Що таке Z звіт і як часто його потрібно знімати

Не всім підприємцям обов'язково використовувати у своїй бізнес-діяльності контрольно-касову техніку, але якщо такий апарат належним чином зареєстрований в ІНФС, то при його застосуванні потрібно суворо дотримуватись касової дисципліни, щоб уникнути серйозних штрафів. Одним із обов'язкових елементів роботи касира-операціоніста є зняття Z-звіту. Що це за документ, для чого він потрібен, як чинити у разі його втрати, а також яким санкціям можуть зазнати підприємці за неправильну Z-звітність — про все докладно нижче.

Що таке зет-звіт

• дані лічильників грошей на початок та кінець зміни;
• загальну суму виручки до гасіння;
• суму повернення грошей, якщо вони мали місце;
• суму наданих знижок;
• суму за анульованими чеками.

До складу звіту про закриття зміни входить:

• назва, номер, дата та час ФД;
• назва, ІПН користувача;
• реєстраційний номер ККТ;
• заводський номер ФН;
• адресу здійснення розрахунків;
• фіскальна ознака документа та повідомлення, крім випадку друку ФД на паперовому носії;
• П.І.Б. особи, уповноваженої користувачем формування ФД.

Крім того, у звіті треба вказати й інші відомості. Наприклад, потрібно уточнити ІПН, касира, номер зміни, кількість касових чеків, непереданих ФД та інше відповідно до п. 7 Додатка № 1 Наказу ФНП № ОД-7-20/662.

Зняли Z-звіт, що далі?

Підготовлений звіт про закриття зміни потрібно підколоти або підклеїти до «Довідки-звіту касира-операціоніста». У касовий журнал окремим рядком заноситься інформація по «зітці»:

• дата кожного документа;
• його номер;
• грос-підсумок (сума на початку та по завершенні зміни);
• суми продажів, повернень, знижок тощо.

Разом з оприбуткованою виручкою касовий журнал наприкінці зміни (робочого дня) здається старшому касиру, бухгалтерію або особисто керівнику (залежно від того, як це заведено внутрішнім порядком організації).

Зберігати зняті Z-звіти, як і використані ЕКЛЗ, потрібно не менше 5 років, відповідальність за строки та безпеку несе керівник.

ВАЖЛИВО! Бережіть ці документи, не втрачайте і не викидайте зняті Z-звіти, навіть якщо вони були проведені майстром при налагодженні касового апарату, містять нульові показники або зняті як пробу. Абсолютно всі звіти з погашенням обов'язково фіксуються в журналі.

Щодобовий контроль

«Зітка» є документом суворої фінансової звітності.

Знімати її потрібно після зміни або робочого дня, але не рідше ніж 1 раз на 24 години. Якщо це не зробити, то касу заблокують. Усі касові апарати за розпорядженням законодавства оснащені системою автоматичного блокування при перевищенні 24-годинної зміни. Поки не буде знято Z-звіт каса не зможе здійснювати жодних операцій.

Особливості Z-звіту

1. Кожен звіт про закриття зміни має свій порядковий номер, тому в журналі касира не повинно бути перепусток.
2. Повторно зняти його або скасувати не можна, оскільки він фіксується у фіскальній пам'яті апарата та на контрольній стрічці.
3. Якщо операції з каси не проводилися протягом 24 годин, можна зняти нульовий Z-звіт.
4. Протягом зміни або робочого дня можна знімати будь-яку кількість Z-звітів, кожен має бути оформлений окремо та підшитий до довідки операційіста.
5. Після роздрукування Z-звіту вдруге його зняти неможливо, доки не буде проведено будь-яку операцію по касі.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Найперший звіт із гасінням, що знімається в ІНФС під час реєстрації контрольно-касового апарату, там і залишиться: його відсутність ніяк не вплине на правильність оформлення касового журналу. А ось з усіма наступними слід бути особливо уважним.

Z-звіт втрачено, як бути?

У житті все може статися, і навіть непоправний звіт із гасінням може виявитися з якоїсь причини не оформленим до журналу. Це найчастіше трапляється:

• з недосвідченими працівниками, які з незнання викидають такий важливий чек;
• внаслідок ремонту апарата, коли звіт пробиває майстер для перевірки, не завжди його здогадуються зберегти;
• якщо чек не продрукувався через поломку каси, неполадок зі стрічкою або папером, аварійне відключення електроенергії;
• якщо чек втрачено;
• коли документ порвався, затерся, був залитий чи зіпсований інакше.

Відсутність Z-звіту загрожує підприємству великими штрафами. Щоб уникнути їх, необхідно одночасно при виявленні втрати «зетки» виконати вказані законом процедури.

Послідовність дій для виявлення втрати звіту з гасінням

1. Скласти акт втрати Z-звіту (підписати його мають касир зміни, старший касир, якщо він є, бухгалтер фірми та представник адміністрації).
2. Зобов'язати касира надати пояснювальну записку, в якій буде висвітлено час та обставини втрати звіту, а також причини, з яких необхідна інформація не була занесена до касового журналу.
3. Домогтися отримання фіскального чека за даними ЕКЛЗ, що підтверджує виручку за зміну зі втраченим Z-звітом. Для цього доведеться викликати технічного спеціаліста із центру обслуговування ККМ.
4. Знятий за потрібний період фіскальний звіт оформити в журналі касира замість втраченого Z-звіту.

ВАЖЛИВО! Керівник вправі накласти покарання касира, винного у втраті документа суворої звітності, якщо вважатиме за необхідне за підсумками його пояснювальної записки. Звільнення за таку провину не покладено, але догана чи усне попередження цілком імовірна.

Забули зняти Z-звіт вчасно?

Наприкінці зміни «зітку» не зняли, а вчинили цю дію на початку наступного дня? Так буває нерідко, проте це порушення, «зловивши» на якому, податкова не поскупиться на штрафи. Причина виявиться в тому, що за документами виторг виявиться несвоєчасно оприбуткованим.

Не варто сподіватися на те, що податкова не матиме дати звітів і оприбуткування грошей до каси. Цілком може статися, що порушення «випливе» внаслідок обслуговування представників юридичної особи. Отримавши чек за товар чи послугу, пробитий певною датою, може подати їх у бухгалтерію своєї організації для звіту про витрачені фінанси. Цілком реальною є зустрічна перевірка, в результаті якої з'ясується, що отримані за пред'явленим чеком гроші були оприбутковані не в день отримання, а пізніше.

Особлива ситуація з підприємцями на УСН, які зобов'язані показувати виторг у КУДІР саме тією датою, коли вона опинилася в касі. Якщо чек на купівлю або послугу вибито сьогодні, а Z-звіт по ньому збираються зняти лише завтра, то в КУДІР вийде невідповідність: доведеться вказати сьогоднішній чек ще не знятою «зіткою», відповідно до якої чеки будуть уже вчорашніми.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Поодинокі випадки несвоєчасного зняття звіту з гасінням можуть пройти безкарними: адже їх причиною можуть бути й технічні неполадки, це можна відобразити в пояснювальній записці. Важливо не допускати, щоби такі випадки стали постійною практикою.

Санкції та штрафи за порушення зняття зет-звіту

Виявлені податковою перевіркою порушення Z-звітності можуть призвести до серйозних штрафів для керівництва організації.

Відсутність однієї чи кількох «зеток» – це порушення ст. 19.7 КоАП РФ, оскільки за фактом це – ненадання представникам державних органів необхідних відомостей.

За це посадові особи можуть бути оштрафовані на суму від 300 до 500 руб., А юридичні - у десятиразовому розмірі.

Якщо податківці вважатимуть, що неоформлені Z-звіти є непокора вимогам наглядового органу (п. 1 ст. 19.4 КоАП РФ), то штраф може бути виписаний у сумі від 500 до 2000 крб. Точна сума штрафу залежить від порушника – громадянин чи посадова особа.

Що таке Z звіт і як часто його потрібно знімати

Не всім підприємцям обов'язково використовувати у своїй бізнес-діяльності контрольно-касову техніку, але якщо такий апарат належним чином зареєстрований в ІНФС, то при його застосуванні потрібно суворо дотримуватись касової дисципліни, щоб уникнути серйозних штрафів. Одним із обов'язкових елементів роботи касира-операціоніста є зняття Z-звіту. Що це за документ, для чого він потрібен, як чинити у разі його втрати, а також яким санкціям можуть зазнати підприємці за неправильну Z-звітність — про все докладно нижче.

Що таке зет-звіт

• дані лічильників грошей на початок та кінець зміни;
• загальну суму виручки до гасіння;
• суму повернення грошей, якщо вони мали місце;
• суму наданих знижок;
• суму за анульованими чеками.

До складу звіту про закриття зміни входить:

• назва, номер, дата та час ФД;
• назва, ІПН користувача;
• реєстраційний номер ККТ;
• заводський номер ФН;
• адресу здійснення розрахунків;
• фіскальна ознака документа та повідомлення, крім випадку друку ФД на паперовому носії;
• П.І.Б. особи, уповноваженої користувачем формування ФД.

Крім того, у звіті треба вказати й інші відомості. Наприклад, потрібно уточнити ІПН, касира, номер зміни, кількість касових чеків, непереданих ФД та інше відповідно до п. 7 Додатка № 1 Наказу ФНП № ОД-7-20/662.

Зняли Z-звіт, що далі?

Підготовлений звіт про закриття зміни потрібно підколоти або підклеїти до «Довідки-звіту касира-операціоніста». У касовий журнал окремим рядком заноситься інформація по «зітці»:

• дата кожного документа;
• його номер;
• грос-підсумок (сума на початку та по завершенні зміни);
• суми продажів, повернень, знижок тощо.

Разом з оприбуткованою виручкою касовий журнал наприкінці зміни (робочого дня) здається старшому касиру, бухгалтерію або особисто керівнику (залежно від того, як це заведено внутрішнім порядком організації).

Зберігати зняті Z-звіти, як і використані ЕКЛЗ, потрібно не менше 5 років, відповідальність за строки та безпеку несе керівник.

ВАЖЛИВО! Бережіть ці документи, не втрачайте і не викидайте зняті Z-звіти, навіть якщо вони були проведені майстром при налагодженні касового апарату, містять нульові показники або зняті як пробу. Абсолютно всі звіти з погашенням обов'язково фіксуються в журналі.

Щодобовий контроль

«Зітка» є документом суворої фінансової звітності.

Знімати її потрібно після зміни або робочого дня, але не рідше ніж 1 раз на 24 години. Якщо це не зробити, то касу заблокують. Усі касові апарати за розпорядженням законодавства оснащені системою автоматичного блокування при перевищенні 24-годинної зміни.Поки не буде знято Z-звіт каса не зможе здійснювати жодних операцій.

Особливості Z-звіту

1. Кожен звіт про закриття зміни має свій порядковий номер, тому в журналі касира не повинно бути перепусток.
2. Повторно зняти його або скасувати не можна, оскільки він фіксується у фіскальній пам'яті апарата та на контрольній стрічці.
3. Якщо операції з каси не проводилися протягом 24 годин, можна зняти нульовий Z-звіт.
4. Протягом зміни або робочого дня можна знімати будь-яку кількість Z-звітів, кожен має бути оформлений окремо та підшитий до довідки операційіста.
5. Після роздрукування Z-звіту вдруге його зняти неможливо, доки не буде проведено будь-яку операцію по касі.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Найперший звіт із гасінням, що знімається в ІНФС при реєстрації контрольно-касового апарату, там і залишиться: його відсутність ніяк не вплине на правильність оформлення касового журналу.

Z-звіт втрачено, як бути?

У житті все може статися, і навіть непоправний звіт із гасінням може виявитися з якоїсь причини не оформленим до журналу, як слід.

• з недосвідченими працівниками, які з незнання викидають такий важливий чек;
• внаслідок ремонту апарата, коли звіт пробиває майстер для перевірки, не завжди його здогадуються зберегти;
• якщо чек не продрукувався через поломку каси, неполадок зі стрічкою або папером, аварійне відключення електроенергії;
• якщо чек втрачено;
• коли документ порвався, затерся, був залитий чи зіпсований інакше.

Відсутність Z-звіту загрожує підприємству великими штрафами Щоб уникнути їх, потрібно відразу при виявленні втрати «зетки» виконати вказані законом процедури.

Послідовність дій для виявлення втрати звіту з гасінням

1. Скласти акт втрати Z-звіту (підписати його мають касир зміни, старший касир, якщо він є, бухгалтер фірми та представник адміністрації).
2. Зобов'язати касира надати пояснювальну записку, в якій буде висвітлено час та обставини втрати звіту, а також причини, з яких необхідна інформація не була занесена до касового журналу.
3. Домогтися отримання фіскального чека за даними ЕКЛЗ, що підтверджує виручку за зміну зі втраченим Z-звітом. Для цього доведеться викликати технічного спеціаліста із центру обслуговування ККМ.
4. Знятий за потрібний період фіскальний звіт оформити в журналі касира замість втраченого Z-звіту.

ВАЖЛИВО! Керівник вправі накласти покарання касира, винного у втраті документа суворої звітності, якщо вважатиме за необхідне за підсумками його пояснювальної записки. Звільнення за таку провину не покладено, але догана чи усне попередження цілком імовірна.

Забули зняти Z-звіт вчасно?

Наприкінці зміни «зітку» не зняли, а вчинили цю дію на початку наступного дня? Так буває нерідко, проте це порушення, «зловивши» на якому, податкова не поскупиться на штрафи. Причина виявиться в тому, що за документами виторг виявиться несвоєчасно оприбуткованим.

Не варто сподіватися на те, що податкова не матиме дати звітів і оприбуткування грошей до каси. Цілком може статися, що порушення «випливе» внаслідок обслуговування представників юридичної особи. Отримавши чек за товар чи послугу, пробитий певною датою, може подати їх у бухгалтерію своєї організації для звіту про витрачені фінанси.Цілком реальною є зустрічна перевірка, в результаті якої з'ясується, що отримані за пред'явленим чеком гроші були оприбутковані не в день отримання, а пізніше.

Особлива ситуація з підприємцями на УСН, які зобов'язані показувати виторг у КУДІР саме тією датою, коли вона опинилася в касі. Якщо чек на купівлю або послугу вибито сьогодні, а Z-звіт по ньому збираються зняти лише завтра, то в КУДІР вийде невідповідність: доведеться вказати сьогоднішній чек ще не знятою «зіткою», відповідно до якої чеки будуть уже вчорашніми.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Поодинокі випадки несвоєчасного зняття звіту з гасінням можуть пройти безкарними: адже їх причиною можуть бути й технічні неполадки, це можна відобразити в пояснювальній записці. Важливо не допускати, щоби такі випадки стали постійною практикою.

Санкції та штрафи за порушення зняття зет-звіту

Виявлені податковою перевіркою порушення Z-звітності можуть призвести до серйозних штрафів для керівництва організації.

Відсутність однієї чи кількох «зеток» – це порушення ст. 19.7 КоАП РФ, оскільки за фактом це – ненадання представникам державних органів необхідних відомостей.

За це посадові особи можуть бути оштрафовані на суму від 300 до 500 руб., А юридичні - у десятиразовому розмірі.

Якщо податківці вважатимуть, що неоформлені Z-звіти є непокора вимогам наглядового органу (п. 1 ст. 19.4 КоАП РФ), то штраф може бути виписаний у сумі від 500 до 2000 крб. Точна сума штрафу залежить від порушника – громадянин чи посадова особа.

Z-звіт: що це таке і як зняти

Раніше коли використовувалися касові апарати старого зразка, робочий період завершувався Z-звітом.Обов'язком касира було перенести дані з нього у спеціальні документи та обнулити лічильники. Часи змінилися, і зараз використовують рішення, що включають онлайн-касу та термінал. Сучасний Z-звіт має назву звіту про закриття зміни. У нашому матеріалі розглянемо, як і з якою періодичністю його формувати. Поговоримо про те, які реквізити має містити такий документ.

Зміст:

Z-звіт з каси

Наразі при використанні онлайн-ККТ не передбачено формування Z-звітів. Раніше літерою Z позначався звіт із гасінням, що формувався на техніці, що діяла до переходу на онлайн-каси. Z-звіт друкували, коли здійснювалося закриття зміни. Дані такого документа реєструвалися у фіскальній пам'яті ККТ. У цьому документі відображався виторг організації за робочий період. Тривалість зміни була обмежена календарною добою або становила не більше 24 годин з моменту, коли оформлявся перший платіжний документ.

Проте нормативні акти, якими регулювався вищеописаний порядок, втратили чинність з 1 січня 2021 року згідно з Постановою Уряду РФ від 18.06.2020 № 875. ККТ, яка не забезпечує онлайн-передачу даних до податкових органів, фіскали повинні були зняти з обліку з 1 липня (Лист ФНП РФ від 19.06.2017 № ЕД-4-20/11625@). В даний час техніка старого зразка з використанням контрольних стрічок не застосовується. Крім того, перелік фіскальних документів не передбачає такого документа як Z-звіт (п. 4 ст. 4.1 Закону від 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Тепер працюють з онлайн-касами, а при завершенні розрахунків відбувається формування звіту про закриття зміни, який автоматично пересилається податківцям. Нова техніка дозволяє зберігати всі касові чеки у пам'яті фіскального накопичувача.

Зараз у компанії немає обов'язку роздрукувати Z-звіт, що обнулює загальні фінансові та операційні регістри. Копія цього документа не потрібна контролюючим органам. Формувати журнал касира-операціоніста або довідку КМ-6, які раніше заповнювалися на підставі цього документа, також немає необхідності (лист Мінфіну РФ від 16.06.2017 № 03-01-15/37692, ФНР РФ від 31.03.2017 № ОД-4- 20/6050).

Як зняти Z-звіт

Наразі перед початком здійснення розрахунків із застосуванням контрольно-касової техніки потрібно сформувати звіт про відкриття зміни. Після закінчення ведення розрахунків відбувається формування звіту про закриття робочого періоду. Зняття Z-звіту на касі, як за старих часів, вже не потрібно. Інформація автоматично передається податківцям.

При цьому касовий чек, який є бланком суворої звітності, не може бути сформований не пізніше ніж через 24 години з моменту формування документа про відкриття зміни (п. 2 ст. 4.3 Закону від 22.05.2003 № 54-ФЗ). Звідси випливає, що максимальна тривалість зміни становить 24 години. Якщо вона перевищує цей період, фіскальна ознака документа на чеку ККТ не формується (п. 1 ст. 4.1 Закону від 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Це означає, що зміна на ККТ може бути відкрита одного дня, а закрита вже наступного. Однак загальна тривалість цього періоду не повинна бути більшою за добу. Інших обмежень щодо тривалості зміни, а також вимог про закриття зміни в певний час немає.

На практиці звіт про закриття зміни, як правило, формують один раз на добу безпосередньо після закінчення розрахунків і перед початком нової зміни. У свою чергу, якщо тривалість зміни перевищить 24 години, то каса не зможе сформувати чек. Пов'язано це із можливостями фіскального накопичувача.При цьому є нормативна вимога про те, що звіт про закриття зміни має містити дату та час (п. 5 ст. 4.1 Закону від 22.05.2003 р. № 54-ФЗ).

Щоб знову продовжити працювати на касі, потрібно закрити попередню зміну. Закриття такого періоду роботи є обов'язковою вимогою Закону від 22.05.2003 р. № 54-ФЗ.

У Постанові Сімнадцятого арбітражного апеляційного суду від 06.04.2018 № 17АП-2155/2018-АК прописано, що порушення порядку закриття змін ККТ тягне за собою відповідальність, передбачену ч. 4 ст. 14.5 КпАП РФ. Ухвалення цього судового акта говорить про можливі наслідки «невчасного» формування звіту про закриття зміни. До того ж зазначене рішення апеляційної інстанції не може бути визначальним для інших судових органів при тлумаченні законодавства.

Вітчизняними нормативними актами про застосування ККТ безпосередньо не передбачено обмеження щодо часу для формування звіту про закриття зміни. Тому питання, чи є порушенням формування такого документа в період, що перевищує 24 години після її відкриття, залишається спірним. Законом обмеження встановлено лише для формування касових чеків після 24 години після відкриття зміни, що буде порушенням (п. 2 ст. 4.3 Закону від 22.05.2003 № 54-ФЗ). У цьому технічно така можливість обмежена функціоналом фіскального накопичувача.

У той самий час зовсім виключити ризик претензій контролерів не можна. Закриття зміни пізніше як за 24 години після її відкриття, вони можуть вважати порушенням порядку застосування ККТ. Відповідальність за таке порушення – попередження чи штраф, розміри якого:

• для підприємств можуть становити від 5 до 10 тис. рублів;
• індивідуальних комерсантів - від 1500 до 3 тис. рублів.

Реквізити Z-звіту

Насамперед наприкінці зміни на ККТ старого зразка відбувався друк Z-звіту. Цей документ містив узагальнені дані контрольної стрічки про готівкові розрахунки та розрахунки за допомогою платіжних карток компанії за робочий період, що реєструються у фіскальній пам'яті ККТ при його формуванні. На підставі цього документа касир мав зробити запис до журналу касира-операціоніста про суму, яка надійшла за зміну виручки. Тобто в Z-звіті повинен був відображатися виторг організації за робочу зміну ККТ.

Конкретний перелік відомостей, що вказуються в Z-звіті, визначався в експлуатаційній документації ККТ: посібнику з експлуатації, додатках до нього. У форму такого документа, як правило, включалася інформація про найменування та ІПН користувача техніки або тільки ІПН користувача. Тобто Z-звіт, що роздруковується на ККТ, містив інформацію про компанію-користувача цієї техніки.

Водночас у законодавстві не було визначено конкретних обов'язкових відомостей, які мав містити Z-звіт і, відповідно, не було встановлено будь-якої відповідальності за відсутність у ньому тієї чи іншої інформації. Тож якщо використовувана організацією ККТ була справна і відповідала вимогам Закону від 22.05.2003 № 54-ФЗ, претензії до змісту документів, що друкуються на ній, у тому числі Z-звітів, у податкових органів зазвичай не виникали.

Тепер обов'язкові реквізити звіту про закриття зміни передбачені у таблиці 30 додатка № 2 до Наказу ФНП РФ від 14.09.2020 № ОД-7-20/662 @.

Такий документ має містити такі дані:

• найменування, номер, дату та час фіскального документа;
• найменування користувача та його ІПН;
• реєстраційний номер контрольно-касової техніки;
• заводський номер фіскального накопичувача;
• місце (адреса) здійснення розрахунків;
• фіскальна ознака документа, а також фіскальна ознака повідомлення, за винятком випадку друку фіскального документа на паперовому носії;
• прізвище, ім'я, за наявності — по батькові особи, уповноваженої користувачем формування фіскального документа. Виняток становлять випадки здійснення розрахунків із використанням спеціального автоматичного устрою (п. 5 ст. 4.1 Закону від 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Крім того, щодо звіту про закриття зміни передбачено додаткові реквізити, зокрема (п. 7 додатка № 1 до Наказу ФНР РФ від 14.09.2020 № ОД-7-20/662@):

• версія форматів фіскальних документів;
• ІПН касира;
• номер зміни;
• кількість касових чеків (бланків суворої звітності) за зміну;
• загальна кількість фіскальних документів за період;
• кількість непереданих фіскальних документів;
• дата та час формування першого з непереданих фіскальних документів;
• ознака перевищення часу очікування відповіді оператора фіскальних даних;
• ознака необхідності термінової заміни фіскального накопичувача.