Особливості розрахунку добових при відрядженнях у 2024 році

Відправляючи співробітника у відрядження, компанія зобов'язана нараховувати та виплачувати працівникові середній заробіток за цей період. Додатково у відрядженні виплачуються добові. Також компанія компенсує кошти, витрачені на транспорт, оренду житла, а часом навіть на харчування.

Ми розповімо, про те, як проходить процедура оформлення та розрахунку добових у відрядженнях у 2024 році, розберемо відповіді на питання, що часто ставляться з приводу їх нарахування та розміру.

Що вважати відрядженням

Відрядженням називається робоча поїздка, коли підприємство направляє співробітника виконувати службове завдання (доручення) межі місця, де він постійно працює.

Для цього керівнику необхідно оформити письмове рішення, на підставі якого співробітника буде направлено у відрядження. Така робоча подорож може тривати як один день, так і кілька місяців. Від її тривалості залежить оплата добових у відрядженні.

Як оплачується відрядження у 2024 році

Добові — це фіксована сума, яку підприємство сплачує працівникові на щоденні поточні витрати, пов'язані з робочою поїздкою. Перед тим, як приступити до їх розрахунку, бухгалтеру необхідно переконатися, що працівник перебуватиме у поїздці більше одного робочого дня.

Якщо місце, куди направляють співробітника, розташоване поблизу його постійної роботи, і він може повернутися з поїздки того ж дня, виплати добових не передбачено.

Отже, в одноденному відрядженні 2024 року добові зазвичай не виплачуються.Проте закон не забороняє підприємству компенсувати витрати, які працівник міг зазнати у зв'язку з поїздкою (проїзд, зв'язок, харчування тощо). Обсяг відшкодування регулюється локальними актами підприємства.

Що входить у витрати добових

До складу витрат входить:

• компенсація витрат за харчування: сніданок, обід, вечеря;
• транспорт. Частина добових може бути використана на транспортні витрати (наприклад, таксі чи громадський транспорт);
• дрібні побутові витрати. Вода, кава чи інші дрібні покупки;
• додаткові витрати. Залежно від політики компанії, до добових можуть входити: оплата зв'язку, інтернет-послуги.

Як встановити розмір добових у відрядженні 2024 року

Кожна компанія визначає їхній розмір самостійно — законодавство не передбачає жодних обмежень. Однак сума обов'язково має бути зазначена у колективному договорі.

Для поїздок країною передбачено один розмір добових, для закордонних відряджень, як правило, він вищий. Оплата добових у відрядженні у 2024 році провадиться у валюті з того дня, коли співробітник перетинає кордон. Розрахунок відрядження у 2024 році не має нововведень порівняно з останніми роками.

Оподаткування

Сума до 700 рублів включно при поїздках на території РФ не оподатковується ПДФО, тому багато підприємств встановлюють саме такий розмір добової виплати. При виїзді за кордон добові на відрядження в 2024 розраховують з урахуванням того, що їх мінімальний розмір, не оподатковуваний, становить 2500 рублів.

Все, що більше цих сум (700 і 2500 рублів) оподатковується ПДФО. Наприклад, компанія встановила ліміт добових при відрядженнях у 2024 році по РФ 1500 рублів. Заплатити податок доведеться лише з 800 рублів.Внески за травматизм із цієї суми не сплачуються (якщо у колективному договорі не зазначено інше).

Як проводиться розрахунок оплати відрядження у 2024 році

Кількість оплачуваних у відрядженні днів визначають за проїзними документами. Якщо поїздка здійснювалася службовим/особистим транспортом, працівник зобов'язаний надати в бухгалтерію службову записку. Підставою для розрахунку також можуть бути документи, що підтверджують, що співробітник орендував житло протягом конкретного часу.

Якщо подорож планується за кордон, то розрахунок проводять так:

• дні, коли поїздка відбувається біля РФ, оплачуються сумою, зазначеної для відряджень Росією;
• дні, коли співробітник перебуває за кордоном, сплачуються за підвищену суму, зазначену для закордонних відряджень.

Перед тим як розрахувати розмір добових у відрядженні 2024 року, бухгалтер має врахувати всі нюанси, а саме час від'їзду та приїзду працівника. Навіть якщо у відрядженого співробітника автобус, поїзд чи літак вирушають за 10-15 хвилин до закінчення доби (наприклад, о 23:50), ця доба оплачується повністю.

Наприклад, початок відрядження (від'їзд) – 1 вересня, о 23:45, а кінець (приїзд) – 5 вересня о 00:20. Компанія оплачує повністю 5 діб, хоча фактично відрядження тривало лише три повні робочі дні.

Примітка: термін виплати добових при відрядженнях у 2024 році законом не встановлено. Роботодавець визначає його самостійно.

Розрахунок середнього заробітку для відрядження

Командований працівник за період свого відсутності на постійному робочому місці отримує середньомісячну зарплату. Для її розрахунку потрібно врахувати заробітну плату, нараховану співробітнику, протягом останніх 12 місяців перед поїздкою.

Наприклад, якщо вона припала на вересень, то в розрахунок беруть період із минулого вересня до нинішнього серпня. Дні розраховують за табелями та відпрацьованим часом. Загальну суму заробітку за трудовим договором поділяють кількість відпрацьованих днів, отримуючи середньомісячний заробіток.

Як розрахувати відрядження у вихідний день

Якщо поїздка припадає на вихідні дні, то оплата за них прирівнюється до оплати за роботу у вихідний день. Тобто вихідні дні у відрядженні оплачують у подвійному розмірі.

Співробітник має право перенести вихідний день на інший час за домовленістю з роботодавцем. Перенесений вихідний у відрядженні оплачується у звичайному розмірі.

Добові за вихідні дні у відрядженні нічим не відрізняються від добових за робочі дні — їх розмір і визначається колективним договором компанії.

Підтвердження витрат

Повернувшись із поїздки, співробітник повинен надати до бухгалтерії документи для авансового звіту, який на підприємстві складають або на уніфікованому бланку, спеціально розробленому для цього, або у вільній формі. До звіту прикладають чеки, що підтверджують службові витрати, які поніс відряджений.

Розрахунок добових для закордонного відрядження у 2024 році

Коли працівника направляють у закордонне відрядження, і він не має закордонного паспорта, він має отримати новий. І тут роботодавець компенсує витрати на його оформлення.

Якщо роботодавець вирішує виплачувати добові у відрядженні за кордоном у 2024 році в рублях, всі ці витрати можуть бути враховані в бухгалтерському обліку на дату затвердження авансового звіту. І тут курсові різниці не виникають.

Якщо роботодавець встановлює виплату добових в іноземній валюті, для оподаткування прибутку їх необхідно перерахувати на рублі. Перерахунок здійснюється за офіційним курсом Центробанку на дату визнання витрати, якщо інше не вказано у законодавстві.

Співробітник виїхав у відрядження до Німеччини 5 жовтня та о 21:30 вже був на території іншої країни. Повернення до Росії відбулося 9 жовтня о 14.45. Дорога до місця відрядження здійснювалася літаком. Відмітку про перетин кордону при виїзді у відрядження було зроблено 5 жовтня, а при поверненні — 9 жовтня. Відповідно до положення про відрядження, добові для поїздок Росією встановлені у розмірі 600 рублів, а для Німеччини - 2500 рублів. У цьому випадку працівникові слід виплатити добові таким чином:

• 5 жовтня - 2 500 рублів - кордон був перетнутий в цей день (є відповідна позначка);
• 6 жовтня - 2 500 рублів - працівник був у Німеччині;
• 7 жовтня - 2500 рублів-працівник був у Німеччині;
• 8 жовтня - 2 500 рублів - працівник був у Німеччині;
• 9 жовтня - 600 рублів - кордон перетнута (є позначка).

Таким чином, за 5 днів добові становитимуть 10600 рублів (2500*4+600).

Якби працівник вилетів із Росії 5 жовтня і приземлився у Німеччині 6 жовтня, наприклад, о 00:30, то за 5 жовтня добові становили б 600 рублів.

Як розрахувати відрядження у 2024 році

При розрахунку та нарахуванні добових бухгалтерії необхідно врахувати безліч нюансів: тривалість відрядження, особливості оподаткування сум, пов'язаних з робочими поїздками, нарахуванням страхових внесків.

Завантаження штатного бухгалтера який завжди дозволяє йому відстежувати зміни, які у цій сфері. У такому разі буде правильним передати ці завдання на аутсорсинг перевіреному провайдеру. Фахівці компанії Unistaff допоможуть уникнути помилок при оплаті добових у відрядженнях ваших співробітників, що заощадити не лише ваш час, а й фінансові ресурси.