фільтр» панелі «Сортування та фільтр».

Для автоматичного застосування потрібного відбору скористайтеся властивістю об'єкта «Фільтр під час завантаження», встановивши його значення «Так»

Ще один спосіб збереження та подальшого використання – як запит. І тому задають розширені параметри. Налаштовують необхідні поля для пошуку, сортування та фільтрування даних та зберігають у контекстному меню. Згодом його завантажують із того ж меню командою «Завантажити із запиту»

Пошук та вибудовування списку в Access

За аналогією з MS Excel, Access надає користувачеві можливість сортувати стовпці, щоб полегшити пошук потрібної інформації. Упорядкування значень відбувається за алфавітом для тексту (у прямому та зворотному порядку), за зростанням та зменшенням для числової інформації та дат. Можна застосовувати її по кількох полях одночасно, що ще більше допомагає у пошуку потрібних записів. Текстові поля розподіляються без урахування регістру.

Для знаходження запису із входженням потрібного рядка використовується механізм пошуку – кнопка «Знайти» однойменної панелі інструментів.У вікні вносяться параметри пошуку – рядок, місце, напрямок, частина поля, регістр.

Механізми сортування, пошуку та фільтрації даних в електронних таблицях та БД значно спрощують роботу з великими масивами інформації. Якщо навчитися користуватися ними легко, використання цих інструментів стане звичним, прискорить та полегшить щоденну працю.