Інвойс - що це таке простими словами, як заповнювати проформу invoice на послуги

Міжнародна торгівля вимагає від продавців та покупців не лише глибокого розуміння специфіки та трендів окремо взятих ринків. Не менш важливим аспектом зовнішньоекономічної діяльності є знання правил, що регламентують порядок супроводу вантажів, що відправляються та одержуються. Так, відповідно до чинних законодавчих норм, одним із обов'язків експортерів є своєчасна підготовка документів, необхідних для швидкого проходження процедур валютного контролю та митного декларування. Що таке комерційний інвойс (invoice) та проформа на послуги простими словами, для чого це потрібно і коли виставляється, та які вимоги до оформлення потрібно враховувати під час заповнення? Давайте розумітися.

Загальна вистава

Поняття, що розглядається, є універсальним міжнародним терміном і використовується для позначення рахунку на оплату, який продавець виставляє на адресу покупця. Структура являє собою умови угоди, інформацію про суб'єктів, що беруть участь, а також повний перелік наданих на комерційній основі функцій та їх характеристик. Виписка є непрямим підтвердженням факту передачі товару і, як наслідок, виникнення зобов'язань щодо здійснення взаєморозрахунків у заздалегідь узгоджені чи встановлені законом терміни.

Види інвойсу

У вітчизняній практиці ведення комерції відсутні аналоги аналізованої форми. Окремі фахівці вказують на схожість invoice з рахунком-фактурою, проте цільове призначення цих документів має суттєві відмінності.У першому випадку йдеться насамперед про валютний контроль та підтвердження наявності легальних підстав для отримання платежу, у другому — про податкову звітність та відстеження нарахувань ПДВ. Відмінні риси виявляються і при порівнянні з класичними оплатами, широко використовуваними російськими компаніями. Якщо порівнювати міжнародний та вітчизняний документообіг, з погляду юридичної та бухгалтерської складової інвойс за призначенням найбільше нагадує акти приймання-передачі, що заповнюються за фактом надання послуг.

Згідно з діючою класифікацією, виділяють два основні різновиди. Зупинимося на кожній із них докладніше.

Комерційна форма

Також відома як инвойс-фактура, і є варіант товаросупровідного акта, що виступає законною підставою для отримання платежу. У межах ведення комерції з контрагентами, які стосуються іноземної юрисдикції, застосовується як інструмент валютного контролю, що дозволяє переконатися у легальності походження коштів.

При надходженні з цього приводу транзакції, відправником якої є іноземна юридична особа, обов'язком банку є тимчасове блокування коштів у транзитному балансе. Відповідну вимогу щодо російських компаній встановлено основним регулятором - Центробанком РФ. Одержувачу надається п'ятнадцятиденний термін на підтвердження правочину. Перелік документів залежить як від внутрішнього регламенту конкретної кредитно-фінансової установи, так і від суми. Якщо ціна вбирається у 200 000 крб.— застосовуються спрощені правила, що дозволяють обмежитись заповненням звіту в електронній формі та наданням комерційного рахунку – інвойсу.

Пред'явлення договору потрібно у випадках, коли вартість експортної операції виявляється вище трьох, а імпортної — понад шість мільйонів рублів. Контракт підлягає постановці на облік банком, одержуючи унікальний ідентифікаційний номер для подальшого контролю.

Якщо йдеться про надання послуг, одержувачами яких виступають іноземні контрагенти — складати та надсилати акти виконаних робіт необов'язково. Альтернативним рішенням виступає використання у змісті формулювання, схожого з представленим зразком:

«…Вся або часткова оплата є підтвердженням з боку замовника факту виконання зазначених нижче договірних зобов'язань у повному обсязі, з дотриманням вимог щодо якості та встановлених строків».

Таким чином, отримання грошей за документом рахунку інвойс (invoice) означає, що за ці послуги замовник не має підстав для пред'явлення будь-яких претензій — роботу прийнято.

Проформа-інвойс

Тут йдеться про попередню суму, яка виставляється стороною продавця у тих випадках, коли умови угоди та остаточна ціна знаходяться на стадії узгодження. Оформлення є актуальним при внесенні клієнтом часткової або повної передоплати.

Так, наприклад, іноземна компанія може запропонувати російському дизайнеру замовлення на підготовку серії графічних матеріалів. Учасники ще не встигли погодити весь обсяг робіт, проте клієнт має намір підтвердити серйозність власної заявки та закріпити за собою місце у робочому графіку виконавця.З цією метою він відправляє суму у розмірі 500 $, використовуючи як підставу проформа-інвойс, заповнення якого для фізичних осіб також не становить особливої ​​складності.

Основна відмінність подібної форми від комерційного аналога — відсутність чітких умов, остаточних термінів та конкретних цифр, що закривають угоду. У proforma invoice не включається вимога про оплату, що дозволяє обійтися без вказівки реквізитів — за винятком випадків, що передбачають авансові платежі. Після того, як усі положення будуть узгоджені остаточно, учасники можуть перейти до оформлення нового рахунку, в якому відображаються досягнуті домовленості щодо надання послуг.

Як має виглядати інвойс

Незважаючи на відсутність офіційного регламенту, який встановлював правила заповнення, компаніями зазвичай використовує уніфікований формуляр, спочатку призначений для супроводу міжнародних торгових угод. Цей зразок був рекомендований Європейською економічною комісією ООН ще у вересні 1983 р. і визначає наступний перелік відомостей, що вказуються у змісті:

• Унікальний ідентифікаційний номер, дата та час складання.



• Повне юридичне найменування, адреси та реквізити, а також контактні номери для зв'язку як для продавців, так і для покупців. У разі залучення до участі в угоді посередників аналогічні дані вносяться і для них.



• Країни походження та відправлення продукції, що виступає предметом торгової операції, та тип валюти, що використовується для вказівки вартості товару.



• Формат упаковки, докладний опис, вказівка ​​обсягу, кількості, поштучної та сукупної ваги, а також ціни у перерахунку на одиницю та всю партію загалом.



• Умови комерційного постачання відповідні класифікації з використанням термінів Інкотермс.



• Відмітка, що засвідчує коректність інформації, зазначеної відправником у процесі декларування.

Продавець (або його офіційний представник) повинен завірити інвойс договору відповідно до правил оформлення - своїм підписом, а також печаткою організації, за наявності такої.

Порядок опису товарів

Існуючі рекомендації не містять конкретних вимог з цього питання, обмежуючись характеристикою «має бути повним». Проте, виходячи з міжнародної практики, що склалася, можна виділити кілька обов'язкових пунктів. До них належать:

• Назва та сфера використання продукту.



• Матеріал виготовлення та технічні якості (опціонально).



• Ідентифікаційний номер чи серійний код.



• Особливості маркування.



• Відомості про кількість, окрему та загальну вагу, упаковку тощо.

Слід зазначити, що з оформленні инвойса для декларації інформацію про вартості, обсязі та інші властивості вказується у окремих блоках. Опис має бути детальним та зрозумілим, без використання будь-яких скорочень. Так, наприклад, для умовного предмета одягу оптимально підійде формулювання формату «Толстовка дитяча, матеріал — 100% поліестер, розмір 35, колір чорний, торгова марка «Московська фабрика текстилю».

Товари зі специфічними вимогами

При плануванні окремих видів поставок до країн, що входять до складу Євросоюзу, необхідно враховувати спеціальні стандарти, що обумовлюються специфікою угоди.Говорячи про те, як заповнювати інвойс у подібних ситуаціях, варто насамперед згадати про наявність обов'язкових пунктів, актуальних для наступних міжнародних операцій:

• Надсилання біологічних зразків. Вимагає надання інформації, що розкриває походження (біоматеріали організму людини, тваринні органи або тканини, вірусні штами, насіння рослин), мета здійснення експортного відвантаження (трансплантація, наукові дослідження в лабораторних умовах), максимально допустиму тривалість зберігання матеріалу, правила безпечного транспортування тощо. буд.



• Постачання хімічних речовин. В даному випадку вказується загальноприйнята класифікаційна назва, детальний опис (включаючи формулу, агрегатний стан, рівень концентрації тощо), цільове призначення, а також документацію, що засвідчує відповідність вантажу нормам безпеки, що діють.



• Надсилання товарів, що характеризуються технічно складною конфігурацією. У документі мають бути перелічені основні компоненти та характеристики, з повним розкриттям специфікації по комплектуючих. Так, наприклад, у разі відвантаження моноблоків відзначається корпусна частина, інтегрований РК-дисплей, вбудована відео та звукова карта, процесор, материнська плата, система охолодження, жорсткий диск і т.п.



• Постачання виробів, що виготовляються з текстильних матеріалів. В описі наводиться докладний склад тканини, включаючи частку вмісту кожного типу використаного під час пошиття волокна, метод плетіння та наявність додаткових барвників. Якщо йдеться про відправку зразків — проставляється відповідна позначка, яка вказує на те, що товар не призначений для подальшої комерційної реалізації.



• Передача продукції на безоплатній основі. При відвантаженні товарних позицій у дарунок важливо враховувати номінальну вартість. Перевищення номінального порогу, що дорівнює €22, є підставою для сплати стороною одержувача, що підпадає під юрисдикцію ЄС, мита. Уточнити ліміти, що дозволяють уникнути додаткових витрат, можна звернувшись до нормативних регламентів, що діють на території конкретної країни.

Перед тим як оформити інвойс та відправити його покупцю, необхідно ретельно перевірити всі дані, внесені до змісту. Рекомендується зіставляти відомості з готовими зразками товару, за винятком ймовірності виявлення розбіжностей у процесі перевірки на митниці. Крім того, супровідна документація має бути перекладена офіційною мовою держави, в якій зареєстровано обраний контрагент.

На якому етапі виставляється рахунок

У межах загальноприйнятого алгоритму підставою вважається узгодження підсумкового обсягу оплати. Якщо йдеться про авансові платежі — використовується проформа, в якій наводиться загальна інформація, достатня для формування об'єктивно коректного уявлення про повну суму міжнародної угоди, що укладається.

Порядок оформлення інвойсу

Чинна практика припускає можливість заповнення документів як вручну, так і в друкованому форматі. Паперовим носієм може бути звичайний лист стандарту А4, або фірмовий бланк організації. Перевага другого варіанта – заздалегідь включені у форму реквізити відправника.

Обов'язковою умовою є наявність підпису керівника або офіційного представника експортера, причому в цьому випадку факсиміле не використовується.За відсутності печатки проставляється відповідна відмітка, що обумовлюється прийняттям у 2016 році законодавчого положення, яке звільняє юридичних осіб від необхідності користування штампами під час оформлення.

Важливий момент — надання документа всім, хто причетний до торгівельної операції, суб'єктам. Це означає, що інвойс на запит повинен бути складений у шести примірниках, для кожного з яких знаходиться своє застосування:

• Вкладення всередину посилки, що відвантажується.



• Розміщення разом із транспортною накладною в кишеньці для відправлень.



• Збереження у продавця, а також передача покупцю та посереднику, який надає логістичні послуги (2 шт).

Часті помилки при оформленні

Процедура підготовки митної документації нерідко супроводжується допущенням помарок та неточностей. До найпоширеніших прецедентів ставляться:

• Недостатньо повний опис продукції.



• Відсутність показників за деякими товарами партії.



• Ігнорування вимоги щодо зазначення оголошеної вартості, вираженої у валюті держави-імпортера, обумовленої необхідністю проведення розрахунків на митниці.



• Неправильне розшифрування цін за позиціями.



• Використання факсимільного підпису керівника чи довіреної особи.

Ретельна перевірка перед відправкою дозволяє виключити помилки, здатні обернутися тривалою затримкою партії, що експортується при декларуванні.

Приклади інвойсів

Знайти типовий шаблон попереднього рахунку в Мережі сьогодні не складає особливих труднощів. Можна скористатися готовими формами, або завантажити зразок commercial invoice і його основі скласти власний варіант.Файли формату Excel пропонують можливість позиційного опису послуг, із зазначенням тривалості роботи та погодженої годинної ставки, що є актуальним для оперативного та безпомилкового розрахунку загальної вартості. Також існують спеціальні безкоштовні генератори, такі як Logaster або Zoho, що автоматично формують потрібний документ на основі введених користувачем даних.

Підіб'ємо підсумки

Розібратися в тому, що таке інвойс, чим це відрізняється від рахунок-фактури, і які правила пред'являються до подібної документації, не так уже й складно. Своєчасне оформлення, виконане з дотриманням базових рекомендацій, допомагає експортерам прискорити зовнішньоекономічну діяльність та дотримуватись законодавчих вимог.

Питання/Відповідь

Зібрали найпопулярніші запити.

У чому основні стандарти заповнення?

Опис послуг та товарів має бути максимально докладним, а сам документ підписаний керівником або відповідальною особою виключно вручну.

Що потрібно для складання рахунку?

Відомості про учасників торгової угоди та продукції, що експортується.

Які є різновиди invoice?

Інвойс буває комерційний та проформа. Перший оформляється після погодження всіх умов контракту, другий — використовується щодо авансових платежів.

На нашому сайті використовуються cookie-файли, у тому числі сервіси веб-аналітики. Використовуючи сайт, ви погоджуєтесь на обробку персональних даних за допомогою файлів cookie. Докладніше про обробку персональних даних ви можете дізнатись у Політиці конфіденційності

Проформа-інвойс та інвойс: відмінності

У сфері вантажних перевезень фахівці часто користуються такими поняттями, як інвойс та проформа, проте дані формулювання часто незрозумілі для багатьох вантажоперевізників та учасників бізнес-процесів. У статті розберемося, у чому різниця між проформою та інвойсом у митній справі та взагалі у перевезеннях.

Що таке інвойс?

Комерційний инвойс – це документ, переданий покупцю продавцем під час виставлення рахунку на оплату. В інвойс-фактурі міститься вичерпна інформація про транспортований товар (маса, колір, матеріал виготовлення, призначення). Важливий пункт документа – кількість та підсумкова вартість товарів, а також відомості про відправника та вантажоодержувача. В інвойсі докладно прописані умови договору, тому він є повноцінним документом для виконання банківських платежів, оформлення мит.

Навіщо використовують інвойс?

Документ необхідний для валютного та митного контролю під час здійснення міжнародних угод.

• Митний контроль – інвойс має бути наданий під час транспортування вантажів через митні пости, щоб інспектор міг оцінити вартість вантажу, розрахувати суму мит.



• Валютний контроль - банківським організаціям та органам валютного контролю інвойс необхідний, щоб клієнт міг здійснювати платежі в іноземній валюті. Документ забезпечує прозорість фінансових транзакцій.

Як при валютному, і при митному контролі инвойс-фактура є обов'язковою складовою фінансових операцій, допомагає правильно оцінити вартість товарів, забезпечує відповідність валютним і митним регламентам.

Що таке проформа?

Проформа – це документ, в якому зазначена попередня інформація про товар, що перевозиться, тут можуть бути відображені дані про ціну, кількість одиниць продукції, що поставляється. Проформа-інвойс є основою оформлення комерційного інвойсу чи рахунку. Документ необхідний, якщо товар перевозиться через кордон у вигляді гуманітарної допомоги або на умовах передоплати, виконується постачання сировини для подальшої переробки, надсилаються виставкові зразки. Дані, зазначені у проформі, можуть змінюватись. Документ не зобов'язує замовника здійснити оплату. Отримати кошти на основі proforma invoice постачальник (продавець) не може.

Відмінності інвойсу від проформи

Комерційний інвойс є офіційним документом, що виставляється після надання послуги у повному обсязі або постачання товарів. Він має юридичну силу, може вважатися основою обліку. При митному контролі комерційний інвойс необхідний, щоб чітко оцінити вартість товарів, розрахувати суму митних зборів та податків, здійснити фінансові операції.

Інвойс-проформа – попередній інвойс, який виставляється ще до фактичного надання послуги чи постачання продукції. Цей документ юридично вважається не обов'язковим, вимагає оплати, його основна мета – надати покупцю відомості про майбутній угоді. У документі прописуються умови оплати, вартість послуги чи товарів, додаткові деталі, необхідні планування комерційної угоди. Незважаючи на те, що з першого погляду здається, що інвойс та проформа ідентичні, документи розрізняються за багатьма пунктами, а саме:

• проформа може бути оформлена без договору, а комерційного инвойса його наявність є обов'язковою умовою;



• в інвойсі має бути зазначена точна остаточна вартість вантажу та кількість товарів, в інвойс-проформі – не обов'язково;



• инвойс зобов'язує здійснити відвантаження товару повному обсязі, але відвантаження може відбутися, оскільки це попередній документ.

Іноді документи можуть бути взаємозамінними, але найчастіше їх застосування різниться. Якщо говорити про ЗЕД, то тут набагато важливіше комерційний інвойс, документ забезпечує надійну гарантію, виступає як повноцінний документ. До його оформлення слід підходити максимально уважно, а в ідеалі краще скористатися за допомогою митного брокера.

Як оформити інвойс?

Суворих правил у заповненні документа немає, але щоб банк прийняв інвойс-фактуру і переказав на рахунок виконавця гроші, документ повинен відповідати певним вимогам:

• комерційний інвойс заповнюється на фірмовому бланку постачальника чи листі A4. Перший варіант є зручнішим, тому що в бланку вже прописані всі точні реквізити продавця;



• документ засвідчується підписом особи, відповідальної за відправлення товару;



• ціни прописуються у валюті, обумовленої в договорі, якщо валюти різні, то вказується, за яким курсом виконується конверсія;



• як правило, інвойс оформляється мовою, яка зрозуміла для продавця і покупця (найчастіше це англійська).

Після заповнення комерційного інвойсу необхідно перевірити, щоб у документі було відображено такі відомості:

• номер та дата оформлення;



• інформація про відправника та одержувача (продавець – покупець);



• відомості про посередників (якщо вони є);



• країна походження вантажу;



• тип упакування;



• умови постачання;



• загальна вартість угоди;



• реквізити банківського рахунку;



• кількість товару;



• підпис продавця.

Оформлення комерційного інвойсу може бути виконане індивідуальним підприємцем, юридичною чи фізичною особою. Документ складається у 2-х примірниках, по одному на покупця та продавця, але краще зробити кілька копій, тому що їх можуть запросити різні служби.

Інвойс: значення та застосування у міжнародних поставках товарів

Міжнародна комерційна діяльність має на увазі вміння учасника ЗЕД орієнтуватися у великій кількості спеціалізованої документації. Сучасний бізнесмен, який займається зовнішньоторговельною діяльністю, повинен знати призначення кожного паперу та вміти його правильно оформляти.

Наша стаття присвячена інвойсу та іншому, схожому за назвою документу: проформі-інвойсу. Для чого вони потрібні та яке інформаційне навантаження вони несуть у зовнішньоторговельних операціях.

Що являє собою проформа-інвойс

Проформа-інвойс (proformainvoice) є попереднім рахунком, виставленим за оплату товару постачальником (експортером, продавцем, відправником). Після того, як суми оплати повністю узгоджені та затверджені, можна виставити рахунок-інвойс.

Якщо за умовами, передбаченими у контракті, покупцю потрібно виплатити аванс, продавець також виписує проформу-інвойс.

Тобто рахунок-проформа не є папером підтвердження оплати товару покупцем, хоча в такому документі відображається цінова інформація, що дає попереднє уявлення покупцю про те, яку суму слід сплатити за товар.
Для цього існують інші документи: платіжні доручення та акредитиви.

Важливо зрозуміти, що проформа-інвойс у вигляді заповненого документа підтверджує факт відвантаження товару продавцем покупцю, але не факт його продажу.

Проформа-інвойс описує ситуацію, коли товар відправлений одержувачу на:

• консигнацію,



• міжнародні виставки,



• експертизи,



• аукціони,



• як давальницька сировина на переробку.

Проформа-інвойс та сам інвойс, практично ідентичні один одному документи. Різниця між ними тільки в тому, що в проформі-інвойсі дані про товарну поставку є проміжними, тобто зміни можуть торкнутися як суми, так і деяких артикулів або моделей будь-яких конкретних товарів.

Що вписується у проформу-інвойс:

• реквізити продавця та покупця;



• деталі в описі товарів (моделі/артикули);



• кількість товару та вартість його одиниці;



• сума ПДВ, якщо її нараховано;



• походження товару;



• умови ІНКОТЕРМС (на даний момент у редакції 2010): тут може бути використаний термін DAP, CPT, FCA;



• загальна ціна постачання.

Виникла проблема? Напишіть нам:

Призначення та характеристики інвойсу

Щоб швидко пройти митне оформлення товарів, що імпортуються, необхідний цілий пакет документів. Найпершим за рівнем важливості цьому переліку паперів є комерційний инвойс.

Ті, хто досі думав, що таким документом є контракт на постачання, глибоко помилявся. Для співробітників митниці найважливіше саме інвойс. Без нього проходження митниці, або по народному «розмитнення» неможливе.

Підприємцям-початківцям у сфері зовнішньої торгівлі, щодо інвойсу, слід запам'ятати наступне:

1. Інвойс це документ товару;



2. Інвойс виписується продавцем та передається покупцю одночасно з товаром;



3. Саме в цьому документі описуються основні характеристики якості, кількості товару та інші формальні особливості виробів;



4. В інвойсі обов'язково вказується остаточна вартість партії товару;



5. У цьому папері обов'язково вказується власник товару.

Кожен бізнесмен-початківець у Росії, який вирішив вибрати в якості основної діяльності експортно-імпортні операції, повинен знати кілька основних правил. Їхнє точне дотримання з самого початкового етапу комерційної діяльності дасть можливість побудувати успішний бізнес та уникнути проблем із законом.

Найбільш складний етап у зовнішньоекономічній діяльності, це митне оформлення товарно-матеріальних цінностей, що переміщуються через кордон. У такому питанні немає абсолютно жодної різниці, вивозиться товар із країни або ввозиться до неї, але ви можете звернутися за допомогою до посередника (міжнародного митного брокера).

Більшість практиків у цій галузі вважають, що через специфічність російського законодавства набагато більше труднощів постає перед компанією імпортером продукції та товарів у РФ.

Інвойс – це документ, який циркулює лише міжнародної комерційної діяльності. Поняття інвойсу всередині Росії під час здійснення торговельно-посередницької діяльності практично відсутнє.

Помилково припускати, що аналогом інвойсу всередині країни є рахунок-фактура. Цей документ існує виключно з метою оподаткування суб'єктів господарювання.

Якоюсь мірою, близьким за змістом до інвойсу вважатимуться виписаний «рахунок на оплату» товару покупцю.Але в такому папері, на відміну від інвойсу, вказано мінімум інформації.

Як правильно заповнити документ

Відповідно до них у формі інвойсу потрібно вказувати:

• номер із датою виписки документа;



• дані на Продавця, Вантажовідправника, Покупця та Вантажоодержувача;



• дані за контрактом (його номер та дату укладання);



• комерційні умови торгового договору щодо ІНКОТЕРМС 2010;



• способи та строки оплати;



• назва товару, його опис та кодування ТН ЗЕД;



• кількість товару, вартість одиниці та контрактна вартість усієї партії товару;



• дані про те, де вироблено товар.

Підприємцям, які вирішили піти тернистим шляхом міжнародної торгівлі, варто враховувати, що зовнішньоекономічна торговельно-посередницька діяльність, це один з, безумовно, прибуткових, але водночас важких і ризикованих видів бізнесу. Тому максимум теоретичних знань тут важливий вже на початковому етапі.

Уміння чудово орієнтуватися в цінах на світовому ринку плюс знання поточної кон'юнктури на вітчизняному дає підстави прогнозувати прибуток від майбутньої угоди. Але цього все ж таки недостатньо. Для прикладу можна навести ситуацію, що часто зустрічається на ринку.

Підприємець має намір ввезти до країни імпортний товар. Вже підраховані всі витрати, включно і витрати на доставку товарів до себе на склад, і на оплату всіх мит та зборів. Планується реалізувати товар, що імпортується, протягом місяця з націнкою в 5% на всю оптову партію. Через нестачу власних оборотних коштів імпортер укладає з комерційним банком угоду отримання кредиту вартістю 2% на місяць.Але!

Припустимо, що після підписання договору, з якихось причин, затягується постачання (нерідко і відбувається). А через неграмотно або недбало оформлені документи, наприклад, тієї ж рахунку-фактури інвойсу, митне оформлення може також затягтися на місяць. Поєднання цих двох обставин може призвести до того, що прибуткова угода стає практично збитковою.

Ось саме з цих причин дуже важливо досконально знати основні правила заповнення та оформлення основних документів із зовнішньоекономічної діяльності, включаючи і правила заповнення інвойсу.

Якщо у Вас є питання щодо складання інвойсу та підготовки документів для митного оформлення, зверніться до нашого бізнес-консультанта.

Додаткові відомості на тему ви знайдете в рубриці «Документи».